La certificación garantiza a las partes de una transacción que un documento es auténtico y de confianza. Garantiza que la firma de un documento es auténtica, que su firmante actuó sin coacción ni intimidación, y que las condiciones del documento mantienen su plena vigencia y efecto. La certificación es ejecutada por un notario, que cuenta con la autorización del Estado para revisar, certificar y mantener registros de documentos notariales. El notario es responsable de la comprobación imparcial de la identidad, la voluntad y el conocimiento de un firmante. La comprobación detecta y disuade el fraude de documentos, y ayuda a proteger los derechos personales y la propiedad de los ciudadanos frente a falsificadores y ladrones de identidad.

¿Qué es la certificación en línea remota?

La certificación en línea remota facilita a los firmantes y notarios obtener documentos firmados y certificados en línea, sin la necesidad de encontrarse en persona. El firmante utiliza firmas electrónicas para completar documentos en presencia de un notario a través de un software de conferencias web. El notario debe validar y autenticar la identidad del firmante y registrar la sesión de certificación.

Ante los acontecimientos recientes, los empleadores instan a las personas a trabajar a distancia, lo que plantea un desafío único para los notarios y firmantes a la hora de obtener documentos certificados en persona. En respuesta, numerosos estados de Estados Unidos promulgaron medidas de emergencia para ayudar a los notarios a desempeñar sus funciones. En algunos estados se está revisando temporalmente sus restricciones de certificación en línea remota para permitir el uso de soluciones en línea para realizar negocios a distancia.

Un ejemplo de uso de soluciones en línea para llevar a cabo negocios a distancia es la combinación del software de conferencias web con la función Notario electrónico de OneSpan Signa fin de facilitar la certificación en línea remota para determinados estados.

Consulte este sitio para ver una lista de estados que han promulgado leyes y/o medidas de emergencia de certificación en línea remota. Es posible que algunos estados tengan requisitos específicos que podrían restringir el uso del Notario electrónico de OneSpan Sign. Consulte a su asesor legal para determinar si su organización puede usar el Notario electrónico de OneSpan Sign para cumplir los requisitos de certificación en línea remota.

Para obtener más información sobre la certificación en línea remota, consulte Demanda de certificación en línea remota en aumento debido a la COVID-19.

¿Cómo puede OneSpan Sign admitir la certificación en línea remota?

El Notario electrónico de OneSpan Sign permite a los notarios de jurisdicciones estatales aprobadas atestiguar, firmar y sellar electrónicamente los documentos en persona con los firmantes. El Notario electrónico de OneSpan Sign se puede utilizar junto con el software de conferencias web para cumplir los requisitos de la certificación en línea remota de su estado.

Al evaluar los proveedores de software de conferencias web, tenga en cuenta características como la capacidad de iniciar y detener la grabación de la sesión de certificación a voluntad, compartir la pantalla con los firmantes y permitir que los firmantes controlen de forma remota el puntero, con el fin de facilitar el proceso de certificación en línea remota.

Si su organización está considerando un proceso de certificación en línea remota, es importante comprender y seguir la normativa de su jurisdicción estatal para los requisitos de certificación modificados por decretos ejecutivos de emergencia u otras directrices oficiales. Hable con su departamento jurídico para obtener asesoramiento sobre este asunto.

Próximos pasos

Contacte con su gerente de cuentas de OneSpan o con su Representante de satisfacción del cliente para comenzar a usar la función de Notario electrónico de OneSpan Sign hoy mismo.

Para más información, consulte nuestra entrada de blog: Consejos y trucos: Cómo certificar electrónicamente documentos en OneSpan Sign.

Video: Cómo certificar electrónicamente documentos en OneSpan Sign

La certificación se produce en muchas situaciones en las que los documentos se deben firmar (por ejemplo, transferencia de tierras o vehículos, liquidación de reclamaciones de seguros, creación de gravámenes o fideicomisos).

Aunque el proceso del -Notary Una función de OneSpan Sign que permite la firma electrónica y la notarización de los documentos de una transacción. es completamente electrónico, durante dicho proceso todos los firmantes deben estar en presencia física de un notario. De hecho, la certificación siempre implica una reunión en persona entre un notario y todos los firmantes.

En las siguientes secciones se describen varios aspectos del e-Notary:

Ver su información de Notario electrónico

Requisitos previos

  • e-Notary está activado para su cuenta.
  • El usuario conectado actualmente es un notario.

