Una transacción es la experiencia de un usuario de OneSpan Sign al revisar, aceptar, firmar y, potencialmente, descargar documentos. El remitente de una transacción generalmente realiza los procedimientos de las siguientes secciones:

 

Agregar campos a un documento

Los campos permiten colocar datos adicionales en un documento en el momento de la firma. Al igual que los campos de firma, los campos sin firma pueden colocarse en cualquier lugar del documento. No obstante, cada campo está vinculado a una firma concreta. Solo el firmante de esa firma puede asignar o cambiar el valor del campo. Sin embargo, una vez hecha la firma, nadie puede cambiar el valor del campo.

No se pueden agregar campos a: (1) documentos que son de tipo Aceptar únicamente; (2) el formulario de Consentimiento electrónico; (3) los documentos de una transacción accesible.

Para agregar campos a un documento activo:

  1. Haga clic en el <Nombre del destinatario> en la sección DESTINATARIOS de la página Preparar transacción.
  2. Arrastre y suelte los campos deseados (por ejemplo, Firma) de la sección CAMPOS en el documento. Los Campos disponibles se describen a continuación.
  3. Puede duplicar un campo haciendo clic en él y seleccionando Duplicar en el panel Configuración de campo. El nuevo campo duplicará las propiedades del campo original (Se requiere, Es opcional, Valor predeterminado, Valores de lista, Máximo de caracteres), pero su Nombre de campo se restablecerá a vacío.

    Puede alinear colectivamente varios campos en la parte superior, inferior, izquierda o derecha. Pulse el botón CTRL del teclado y el botón derecho para seleccionar varios campos. Utilice el menú de la parte superior del documento para alinear los campos en la parte superior, inferior, izquierda o derecha.

  4. Opcional: Configure la lógica condicional entre algunos o todos los campos que agregó al documento en el paso anterior. La forma de hacerlo se describe en la sección que aparece a continuación, llamada Campos condicionales.
  5. Repita los pasos 1-3 para todos los demás destinatarios relevantes.
  6. Haga clic en ENVIAR PARA FIRMAR.
  7. En la ventana emergente de confirmación, haga clic en ENVIAR. Ahora, una ventana emergente indica ¡Transacción creada con éxito!
  8. Se enviará una notificación por correo electrónico o SMS a todos los destinatarios cuando les toque firmar.

Para más información:

Campos disponibles

La sección CAMPOS de la página Diseñador de documentos contiene todos los campos que se pueden agregar a un documento para un destinatario determinado. Se pueden agregar dos tipos de campos:

  • Campos de firma — estos recopilan una variedad de tipos de firmas e iniciales de los destinatarios.

  • Campos de creación de formularios — estos recopilan respuestas informativas de los destinatarios sobre los documentos adjuntos a la transacción.

Campos de firma

Cuando se sueltan estos campos de firma en el documento, el panel Configuración de campo se muestra a la derecha del documento. En este panel, puede nombrar el campo y especificar qué destinatario(s) debe(n) rellenar el campo.

Campo Uso Configuración de campo
Firma Se utiliza para recoger la firma de un destinatario.

Los siguientes tipos de firmas están disponibles:

  • Hacer clic para firmar

  • Capturar firma

  • Firma en dispositivo móvil

  • Hacer clic para colocar iniciales

Hacer clic para firmar Al hacer clic en este campo, el nombre del firmante se estampa en el campo de la firma en el momento de firmar. Este es el tipo de firma predeterminado. Seleccione este tipo de firma en el panel Configuración de campo a la derecha del documento.
Capturar firma

El destinatario dibuja su firma utilizando el mouse u otro dispositivo de entrada. El dibujo de la firma se estampa en el campo de firma en el momento de firmar.

Opcionalmente, si la opción Desde el archivo está activada, el destinatario puede cargar un archivo de imagen para estamparlo en el campo en el momento de la firma.

