Una Transacción es un proceso de firma electrónica dentro de OneSpan Sign. Una transacción contiene normalmente: (1) hasta diez documentos; (2) uno o varios destinatarios. Por tanto, el remitente de una transacción realiza generalmente los siguientes procedimientos: Crea una transacción > Agrega documentos > Agrega destinatarios > Prepara los documentos para su firma.
En las siguientes secciones, se describen varios aspectos de la preparación de documentos para su distribución a revisores y destinatarios:
- Preparar transacciones y formularios manualmente
- Crear y aplicar formatos
- Preparar automáticamente mediante convenciones de OneSpan Sign
Preparar transacciones y formularios manualmente
En esta sección se describe lo siguiente:
Procedimiento básico
Una transacción o un formulario solo se pueden preparar después de que se hayan agregado a estos al menos un documento y un destinatario.
Para preparar manualmente una transacción o un formulario de transacción para su distribución a los revisores y destinatarios:
- Localice la transacción apropiada a través de la fuente de Chatter, el Tablero o Buscar.
- En la página de Edición de transacción o en la página de Edición de formulario de transacción, haga clic en el botón Preparar.
- Aparece la página Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas. Desplácese hacia abajo hasta que aparezca el primer documento de la transacción o el formulario.
- Para agregar un bloque de firma para un destinatario:
- Haga clic en Destinatarios para seleccionar un destinatario o firmante de la lista.
- Haga clic en Campos para mostrar los bloques de firma que están disponibles para esta transacción. Tenga en cuenta que primero debe agregar un bloque Hacer clic para firmar o Hacer clic para colocar iniciales antes de poder agregar cualquier otro tipo de campo.
- Arrastre un bloque al lugar deseado en el documento.
- Seleccione los campos adicionales que desee agregar al documento y colóquelos en el lugar apropiado.
- Repita para cada destinatario involucrado en la transacción.
- Si desea cambiar el tipo de bloque de firma o agregar un campo, haga clic en el ícono de engranaje Configuración. Se abre el panel Tipos de bloques de firma. Para ver las descripciones de sus opciones de este panel, consulte Información complementaria.
- Repita los pasos 3 y 4 para cada bloque de firma que desee agregar al documento.
- Si la transacción incluye más de un documento, abra el siguiente documento haciendo clic en la flecha de navegación de la barra de herramientas de la ventana de vista previa. A continuación, repita los pasos 3 y 4.
- Después de agregar las últimas firmas y campos al último documento, cierre la ventana de vista previa. Ahora tiene todo listo para enviar la transacción para su firma.
El panel Configuración de campo tiene una sección Formato de campo que especifica un tamaño de fuente para el campo (es decir, el tamaño de fuente que se utilizará para el texto en el campo cuando se imprima el documento principal). Las opciones son: (1) un tamaño de fuente específico; (2) Ajuste automático (que escalará el texto para llenar su cuadro de entrada); (3) Heredar de una clase base (este es el valor predeterminado, y usará el tamaño de fuente definido en el nivel de transacción/formulario).
La opción Solo aceptar le permite especificar los destinatarios a los que se invitará a «aceptar» este documento durante el Signer Experience. Si se marca un destinatario como Solo aceptar en un documento, se eliminan del documento todos los campos de firma asociados a ese destinatario.
Información complementaria
En esta sección se tratan los siguientes temas, que complementan el procedimiento anterior:
Configuración del bloque de firmas
Cada bloque de firma tiene un menú que se puede utilizar para administrar el bloque después de que se haya agregado a un documento. Para acceder a este menú, seleccione el Bloque de firmas y luego haga clic en Configuración[Gear Icon].
El menú muestra las siguientes opciones:
- Nombre de campo: Permite introducir un nombre descriptivo para el bloque de firma.
- Destinatario permite cambiar el destinatario asociado al bloque.
- Tipo de firma permite cambiar el tipo de bloque.
Tipos de bloques de firma
OneSpan Sign tiene cuatro tipos de bloques de firma:
- Hacer clic para firmar: Es el tipo predeterminado. Para firmar este tipo, el destinatario simplemente hace clic en el bloque. A continuación, se estampa el nombre del destinatario en el bloque.