Acción

Para ver su e-Notary información:

  • En la página Mi cuenta, haga clic en Notario electrónico. En los campos mostrados se incluye:
    • Jurisdicción: muestra su jurisdicción como notario.
    • Fecha de caducidad de la licencia: muestra la fecha de caducidad de su licencia notarial.
    • Número de licencia: muestra su número de licencia notarial.
    • Libro: muestra las entradas del Libro que elaboró como notario.

Firmar y certificar documentos

Requisitos previos

  • Cuando se creó la transacción en este procedimiento, se marcó como una transacción notariada. En la siguiente sección se describe cómo hacerlo.
  • El notario y todos los firmantes deben estar juntos en persona, y tener acceso a un solo dispositivo que será utilizado por todas las partes para revisar y firmar los documentos (por ejemplo, una computadora o tableta).
  • El notario verificó las credenciales de cada firmante y anotó el tipo de credenciales que proporcionó cada firmante.

Acción

Para firmar electrónicamente y certificar los documentos en una transacción notariada:

  1. El notario inicia el proceso de firma iniciando sesión en su cuenta de OneSpan Sign y seleccionando la transacción notariada correspondiente.
  2. El notario pasa el control del dispositivo al primer firmante, que firma todos los Campos de firma que requieren su firma. Este proceso se repite para cada firmante.
  3. Para completar el proceso, el notario firma cada documento.

Después de completar la firma y la certificación, la persona que creó la transacción (es decir, el Remitente) puede descargar copias de todos los documentos firmados y notariados. Además, el Remitente puede distribuir opcionalmente los documentos a todos los firmantes y al notario.

Requerir un notario para una transacción

Requisito previo

  • e-Notary está activado para su cuenta.

Acción

Para marcar una transacción como "notariada" (es decir, que requiere un notario):

En la página dedicada a la transacción, seleccione Permitir certificación

  • Si existe un Grupo de destinatarios en la transacción, la opción Permitir certificación está desactivada y sin seleccionar.
  • Si existe un notario activo en la transacción, la opción Permitir certificación está desactivada y seleccionada.
  • Si la opción Permitir certificación está seleccionada, no se puede activar la firma en persona para la transacción.

Libros:

Un Libro es un registro que un notario debe mantener para registrar la información relacionada con cada certificación que realiza.

En esta sección, se describe lo siguiente:

Crear entradas de libro

Requisitos previos

  • e-Notary está activado para su cuenta. Para organizarlo, comuníquese con OneSpan Sign.
  • El usuario conectado actualmente es un notario.

Acción

Para crear una entrada del Libro:

  1. En cualquier momento del proceso de firma, haga clic en Libro. Aparece un cuadro de diálogo de Entrada de libro electrónico.
  2. Especifique los siguientes campos:
  3. Campo Descripción
    Tipo de documento Tipo de documento que se firma (por ejemplo, testamento, préstamo, transferencia de propiedad)
    Nombre del documento El nombre del documento
    Firmante Nombre del firmante para el que se crea la entrada
    Firma del firmante Tipo de firma aplicada por el firmante
    Tipo de identificación Tipo de credenciales utilizada para identificar al firmante (por ejemplo, licencia de conducir, pasaporte, certificado de nacimiento)
    Valor de la identificación Valor asociado al tipo de identificación (por ejemplo, un número de licencia de conducir)
    Jurisdicción Su jurisdicción como notario (por ejemplo, estado, condado)
    Comentario Un comentario opcional
  4. Haga clic en Aceptar.

Ver las entradas de su libro

Requisitos previos

  • e-Notary está activado para su cuenta. Para organizarlo, comuníquese con OneSpan Sign.
  • El usuario conectado actualmente es un notario.
  • Inició sesión en OneSpan Sign y está o bien en la página Mi cuenta > Notario, o bien en la página Administrador.

Acción

Para ver las entradas de su Libro:

  • Haga clic en el vínculo Libro. Así, se abre la página Libro, que muestra todas las entradas del Libro en orden descendente desde la Fecha de creación. Además de los campos descritos en la sección anterior, cada entrada muestra un Número de secuencia asignado.
  • Puede buscar en la lista Entradas del libro para encontrar entradas específicas. En particular, los dos campos de fecha le permiten buscar entradas cuya Fecha de creación se encuentra dentro del intervalo de fechas definido (inclusive).
  • Si desea exportar su lista actual de entradas del Libro (incluidos los filtros de fecha) a un archivo CSV, haga clic en Exportar a CSV.

Video: Cómo certificar electrónicamente documentos en OneSpan Sign