 Firma en dispositivo móvil El destinatario recibe un vínculo por correo electrónico que le redirige a abrir el documento en su teléfono celular. A continuación, el destinatario debe dibujar su firma con el dedo o con un lápiz óptico. Después, el dibujo de la firma se estampa en la casilla. En primer lugar, la Captura en dispositivo móvil debe estar activada en su cuenta. Seleccione este tipo de firma en el panel Configuración de campo a la derecha del documento.
Clic para iniciar y firmar las iniciales del firmante En el momento de firmar, las iniciales del destinatario se estampan en el campo de firma.  
Fecha de la firma Este campo automático estampa el documento con la fecha y hora de la firma  
Nombre del firmante Este campo automático sella el documento con el nombre del firmante tal como se ingresó en la transacción.  
Cargo del firmante: Este campo automático estampa en el documento el título del firmante tal y como se introdujo en la transacción. Dado que se trata de un campo opcional en la transacción, solo está disponible si se proporciona la información sobre la transacción.
Empresa del firmante Este campo automático estampa en el documento el nombre de la empresa del firmante tal y como se introdujo en la transacción. Dado que se trata de un campo opcional en la transacción, solo está disponible si se proporciona la información sobre la transacción.

Para configurar un tipo de firma predeterminado para el campo Firma, contacte con nuestro Equipo de asistencia. Los valores predeterminados disponibles son Clic para firmar, Capturar firma y Captura en dispositivo móvil.

Campos de creación de formularios

Cuando se sueltan estos campos de creación de formularios en el documento, el panel Configuración de campo se muestra a la derecha del documento.

Campo Uso Configuración de campo
Campo de texto Este campo acepta cualquier texto ingresado por el firmante antes de la firma.

Nombre de campo

Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.

Valor predeterminado

Se requiere: para que el campo sea obligatorio en la firma.

Área de texto

Se trata de un área multilínea que acepta cualquier texto ingresado por el firmante antes de firmar.

Nombre de campo

Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.

Valor predeterminado

Se requiere: para que el campo sea obligatorio en la firma.

Casilla de verificación

Esta es una casilla de verificación que el firmante puede seleccionar o desactivar. Utilice las casillas de verificación cuando desee activar que los firmantes elijan más de una opción en la lista.

Utilice Grupo de casillas de verificación para colocar las casillas seleccionadas en un grupo de casillas asociadas. Si el remitente establece cualquier casilla en un grupo según sea necesario, entonces durante la firma el firmante debe seleccionar al menos un miembro del grupo.

Nombre de campo

Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.

Grupo de casillas de verificación: Utilice esto para colocar las casillas seleccionadas en un grupo de casillas asociadas.

Valor predeterminado: actívelo para marcar la casilla de forma predeterminada.

Se requiere: para que el campo sea obligatorio en la firma.

Radio

Los botones de radio permiten a los firmantes seleccionar una de las muchas opciones predefinidas. Utilice botones de radio cuando desee que los firmantes elijan solo una opción.

Utilice Grupo de radio para colocar los botones de radio seleccionados en un grupo de botones asociados. Puede identificar un botón del grupo como el Predeterminado asegurándose de que será preseleccionado.

Nombre de campo

Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.

Grupo de radio: Utilice esto para colocar los botones de radio seleccionados en un grupo de botones asociados.

Valor predeterminado: actívelo para seleccionar el botón de radio predeterminado.

Se requiere: para que el campo sea obligatorio en la firma.

Lista

Se trata de una lista desplegable que ofrece a los destinatarios múltiples opciones predefinidas. El firmante puede elegir una opción de la lista. Una vez seleccionada esa opción, es la única que se muestra, minimizando así la cantidad de espacio que ocupa este elemento en la pantalla.

  • Nombre de campo
  • Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.
  • Lista: Ingrese los elementos que deben estar disponibles en la lista desplegable, con un elemento por línea.
  • Valor predeterminado: Rellene previamente la lista desplegable con uno de los elementos de la lista o déjelo en blanco para omitir una selección predeterminada.
  • Se requiere: Asegúrese de que el firmante selecciona un elemento de la lista.
  • Etiqueta

    Se trata de una etiqueta de solo lectura que se estampará en el PDF.

    Nombre de campo

    Destinatario: Especifique qué firmante(s) debe(n) completar el campo.

    Valor predeterminado

    Campos personalizados

    Los Campos personalizados se crean a nivel de cuenta, y una cuenta puede tener cualquier número de Campos personalizados. Estos campos se rellenan con datos específicos del firmante en el momento de la firma.