- Hacer clic para colocar iniciales: Para firmar este tipo, el destinatario simplemente hace clic en el bloque. A continuación, se estampan las iniciales del destinatario en el bloque.
- Capturar firma: Para firmar este tipo, el destinatario hace clic en el bloque y dibuja su firma. A continuación, se estampa el dibujo en el bloque.
- Captura en dispositivo móvil: Para firmar este tipo, el destinatario escribe su firma en un navegador móvil con la yema del dedo o un lápiz óptico. Este tipo de firma debe estar activado a nivel de cuenta.
- Es opcional: Optional Signatures permite a un firmante completar una transacción sin aplicar todas sus firmas en los documentos de la transacción. Cualquier tipo de firma se puede marcar como "opcional", siempre que esta función esté activada para su cuenta.
Menú del campo
Cada cuadro de campo incluye un menú que se puede utilizar para administrar el campo después de que se haya agregado a un documento. Para acceder a este menú, seleccione el campo y luego haga clic en Configuración [Gear Icon].
El menú del campo muestra las siguientes opciones:
- Tipo permite cambiar el tipo de campo.
- Eliminar elimina el campo del documento.
- Configuración es una opción que solo está disponible para los siguientes tipos de campo:
- Campo de texto o Área de texto: Puede editar la configuración de Nombre, Valor predeterminado, Se requiere y Longitud máxima.
- Casilla de verificación: Puede editar la configuración de Nombre, Valor predeterminado y Se requiere.
- Radio: Puede editar la configuración de Nombre, Valor predeterminado y Grupo de radio.
- Lista: Puede editar la configuración de Nombre, Valor predeterminado y Lista.
Tipos de campos
El sistema admite los siguientes tipos de campos:
| Tipo de campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de la firma | Este campo se rellena automáticamente con la fecha en que se firmó el documento. |
| Nombre del firmante | Este campo se rellena automáticamente con el nombre y los apellidos del destinatario. Estos nombres se proporcionan al agregar el destinatario a una transacción. |
| Cargo del firmante | Este campo se rellena automáticamente con el cargo del destinatario. El cargo se proporciona al agregar el destinatario a una transacción. Si no se proporciona un cargo, este campo permanece vacío y no se visualiza en el documento. Si el destinatario es un contacto, un cliente potencial o un usuario de Salesforce, este campo se rellenará automáticamente con la información almacenada en Salesforce. |
| Empresa del firmante | Este campo se rellena automáticamente con el nombre de la empresa del destinatario. Este nombre se proporciona al agregar el destinatario a una transacción. Si no se proporciona la empresa del destinatario, este campo permanece vacío y no se visualiza en el documento. Si el destinatario es un contacto, un cliente potencial o un usuario de Salesforce, este campo se rellenará automáticamente con la información almacenada en Salesforce. |
| Campo de texto | Este campo es un cuadro en el que un destinatario puede proporcionar información adicional en el momento de la firma. |
| Área de texto | Este campo es un área en la que los destinatarios pueden ingresar texto, con un "ajuste de texto automático". Las áreas de texto tienen un límite de 4000 caracteres. La configuración de un área de texto puede especificar su: (1) Nombre, (2) Valor predeterminado; (3) Longitud máxima; (4) si el área de texto Se requiere. |
| Casilla de verificación | Es un campo en el que un destinatario puede hacer clic para mostrar una marca de verificación (al hacer clic de nuevo, se elimina la marca de verificación). Una casilla de verificación es útil para indicar que el destinatario completó una acción. Por ejemplo, un documento puede incluir un texto como "¿Solicitó una hipoteca con otra entidad financiera?", con el texto "Sí" o "No". Puede incluir una casilla de verificación junto a "Sí" y otra junto a "No". |
| Radio | Los botones de radio permiten a los usuarios seleccionar una de varias opciones. Los botones de radio se pueden agrupar asociándolos con un nombre de grupo común. Si se identifica un botón como el predeterminado del grupo, se asegurará de que será preseleccionado. La configuración de un botón de radio puede especificar su: (1) Nombre; (2) Grupo de radio; (3) Valor predeterminado del grupo; (4) si Se requiere una selección. |
| Lista | Este campo permite al destinatario elegir un valor de una lista de opciones. Una vez realizada una selección, solo se mostrará ese valor, con lo que se reduce el espacio ocupado en la pantalla. La configuración de una lista puede especificar su: (1) Nombre; (2) Valor predeterminado; (3) Elementos de la lista. |
| Etiqueta | El remitente de una transacción puede agregar a un documento un campo de etiqueta en el que se puede insertar texto. Es un campo de solo lectura, con un valor que simplemente se estampará en el PDF. Durante la Signer Experience, la etiqueta aparecerá como texto no editable. |
Crear y aplicar formatos
Un formato permite a un remitente crear rápidamente una nueva transacción utilizando un documento anterior como modelo. Una vez se guarda un documento como formato, se puede aplicar a documentos creados posteriormente.
