Last modified: 2022-07-06

Usar el Signer Experience

La posibilidad de firmar documentos mediante plataformas de firma electrónica, como OneSpan Sign, es la forma más rápida y segura de conseguir que sus documentos se firmen en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. El software de firma electrónica es un componente fundamental para crear esa experiencia superior del cliente. Los firmantes recibirán un correo electrónico invitándoles a la Experiencia del Firmante La experiencia de un usuario final al revisar, aceptar, firmar y, potencialmente, descargar documentos. para firmar documentos en formato electrónico. El firmante puede simplemente abrir los documentos, leer el acuerdo y hacer clic para firmar desde su computadora de escritorio, tableta o teléfono móvil. Una vez que los firmantes completan sus firmas, cada parte puede acceder a una copia de los documentos, así como un registro auditable detallado.

 

  • De forma predeterminada, todas las transacciones incluyen un contrato de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas que los destinatarios deben aceptar antes de firmar.
  • Al hacer clic en el vínculo de un correo electrónico de invitación, los destinatarios suelen ir directamente a la Signer Experience. Sin embargo, si la función Force Login está activada, al hacer clic en ese vínculo un remitente de su cuenta pasa a una página de Iniciar sesión. Allí, debe iniciar sesión en el sistema con su dirección de correo electrónico y contraseña. Solo entonces será dirigido a la Signer Experience.

En esta sección, se tratan los siguientes temas:

Un administrador puede activar el redireccionamiento de los firmantes a una página externa personalizada cuando caduque su sesión. Para organizarlo, contacte con nuestro Equipo de asistencia.

Firmar documentos como el propietario de la transacción

El propietario de la transacción es la primera persona a la que se le pide que firme los documentos de una transacción, a menos que se cree un flujo de trabajo de firmante que especifique un orden de firma diferente.

Para firmar documentos como propietario de una transacción:

  1. Cuando se indique, haga clic en FIRMA o COMPLETAR LAS INICIALES.
  2. Haga clic en Aceptar para confirmar su firma.
  3. Repita para cada uno de los Cuadros de firma del documento que debe firmar. Una barra de progreso en la parte superior del documento indica el número de firmas que completó, así como el número total de firmas que se le solicitan en este documento.
  4. Si otros documentos de la transacción requieren su firma, continúe firmando cada documento donde se indica.

Videotutorial: Cómo firmar transacciones desde el Tablero

Firmar documentos como un firmante

Se le notificará que tiene documentos para firmar a través de un mensaje de correo electrónico, que indica que se le ha agregado como firmante de una transacción de OneSpan Sign. Ese mensaje incluirá un vínculo a la transacción. El propietario de la transacción puede haber incluido texto adicional, que aparecerá debajo del vínculo.

Para firmar documentos como firmante:

  1. En el mensaje de correo electrónico recibido, haga clic en Ir a documentos.
  2. En función de la configuración elegida por el propietario de la transacción, deberá verificarse como firmante de la transacción. Se puede utilizar uno de los siguientes métodos de autenticación:
    • La autenticación por correo electrónico es la forma más sencilla de autenticación. Simplemente requiere que haga clic en el vínculo de su correo electrónico de invitación.
    • La autenticación por SSO requiere que se ingrese una dirección de correo electrónico y una contraseña. Una vez autenticado con éxito por un proveedor de identidad, se le redirigirá a la Signer Experience.

    • La autenticación por preguntas y respuestas requiere que responda a una o más preguntas. Responda correctamente a todas las preguntas y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
    • La autenticación por SMS requiere que ingrese un código SMS de siete dígitos que recibió en su teléfono celular. Ingrese el código y haga clic en Iniciar sesión. Este código SMS se envía al hacer clic en el vínculo del correo electrónico de invitación. Si no ha recibido ningún código, utilice el vínculo Haga clic aquí.
  3. Lea y acepte el documento Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas.
  4. OneSpan Sign incluye automáticamente el contrato de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas en todas sus transacciones. Todos los firmantes deben aceptar las condiciones de este contrato para poder acceder a los documentos de transacción.