    Por ejemplo, si una cuenta utiliza Campos personalizados para recoger el Número de agente de los remitentes en sus perfiles de cuenta, el campo personalizado para el Número de agente puede aparecer en la lista de opciones de campo.

    La configuración de los campos personalizados depende del tipo de campo configurado para la cuenta.

    Para todos los campos anteriores salvo Capturar firma, Firma en dispositivo móvil, Radio y Casilla de verificación, el panel Configuración de campo tiene una sección Formato de campo que especifica un tamaño de fuente para el campo (es decir, el tamaño de fuente que se utilizará para el texto en el campo cuando se imprima el documento principal). Las opciones son: (1) un tamaño de fuente específico; (2) Ajuste automático (que escalará el texto para llenar su cuadro de entrada); (3) Heredar de una clase base (este es el valor predeterminado, y usará el tamaño de fuente definido en el nivel de transacción/formulario).

    Cuando se agrega un campo de creación de formularios a un documento que forma parte de una transacción de Sala Virtual, el panel Configuración de campo muestra un botón de alternancia Campo de máscara en Sala Virtual. Si el remitente desliza ese interruptor a ON, durante la Signer Experience el campo asociado será visible solo para: (1) el firmante al que se asigna el campo; (2) el anfitrión de la sesión de la Sala Virtual.

    Firmas opcionales

    La Firma Opcional es una característica que puede ser activada para su cuenta. Si la configuración opcional está habilitada para un campo de firma, un destinatario no está obligado a firmar ese campo dentro de un documento antes de completar la transacción.

    Los siguientes tipos de firma pueden establecerse como opcionales:

    • Hacer clic para firmar
    • Capturar firma

    • Firma en dispositivo móvil

    • Hacer clic para colocar iniciales

    • Iniciales del firmante

    Existen varias salvaguardias para garantizar que se reconozcan y registren las firmas opcionales en la transacción y que los campos asociados se gestionen correctamente:

    • Un campo automático (como la fecha de firma o el título del firmante) asociado con una firma opcional solo aparecerá si el campo de firma está firmado.
    • Si un campo de firma opcional no está firmado, un campo de firma vacío permanecerá en una transacción.

    • Un firmante debe confirmar una transacción antes de que el sistema retenga las firmas opcionales del firmante en los documentos de la transacción.

    • En aplicaciones móviles (iOS o Android), los remitentes no pueden crear firmas opcionales.

    • Los documentos de consentimiento no pueden ser opcionales.

    Campos condicionales

    Los Campos condicionales permiten a los remitentes configurar una lógica condicional SI-ENTONCES entre dos o más campos de un documento. Por ejemplo:

    • Puede especificar que SI un campo de texto resaltado no está vacío, ENTONCES se activará un campo de firma en particular, es decir, el firmante debe agregar texto al campo de texto antes de poder firmar el campo de firma.
    • Puede especificar que SI se selecciona una casilla de verificación resaltada, ENTONCES se habilitarán el resto de campos del documento; es decir, el firmante debe seleccionar la casilla de verificación antes de poder interactuar con cualquiera de los demás campos del documento.

    • No se pueden aplicar condiciones a Custom Fields, Notary Fields, Auto-populated Fields (por ejemplo, Nombre, Cargo, Fecha), Labels ni archivos adjuntos.
    • La lógica condicional no se puede aplicar entre documentos ni entre firmantes.
    • Un campo obligatorio condicionado para ser activado o desactivado debe ir siempre acompañado de una segunda condición que también lo haga optional si la primera condición se establece en disabled. No hacerlo podría impedir que un destinatario pudiera firmar. Por tanto, su lógica condicional debe incluir dos condiciones. Por ejemplo:
      1. Si se selecciona el campo A, el campo B se desactiva.
      2. Si se selecciona el campo A, el campo B es opcional.
    • Esta función también está disponible a través de la API REST y los SDK.

    El siguiente procedimiento describe cómo configurar la lógica condicional entre los campos de un documento.