En el resto de esta sección, se describe lo siguiente:
Crear un formato
Para crear un formato a partir de un documento:
- En la parte superior derecha de la página Preparar, haga clic en Guardar formato.
- Aparece el cuadro de diálogo Guardar formato de documento actual. Interactúe adecuadamente con los siguientes campos:
- Nombre: Escriba un nombre único para el formato. Si el nombre escrito no es único y completa este procedimiento con ese nombre, el formato antiguo con este nombre se sobrescribirá. Se requiere este campo.
- Descripción: Escriba una descripción opcional para el formato.
- Compartir formato: Active esta opción si desea que el formato esté disponible para otros usuarios de su cuenta. De forma predeterminada, está desactivada.
- Haga clic en Guardar.
Aplicar un formato
Para aplicar un formato a un documento:
- En la parte superior derecha de la página Preparar, haga clic en Aplicar formato.
- El cuadro de diálogo Aplicar formato muestra las siguientes opciones:
- Mostrar compartidos: Esta opción determina si la lista Formato incluirá formatos compartidos creados por otros usuarios de su cuenta. De forma predeterminada, está desactivada. Si desea ampliar esa lista, seleccione esta casilla.
- Seleccionar un formato: Se trata de una lista desplegable que, de forma predeterminada, únicamente muestra todos los formatos creados por usted. Si ha iniciado sesión como delegado de otro usuario, la lista muestra de forma predeterminada aquellos formatos creados por ese usuario. Si se selecciona la opción Mostrar compartidos, la lista también muestra los formatos compartidos creados por otros usuarios de su cuenta.
- Seleccione un formato de la lista Formato.
- Haga clic en Aplicar.
Cuando se aplica un formato, si no existe un destinatario en la transacción asociada, el software utiliza un "marcador" de destinatario.
Si el formato tiene Campos de firma que se encuentran fuera de los límites del documento del destinatario, es posible que esos campos no sean visibles después de aplicar el formato.
Preparar automáticamente mediante convenciones de OneSpan Sign
Una Convención de OneSpan Sign es algo que contiene uno o varios de los siguientes tipos de objetos:
- Etiquetas de texto: una etiqueta de texto es un objeto que puede insertar un campo de OneSpan Sign (por ejemplo, Dirección postal) en posiciones concretas en varios documentos para varios destinatarios.
- Asignaciones de campos: una asignación de campos es un objeto que activa las siguientes funciones:
- Insertar: esta función copia un valor de un campo de Salesforce (por ejemplo, Dirección postal) en un campo correspondiente de un documento de OneSpan Sign cuando se está preparando una transacción. Después, esos datos pueden recuperarse del documento firmado. Los datos en cuestión pueden ser datos sobre un destinatario o datos sobre un "objeto relacionado" de Salesforce.
- Reescritura: esta función copia un valor de un campo de OneSpan Sign (por ejemplo, Nombre) en un campo correspondiente de Salesforce. Al usarla, los datos introducidos por los destinatarios durante la Signer Experience se pueden volver a escribir en campos de Salesforce, en función de las asignaciones de campos definidas al completar la transacción.
