Retención de datos

Las transacciones pueden ser eliminadas permanentemente después de un periodo de retención definido. Puede configurar OneSpan Sign para mantener las transacciones que quedan en varios estados durante un periodo de tiempo ilimitado o establecido. Por ejemplo, es posible que su organización desee mantener las transacciones completadas durante un tiempo ilimitado. Por otro lado, las transacciones en otros estados, como Borrador o Rechazado, pueden no ser vitales para su organización y pueden eliminarse para liberar almacenamiento de datos.

El acceso a la configuración de retención de datos varía según el tipo de cuenta de usuario que tenga:

• Los usuarios del plan básico pueden especificar la configuración de retención de datos para: transacciones con los estados Borrador, Rechazado, Caducó, Completado y Archivado.

• Los usuarios del plan de negocios pueden cambiar toda la configuración de retención de datos.

• Los usuarios del plan profesional pueden cambiar toda la configuración, excepto la Duración total de las transacciones y las Transacciones incompletas.

Para liberar espacio de almacenamiento para su cuenta, las transacciones se pueden eliminar permanentemente después de un periodo de retención definido. Por lo tanto, ciertos usuarios pueden especificar cuánto tiempo se conservarán las transacciones en cualquiera de los siguientes estados en los servidores de OneSpan Sign: Borrador, Elegir no hacerlo, Rechazado, Caducó, Completado, Archivado.

El propietario de una cuenta puede modificar todas las configuraciones de retención de datos de la misma (si la función Roles y permisos está desactivada), o lo pueden hacer el administrador y el gerente (si la función Roles y permisos está activada). Además, se puede asignar un permiso de Administración de datos en particular a un usuario de la cuenta.

De forma predeterminada, el Autoservicio de administración de datos se ha activado para usted. Para desactivar esta función, contacte con nuestro Equipo de asistencia.

Administrar la retención de datos

Cuando esta función está activada, puede especificar reglas de retención de datos no solo a través de este procedimiento, sino también a través de la API REST.

Para administrar la retención de datos en su cuenta:

1. En el menú superior de la Nueva experiencia de usuario, haga clic en Administrador > Retención de datos. Aparece el cuadro de diálogo Retención de datos.
2. Si desea restablecer todos los intervalos de esta página a sus valores predeterminados, haga clic en RESTABLECER VALORES PREDETERMINADOS cerca de la parte inferior de la página.

Para todas las cuentas existentes, el intervalo de retención predeterminado para Transacciones incompletas es de 120 días. Para las cuentas nuevas, el intervalo de retención predeterminado tanto para las Transacciones incompletas como para las Transacciones completadas es de 120 días. En este contexto: (1) "cuentas nuevas" son cuentas creadas después de que OneSpan Sign 11.38 se lanzase a producción; (2) "cuentas existentes" son todas las demás cuentas.

3. Para especificar cuánto tiempo se almacenarán las transacciones después de su fecha de creación, haga clic en el control de Duración total de las transacciones y cambie el número de días asociado. El número de días hasta la eliminación se calculará a partir de la creación de la transacción. Por ejemplo, si esta duración es de 30 días, una transacción creada el 1 de enero se eliminará el 31 de enero.

4. Para especificar cuánto tiempo se almacenarán las transacciones archivadas, haga clic en el control de Archivado y cambie el número de días asociado. El número de días hasta la eliminación se calculará a partir del momento en que el estado de la transacción cambió a Archivado. Nota: Ningún otro ajuste de esta página afecta a las transacciones archivadas.
5. Para especificar cuánto tiempo se almacenarán las transacciones incompletas, haga clic en el control de Transacciones incompletas y cambie el número de días asociado. El número de días hasta la eliminación se calculará a partir de la creación de la transacción. Nota: Las transacciones incompletas se encuentran en uno de los siguientes estados: Borrador, Rechazado, Caducó.

A las transacciones en el estado Enviado no se les puede asignar un periodo de retención, pero opcionalmente se les puede asignar un periodo de caducidad predeterminado y un periodo de caducidad máximo. En la segunda parte del cuadro de diálogo hay información sobre las transacciones en este estado. Si desea cambiar la fecha de caducidad de esas transacciones, abra una ventana separada y consulte Fecha de caducidad de las transacciones enviadas. Una vez que caduca una transacción Enviada, quedará sujeta a la política de retención que tenga configurada su cuenta para transacciones Incompletas. Ejemplo: Si sus transacciones Incompletas están configuradas para eliminarse después de 120 días, cualquier transacción Enviada con más de 120 días de antigüedad se eliminará durante la noche una vez que caduque.

6. Para especificar cuánto tiempo se almacenarán las transacciones completadas, haga clic en el control de Transacciones completadas y cambie el número de días asociado. El número de días hasta la eliminación se calculará a partir del momento en que el estado de la transacción cambió a Completado.
7. Si desea especificar valores de retención más pequeños para transacciones incompletas en estados particulares (Borrador, Rechazado o Caducó), haga clic en el control del estado correspondiente y cambie el número de días asociado. Estos controles se encuentran en la sección Configuración avanzada para transacciones incompletas.

8. Haga clic en ENVIAR. El cuadro de diálogo se cierra. Los datos de las transacciones en los diversos estados se purgarán una vez que hayan estado en ese estado durante el intervalo especificado en este procedimiento.

    

   • Si se especifican fechas de borrado incoherentes, surtirá efecto la fecha que tenga lugar primero. Por ejemplo, supongamos que la Duración total de las transacciones se establece en 100 días, mientras que Borrador se establece en 20 días. Si una transacción se encuentra en el estado Borrador durante 20 días, se eliminará a pesar de que la Duración total de las transacciones es de 100 días.
   • Las transacciones se purgarán durante la noche una vez que alcancen la fecha especificada. Ejemplo 1: Supongamos que las transacciones en estado de Borrador se han configurado para purgarlas tras 20 días. Una transacción que pase a ese estado el 1 de julio se eliminará durante la noche del día 21 de julio (suponiendo que todavía esté en el estado Borrador). Ejemplo 2: Supongamos que, el 20 de agosto, las transacciones en estado de Borrador están configuradas para purgarse tras 20 días. Cualquier transacción creada antes del 1 de agosto que aún esté en estado de Borrador se purgará durante la noche del día 21 de agosto.
   • Cuando las transacciones están a punto de purgarse, la Nueva experiencia de usuario indica ese hecho al menos 7 días antes de la purga.
   • Se pueden desechar transacciones en cualquier estado. Poner una transacción en la papelera no cambia su estado, es solo un atributo adicional. El periodo de retención anterior se calcula desde el momento en que una transacción ingresó en un estado, no desde el momento en que se eliminó. Por ejemplo, supongamos que una transacción pasó al estado Elegir no hacerlo el 1 de abril, pero se desechó el 1 de mayo. Si el periodo de retención de las transacciones con el estado Elegir no hacerlo se cambia a N días, la transacción se purgará después del (1 de abril + N días), no después del (1 de mayo + N días).
     

Videotutorial: Cómo establecer un programa de retención de datos para las transacciones almacenadas en OneSpan Sign