    Requisitos previos

    Acción

    Para configurar la lógica condicional entre los campos agregados a un documento:

    1. Agregue campos a su documento. La lógica condicional requiere que: (1) agregue más de un campo; (2) al menos uno de los campos agregados sea de tipo Campo de texto, Área de texto, Casilla de verificación, Radio o Lista.
    2. La lógica condicional puede actuar sobre los cinco tipos anteriores, así como sobre los tipos de Firmas e Iniciales del firmante.

    3. Haga clic en un Campo de texto, Área de texto, Casilla de verificación, Radio o campo de Lista agregado que desee utilizar como parte SI de su lógica condicional deseada. Aparece el panel CONFIGURACIÓN DE CAMPO a la derecha de la pantalla.
    4. Si tiene una pantalla estrecha, para que aparezca el panel CONFIGURACIÓN DE CAMPO puede ser necesario hacer clic en tres puntos alineados verticalmente en la parte superior derecha de su pantalla.

    5. En ese panel, expanda la pestaña Lógica condicional.
    6. Configure la lógica condicional que desee entre el campo elegido en el paso 2 y el resto de campos del documento. La siguiente tabla indica qué condiciones están disponibles para los diversos tipos de campos.
    7. Condiciones disponibles Tipo de campo Descripción

      SI ...

         
      Vacío/No vacío Campo de texto, Área de texto Determina si un Campo de texto o Área de texto debe estar vacío o no (en la parte SI de su lógica condicional)
      Activado/Desactivado Casilla de verificación, Radio Determina si una casilla de verificación o botón de radio debe estar seleccionado o no (en la parte SI de su lógica condicional)
      <Cualquier elemento de una lista> Lista Se trata de un elemento especificado de la lista de elementos en el Campo de lista resaltado. El firmante debe seleccionar este valor para satisfacer la parte SI de su lógica condicional.

      ENTONCES ...

         
      Activar/desactivar Todo

      Determina si el campo seleccionado se activará o desactivará (en la parte ENTONCES de su lógica condicional). Por lo tanto, esto determina si el firmante podrá interactuar con ese campo.

      ATENCIÓN: Si un campo obligatorio está condicionado para desactivarlo, la experiencia del firmante se verá interrumpida, es decir, el firmante no podrá firmar. Por lo tanto, si un campo obligatorio está condicionado para desactivarse, también debería estar condicionado a ser opcional. Así, se garantiza que la desactivación del campo no interrumpa la experiencia del firmante.

      Configurar como obligatorio Todo

      Determina si el campo seleccionado será obligatorio (en la parte ENTONCES de su lógica condicional). Por lo tanto, se determina si el firmante tendrá que interactuar con ese campo.

      Configurar como opcional Todo Determina si el campo seleccionado será opcional (en la parte ENTONCES de su lógica condicional). Por lo tanto, se determina si el firmante puede interactuar opcionalmente con ese campo.
    8. Haga clic en Guardar. Aparecen pequeños íconos en el borde derecho de todos los campos que se han configurado con lógica condicional.

    Video: Cómo utilizar las firmas opcionales

    A partir de la versión 11.42 de OneSpan Sign, la experiencia de usuario clásica ya no es compatible con los clientes de SaaS. Por lo tanto, esta sección está destinada solo a los clientes locales que aún no han migrado a nuestra implementación de contenedores.

    Once you have created a package and added at least one document to it, you can prepare all of its documents for signing. This is done using the Clásico.

    Si un paquete es accesible, la página Diseñador será de solo lectura. Es decir, nadie puede: (1) agregar, modificar ni eliminar firmas o campos; (2) especificar los documentos como Aceptar únicamente; (3) aplicar formatos a los documentos.

    To prepare a package for signing:

    1. Perform the procedure Agregar bloques de firmas a los documentos.
    2. Optional: Perform the procedure Agregar campos a los documentos.
    3. From the Signers and Documents page, click Prepare.

    This section also describes Creating and Using Templates, which is related to preparing documents for signing.

    Agregar bloques de firmas a los documentos

    Signature Blocks define: (1) where each signer must sign a document; (2) fields that contain information about the signer.

    In a given document, you can insert multiple Signature Blocks for a given signer.