El campo de OneSpan Sign correspondiente debe existir previamente para poder insertar un valor de Salesforce en él. Puede crear el campo de OneSpan Sign requerido utilizando una etiqueta de texto.
La función Reescritura está desactivada de forma predeterminada.
En el resto de esta sección, se describe lo siguiente:
- Crear una convención
- Tipos de etiquetas de texto
- Usar asignaciones de campos
- Editar o eliminar objetos relacionados con una convención
Crear una convención
Para crear una convención de OneSpan Sign:
- Haga clic en Convenciones en el menú de OneSpan Sign for Salesforce. Solo puede acceder a esta pestaña un administrador de OneSpan Sign.
- Haga clic en Nuevo. Aparece la página Nueva convención.
- Escriba un Nombre de convención y haga clic en Guardar. Aparece la página Detalles de la convención.
- En la sección Etiquetas de destinatario, haga clic en Nueva etiqueta de destinatario. Aparece la página Edición de etiqueta de destinatario.
- Escriba un Nombre de etiqueta de destinatario y haga clic en Guardar.
Puede crear varias etiquetas de destinatario por convención.
- Si desea crear una etiqueta de texto:
- En la sección Etiquetas de destinatario, seleccione la etiqueta de destinatario para la que desea crear una etiqueta de texto.
- Escriba un Nombre para la nueva etiqueta de texto.
- En la sección Etiquetas de texto, haga clic en Nuevo. Aparece la página Nueva etiqueta de texto.
- En la lista desplegable Tipo, seleccione un tipo de etiqueta de texto (consulte Tipos de etiquetas de texto).
- En la sección que aparece, especifique los detalles apropiados de la Etiqueta de texto (consulte Tipos de etiquetas de texto). Las configuraciones que estarán disponibles para usted dependen del tipo de etiqueta de texto que seleccione.
- Haga clic en Guardar.
Puede crear varias etiquetas de texto por etiqueta de destinatario.
- Si desea crear una asignación de campos, consulte Crear una asignación de campos.
Tipos de etiquetas de texto
Una etiqueta de texto de una convención seleccionada se puede utilizar para insertar un campo de OneSpan Sign en posiciones concretas de varios documentos para varios destinatarios. De hecho, se pueden utilizar tres tipos de etiquetas de texto para este fin:
Delimitadores de texto
Si en Crear una convención seleccionó Delimitador de texto como Tipo, configure los siguientes parámetros:
Información del delimitador de texto
- Texto: la cadena exacta que se buscará en el documento cargado.
- Índice de carácter: el índice del carácter en el texto del delimitador que se utilizará para calcular la posición del campo.
- Ocurrencia: el número de ocurrencias de la cadena que se omitirán. Ejemplo: Si ocurrencia = 2, el sistema omitirá las dos primeras ocurrencias del texto del delimitador y utilizará la tercera ocurrencia para calcular la posición del campo.
Posición
- Desplazamiento superior: un desplazamiento absoluto aplicado al valor y final de la esquina superior izquierda del campo
- Desplazamiento izquierdo: un desplazamiento absoluto aplicado al valor x final de la esquina superior izquierda del campo
Dimensión del campo
- Ancho: ancho del campo que se creará
- Altura: altura del campo que se creará
Nombre de campo de firma electrónica
- Tipo
- Firmas: Nombre completo, Iniciales, Captura, Captura en dispositivo móvil.
- Rellenar automáticamente: Fecha de firma, Nombre del firmante, Cargo del firmante, Empresa del firmante.
- Entradas: Campo de texto, Área de texto, Casilla de verificación, Radio, Lista, Campo personalizado.
- Es opcional: Especifica si se requiere o no la firma.
Campos de formulario PDF
Si en Crear una convención seleccionó Campos de formulario PDF, configure los siguientes parámetros:
Campo de formulario PDF
- Nombre de campo de formulario: Se puede utilizar Adobe Acrobat para agregar un campo de formulario a un documento PDF. El nombre se especificará durante ese procedimiento.
Nombre de campo de firma electrónica
- Tipo
- Firmas: Nombre completo, Iniciales, Captura, Captura en dispositivo móvil.