    Actualmente, OneSpan Sign proporciona acuerdos de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas en inglés y francés. Si desea un acuerdo de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas en un idioma diferente o si no desea este acuerdo en sus transacciones, póngase en contacto con nuestro Equipo de asistencia.

  5. Firme todos sus bloques de firma Un espacio rectangular dentro de un documento electrónico cuya finalidad es recibir y mostrar una firma electrónica. en el documento. Si cualquier otro firmante ya firmó el documento, sus firmas se muestran en el documento.

    • Si hay Cuadros de firma sin firmar fuera de su área de visualización, aparecerá una notificación de Firmas obligatorias en la parte superior de la pantalla.
    • Una barra de progreso en la parte superior del documento indica el número de firmas que completó, así como el número total de firmas que se le solicitan en este documento.
    • Para deshacer una firma, haga clic en el ícono de deshacer firma.
  1. Una vez que haya terminado de firmar un documento, aparecerá una solicitud de confirmación. Haga clic en Confirmar para confirmar sus firmas en el documento actual. Si hay más documentos para firmar, aparecerán. Si necesita cargar algún documento adicional para completar el proceso de firma, consulte Cargar Adjuntos.
  2. Para verificar sus documentos firmados, haga clic en Revisar documentos.
  3. Si desea conservar copias de los documentos firmados (recomendado), haga clic en Descargar documentos.
  4. En cualquier momento, puede descargar una versión no firmada y no verificable de los documentos de una transacción. Para ello, haga clic en el vínculo de descarga en el lateral de la página. Haga clic en Descargar todo para descargar todos los documentos de la transacción.

  5. Una vez que haya terminado, simplemente cierre su navegador para finalizar la Signer Experience.

Videotutorial: Firma electrónica de un documento (desde el correo electrónico)

Cargar Adjuntos

Durante la Signer Experience, se le puede solicitar que cargue documentos de respaldo adicionales.

Para cargar un archivo adjunto:

  1. Cuando se le pida, haga clic en Ir a Cargas.
  2. En la pestaña Cargas, seleccione el documento que se le solicita que incluya con sus firmas.
  3. Arrastre y suelte los documentos requeridos a la Signer Experience. También puede hacer clic en Búsqueda para buscar los documentos.
  4. Repita la operación para cada documento que deba adjuntar.
  5. Haga clic en Finalizar.

Tenga en cuenta que:

  • De forma predeterminada, se admiten los siguientes tipos de archivo: PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TXT, TIFF, TIF, GIF, XLS, XLSX
  • Los propietarios de cuentas pueden definir una lista blanca de tipos de archivos que los firmantes de la cuenta pueden cargar como archivos adjuntos de transacción. Esta lista no puede incluir tipos de archivos en la lista negra global (consulte el siguiente apartado).
  • Para evitar que los firmantes carguen código malicioso, los siguientes tipos de archivos no se pueden cargar como adjuntos a una transacción: EXE, DLL, MSI, DMG, SO. Esta lista negra reemplaza a todas las listas blancas en el nivel de cuenta.
  • Los archivos adjuntos agregados por los firmantes se analizan inmediatamente en busca de malware. Si se detecta malware, el sistema no cargará el documento o archivo adjunto infectado.

Videotutorial: Cargar un archivo adjunto a una transacción

Firma accesible

Para firmar archivos PDF accesibles dentro de una transacción accesible, los firmantes deben hacer clic primero en el botón Habilitar modo de accesibilidad en la Signer Experience.

Este botón solo está disponible si la transacción es accesible.

La accesibilidad se puede activar en Signer Experience de una de las siguientes maneras:

  • Utilizando el menú Más acciones
  • Pulsando la tecla TAB. Una vez pulsado, aparecerá un menú adicional que le permitirá recorrer las siguientes opciones:
    • Habilitar/Deshabilitar accesibilidad: Activa o desactiva la accesibilidad.
    • Pasar al documento: Muestra el documento que se desea firmar.