- Rellenar automáticamente: Fecha de la firma, Nombre del firmante-destinatario, Cargo del firmante-destinatario, Empresa del firmante-destinatario.
- Entradas: Campo de texto, Área de texto, Casilla de verificación, Radio, Lista, Campo personalizado.
- Es opcional: Especifica si se requiere o no la firma.
Posiciones estáticas
Si en Crear una convención seleccionó Posiciones estáticas como Tipo, configure los siguientes parámetros:
Posición
- Desplazamiento superior: un desplazamiento absoluto aplicado al valor y final de la esquina superior izquierda del campo
- Desplazamiento izquierdo: un desplazamiento absoluto aplicado al valor x final de la esquina superior izquierda del campo
Dimensión del campo
- Ancho: ancho del campo que se creará
- Altura: altura del campo que se creará
Nombre de campo de firma electrónica
- Tipo
- Firmas: Nombre completo, Iniciales, Captura, Captura en dispositivo móvil.
- Rellenar automáticamente: Fecha de la firma, Nombre del firmante-destinatario, Cargo del firmante-destinatario, Empresa del firmante-destinatario.
- Entradas: Campo de texto, Área de texto, Casilla de verificación, Radio, Lista, Campo personalizado.
- Es opcional: Especifica si se requiere o no la firma.
Usar asignaciones de campos
En esta sección se describe lo siguiente:
Crear una asignación de campos
Para crear una asignación de campos:
- En la página Convención, haga clic en Nuevo. Aparece la página Edición de asignación de campos.
- En la sección Información, escriba un Nombre para la asignación de campos. Haga clic en Activado para que esta asignación de campos esté disponible.
- Para el Tipo de asignación, realice una de las siguientes acciones.
- Seleccione Destinatario si desea reescribir en contactos, clientes potenciales o usuarios.
- Seleccione Objeto relacionado si desea reescribir en objetos relacionados (por ejemplo, cuentas, oportunidades, contratos, objetos personalizados).
- En la sección Referencia de campo de firma electrónica, escriba un Nombre de campo de firma electrónica o seleccione Cargar sugerencias de campos de transacción para abrir un cuadro de diálogo que le permita seleccionar una transacción existente. También puede usar el menú desplegable Sugerencias de campos para seleccionar una asignación de campos existente.
- En la Referencia de campo de objeto de Salesforce, haga clic en Agregar nueva para agregar al menos una Referencia de campo de objeto de Salesforce.
- Si el Tipo de asignación que se seleccionó fue Destinatario, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar campo de destinatario.
- Si el Tipo de asignación que se seleccionó fue Objeto relacionado, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar campo de objeto relacionado.
- Seleccione un campo y, a continuación, haga clic en Agregar para agregar el campo. Solo se permite una asignación de campos por nombre de campo. Se puede agregar un máximo de 5 campos de referencia.
- La sección Referencia de campo de objeto de Salesforce se actualiza con la siguiente información:
- Valor de inserción predeterminado es el valor que se insertará si el valor de Salesforce correspondiente está vacío en el momento de la inserción.
- La reescritura no sobrescribe los valores existentes se debe marcar si no desea que los valores de asignación de campos sobrescriban los valores almacenados en Salesforce.
- La reescritura no escribe valores vacíos se debe marcar si no desea que los valores de asignación de campos vacíos sobrescriban los valores de Salesforce.
- Se debe marcar Desactivar si desea desactivar una asignación de campos.
- Haga clic en Guardar.
Cuando se utiliza una asignación de campos para la reescritura, si se modifica el tipo de destinatario antes de que se complete la transacción (por ejemplo, si un Cliente potencial se convierte en un Contacto), la reescritura no se ejecutará y el registro del destinatario no se actualizará.
Preparar una transacción con una asignación de campos
Para preparar una transacción con una asignación de campos:
- En la página de Edición de transacción, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas.
- Haga clic en el ícono de lupa junto al campo Convención de OneSpan Sign. Aparece el cuadro de diálogo Búsqueda de convenciones.