Una vez activado el modo de accesibilidad, la página se actualizará y presentará los documentos de la transacción en un formato consumible por la tecnología de los lectores de pantalla, lo que incluye navegar por todos los documentos y completar todo el proceso de firma.

  • La Signer Experience de una transacción accesible admite la ampliación de contenido a través del navegador web (hasta un 200 % de zoom).
  • La Signer Experience de una transacción accesible admite la navegación de campos mediante la tecla TAB del teclado.
  • Los firmantes de un documento HTML accesible utilizan tanto el teclado como el mouse. El HTML accesible les proporciona notificaciones de audio mediante un lector de pantalla.
  • Aquí se describen algunas limitaciones conocidas para los firmantes.

Firmar con un certificado

OneSpan Sign admite varios métodos de firma, incluido uno que permite a los usuarios firmar con un certificado digital que reside en una tarjeta inteligente o token de hardware.

Si está utilizando un token de hardware, la habilitación de la lectura del token suele requerir la instalación de un controlador en su ordenador. Ese controlador se puede instalar automáticamente con el token. De lo contrario, es probable que las instrucciones que acompañan al token describan cómo instalar el controlador.

La firma con certificado está sujeta a las siguientes restricciones:

  • La firma con un certificado solo está disponible para Microsoft Windows, pero funciona con todos los navegadores compatibles (Internet Explorer 11, Edge, Firefox, Chrome).
  • No funciona desde una tableta o dispositivo móvil.
  • Solo admite la firma Hacer clic para firmar (consulte el primer paso de este procedimiento).

Requisitos previos

  • Existe un certificado digital de terceros válido y puede utilizarse en su sistema.
  • Se ha instalado el Personal Certificate Client (las instrucciones de instalación se pueden encontrar aquí).
  • Cuando intente firmar con un certificado, es posible que se le solicite que instale la última versión del Personal Certificate Client.

  • Si está utilizando una tarjeta inteligente (por ejemplo, CAC, PIV o eID):
    • Un lector de tarjetas está conectado a su sistema y está correctamente instalado y configurado.
    • Ese dispositivo está leyendo una tarjeta inteligente adecuada.
  • Ha iniciado una sesión en línea con OneSpan Sign.
  • Requisitos previos para los administradores:
    • El certificado pertinente debe ser un certificado de firma de documentos.
    • La cuenta del creador de la transacción debe haber sido habilitada para la Firma de certificado.
    • La Cadena de Certificado del certificado debe existir en el sistema del firmante.

Para firmar un documento utilizando un certificado:

  1. Cuando se muestre el documento para firmar, haga clic en el cuadro Firma.
  2. Haga clic en Confirmar. Aparece el cuadro de diálogo Selección de certificados.

    Cuando intente firmar con un certificado, es posible que se le solicite que instale la última versión del Personal Certificate Client.

  3. Seleccione un certificado desde la lista de certificados.
  4. Opcional: Si desea ver detalles sobre el certificado seleccionado:
    1. Haga clic en Ver detalles. Aparece la ventana Detalles del certificado.
    2. Haga clic en Volver a la selección. Se cierra la ventana Detalles del certificado y vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Selección de certificados.
  5. Haga clic en Firmar.
  6. Si está utilizando una tarjeta inteligente:
    1. Aparece el cuadro de diálogo Información de aprobación.
    2. Haga clic en Firmar.

Videotutorial: Firmar electrónicamente con certificados digitales

Cambiar firmantes

El propietario de la transacción puede permitir que un firmante delegue sus responsabilidades de firma en otra persona. Si un firmante original lo hace, su delegado puede firmar en su nombre.

En el resto de esta sección, se describe lo siguiente:

Delegar un nuevo firmante

Un firmante original puede firmar todos Cuadros de firma que desee antes de delegar el resto de sus Cuadros de firma a un nuevo firmante.

Para delegar sus responsabilidades de firma a un nuevo firmante:

  1. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Más acciones.
  2. Haga clic en Reasignar destinatario.
  3. En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese el correo electrónico, el nombre, el apellido, el cargo y la empresa del delegado.
  4. Opcional: Escriba un mensaje para su delegado. Aunque no es obligatorio, un mensaje puede ser útil para indicar al delegado lo que desea que haga.
  5. Haga clic en Siguiente y seleccione un Método de autenticación para el nuevo firmante.
  6. Haga clic en Reasignar.
  7. Haga clic en Aceptar.

Videotutorial: Cambiar firmantes

Firmar documentos como nuevo firmante

OneSpan Sign envía a un nuevo firmante un correo electrónico que: (1) identifica a la persona que le delegó sus responsabilidades de firma; (2) indica que los documentos están disponibles para su firma. El correo electrónico también incluye un vínculo a esos documentos.

Para firmar documentos como nuevo firmante:

Rechazar firmar

Después de que un firmante sea autenticado, puede negarse a firmar una transacción.

Para rechazar la firma de una transacción:

  1. En la lista desplegable Más acciones, haga clic en Rechazo a firmar.
  2. Especifique el motivo del rechazo.
  3. Al contactar con nuestro Equipo de asistencia, los propietarios de las cuentas pueden: (1) personalizar la lista de motivos que aparecen en el cuadro de diálogo Rechazar; (2) desactivar el botón Otros de ese cuadro.

  4. Haga clic en Rechazar. Su acción se notificará al remitente de la transacción, y ya no podrá ver ningún documento de la transacción.

Completar la firma

Cuando haya firmado todos sus Cuadros de firma en el documento de una transacción, aparecerá un botón Confirmar. Haga clic en este botón para continuar.

Descargar documentos firmados

Una vez que todos los firmantes firmen los documentos de una transacción, OneSpan Sign marca la transacción como Completa. Una transacción completada es aquella que fue firmada de forma segura y sellada digitalmente con un sello de seguridad. Cualquier intento de manipulación de los documentos de la transacción o sus firmas romperá el sello. Si ocurre, las firmas dejarán de ser legalmente vinculantes.

OneSpan Sign envía un correo electrónico a todos los firmantes para notificarles que la firma está completa. Ese correo electrónico incluye un vínculo en el que los firmantes pueden hacer clic para descargar la transacción con sus documentos firmados de forma segura. El correo electrónico también puede incluir los documentos como archivos adjuntos, en función de las opciones seleccionadas por el propietario de la transacción cuando la creó.

Si se configuró la Document Visibility para la transacción, cada persona puede descargar solo los documentos que la configuración le permite ver.

Los firmantes no están obligados a descargar los documentos. Permanecen disponibles para su descarga hasta que el propietario de la transacción la archiva o la elimina. Sin embargo, se recomienda la descarga para que los firmantes tendrán una copia de los documentos para sus registros.

Los documentos firmados se entregan en formato PDF. Cada PDF incluye indicadores visuales y mensajes que los firmantes pueden usar cuando Revisar documentos firmados.

Para descargar documentos firmados:

  1. En el mensaje de correo electrónico recibido, haga clic en Descargar documentos completados.
  2. En la página que aparece, haga clic en Descargar documentos.

Revisar documentos firmados

Después de descargar una transacción, puede revisar sus documentos. Cada documento es un PDF que contiene sus firmas y las del resto de firmantes. Si visualiza un PDF descargado con Adobe Reader, puede verificar si sus firmas son válidas. Una forma de hacerlo es hacer clic en cada firma: una ventana emergente indica si la firma es válida y proporciona más detalles sobre el estado de la firma.

También puede revisar los documentos firmados haciendo clic en el vínculo Descargar documentos completados del mensaje de correo electrónico que recibió y, a continuación, haciendo clic en Revisar documentos.

La validación de firmas es en gran medida un proceso estándar entre los visores de PDF. Sin embargo, en ocasiones un visor de PDF puede dar resultados diferentes a los de Adobe Reader. Cuando esto ocurre, OneSpan considera que los resultados de Adobe Reader son más decisivos.

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