- Haga clic en la convención que desee utilizar. El cuadro de diálogo se cierra. En la pestaña Opciones avanzadas: (1) la convención que seleccionó se agrega al campo Convención de OneSpan Sign; (2) las casillas de verificación de Insertar valores de Salesforce y Reescribir en campos de Salesforce se marcan automáticamente.
- Agregue documentos y, opcionalmente, agregue más destinatarios a la transacción (a usted, como creador de la transacción, se le agrega automáticamente como destinatario).
- Haga clic en Preparar. Se abre el Diseñador insertado. Tenga en cuenta que una sección de Nombres de campos de la convención enumera en su lado izquierdo todos los campos que se crearon en la convención.
- En cada campo que desee asignar:
- Agregue bloques de firma para el destinatario, haga clic en el ícono de engranaje y agregue un campo de texto.
- Junto al campo de texto, haga clic en el ícono de engranaje y luego en Configuración. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de campo.
- Copie el Nombre de campo de OneSpan Sign que creó en el área de texto Nombre.
- Opcionalmente, asigne al nombre del campo un Valor predeterminado que se insertará en el bloque de campo de OneSpan Sign y/o marque la casilla Se requiere para que el campo sea obligatorio.
- Haga clic en Guardar.
- Cuando haya terminado de agregar todos los bloques de firma y los haya asignado a las asignaciones de campos existentes, en la página Edición de transacción, haga clic en Enviar para enviar la transacción.
- A medida que los documentos son firmados por todas las partes, el Historial de la transacción se actualiza con el estado de la transacción, el estado de la firma de cada destinatario y si Insertar o Reescritura se realizaron correctamente o no.
- Insertar escribe valores ingresados en Salesforce en los campos de OneSpan Sign del documento de la transacción. Insertar se realiza cuando se prepara la transacción.
- Reescritura recupera la información ingresada por el destinatario en el documento y guarda el valor en el campo de Salesforce correspondiente. Reescritura se realiza una vez que se completa una transacción.
Si se selecciona una convención y reescritura o insertar están activados, y la transacción tiene campos de entrada de OneSpan Sign a los que no se hace referencia en una asignación, la aplicación muestra un mensaje de advertencia.
Editar o eliminar objetos relacionados con una convención
En esta sección se describe lo siguiente:
- Editar o eliminar una convención
- Editar o eliminar una etiqueta de destinatario
- Editar o eliminar una etiqueta de texto
Editar o eliminar una convención
Para editar o eliminar una convención existente:
- Haga clic en Convenciones en el menú de OneSpan Sign for Salesforce.
- Seleccione la convención correspondiente.
- En el menú desplegable de acciones de la derecha, haga clic en Editar para editar la convención o haga clic en Eliminar para eliminar la convención.
No se puede eliminar una convención si está siendo utilizada por una transacción o formulario de transacción que tiene el estado Preparado.
Editar o eliminar una etiqueta de destinatario
Para editar o eliminar una etiqueta de destinatario existente:
- Haga clic en Convenciones en el menú de OneSpan Sign for Salesforce.
- Haga clic en la convención correspondiente. Aparece la página Detalles de la convención.
- En la sección Etiquetas de destinatario, haga clic en Editar en el menú desplegable de acciones de la derecha para editar la etiqueta de destinatario o haga clic en Eliminar para eliminar la etiqueta del destinatario.
No se puede eliminar una etiqueta de destinatario si su convención asociada está siendo utilizada por una transacción o formulario de transacción que tiene el estado Preparado.
Editar o eliminar una etiqueta de texto
Para editar o eliminar una etiqueta de texto existente:
- Haga clic en Convenciones en el menú de OneSpan Sign for Salesforce.
- Haga clic en la convención correspondiente. Aparece la página Detalles de la convención.
- Haga clic en la etiqueta de destinatario correspondiente. Aparece la página Detalles de etiqueta de destinatario.
- En la sección Etiquetas de texto, haga clic en Editar en el menú desplegable de acciones de la derecha para editar la etiqueta de texto o haga clic en Eliminar para eliminar la etiqueta de texto.
No se puede editar ni eliminar una etiqueta de texto si su convención asociada está siendo utilizada por una transacción o formulario de transacción que tiene el estado Preparado.