    However, you are not obliged to add a Signature Block for a signer. For example, a package may include several documents, one of which requires signatures from only two of three signers.

    To add Signature Blocks to the documents in a package:

    1. Click Prepare to Sign in the document toolbar. The Preview window appears for the package' first document.
    2. Using the drop-down arrow in the Signers list, select the signer whose signature you want to add.
    3. Click Add Signature.
    4. Drag the Signature Block to where you want it to appear in the document.
    5. If you want to change certain settings: (1) hover your cursor over the Signature Block; (2) click the gear icon.
    6. For each Signature Block you want to add to the document, repeat Steps 2 to 5.
    7. If the package has multiple documents: (1) open the next document by clicking the navigation arrow in the Preview window's toolbar; (2) repeat Steps 2 to 6 to add Signature Blocks to that document.

    Agregar campos a los documentos

    Fields are associated with a specific signer, and are optional. You can include any number of each type of field. If the signer has a OneSpan Sign account, fields such as the signer's name and title will be filled in automatically, even if that information is not provided by the sender.

    A field does not appear if the document that contains it is displayed to a signer other than the user for whom the field was created. For example, if you add Signer Name, Date, and Checkbox fields for a specific signer, those fields will never appear to the package owner.

    Tipos de campos

    You can add any of the following field types:

    • Signing Date: At the time of signing, the system automatically populates this field with the current date.
    • Signer Name: At the time of signing, the system automatically populates this field with the signer's first and last names. These names are provided when the signer is added to the package.
    • Signer Title: If the signer's title is available, the system automatically populates this field with that title at the time of signing. Otherwise, the field is left blank. The signer's title is usually provided when the signer is added. However, if the signer is a Contact, Lead, or User in Salesforce, this field is automatically populated with the information stored in Salesforce.
    • Signer Company: If the name of the signer's company is available, the system automatically populates this field with that name at the time of signing. Otherwise, the field is left blank. The company name is usually provided when the signer is added. However, if the signer is a Contact, Lead, or User in Salesforce, this field is automatically populated with the information stored in Salesforce.
    • Date: This field enables the signer to add a date of their own choosing. The Name, Format, Is Required, and Type values can all be specified in the field's settings.
    • Text Field: This field provides a box where the signer can enter additional information at the time of signing.
    • Text Area: This is similar to the Text Field type, in that it provides an area where free-form text can be entered by signers. However, unlike Text Fields, it provides automatic wraparound. Each Text Area can accept up to 4000 characters. The Name, Default Value, whether the text area Is Required, and the Maximum Length of the text area can all be specified in the field's settings.
    • Checkbox: Prior to signing, the signer can either select or clear this simple check box. It can be useful to indicate that the signer has completed a particular action. The Name, Default Value, and whether the box Is Required can all be specified in the field's settings.
    • Radio: Radio buttons provide the ability to select one of many options. Multiple radio buttons can be grouped together by associating each with a common Group Name. The Required field, if enabled, indicates that at least one button in the group must be selected. Identifying one button in the group as the Default will pre-select that option. The Name, Default Value, whether the radio button Is Required, and the Radio Group can all be specified in the field's settings.
    • List: A drop-down menu list also provides the ability to select one of many options. Once an option has been selected, only that value is displayed (this reduces the amount of space taken by this UI element on the screen). The Name, Default Value, and List Items can all be specified in the field's settings.
    • Label: The package sender can add a label field to embed text in a document. This is a read-only field with a value that will be simply stamped on the PDF. During the Signer Experience, the label is displayed as non-editable text.

    If you don't see some of the above field types when you perform the next procedure, it's because they have been disabled for your account. For help, see your System Administrator.

    To add a field to a document:

    1. Hover your mouse over a relevant Signature Block, click the Gear icon, and then click Add Field.
    2. Choose the field type you want to add (see Tipos de campos).
    3. Drag the field to where you want it to appear in the document.
    4. Repeat Steps 1-3 for each field you want to add.
    5. If your package has multiple documents, and you want to add fields to other documents, use the navigation arrows to open the next relevant document, and repeat Steps 1-4.

    Application Administrators can configure default values for the field-type settings Is Required and Format. These settings can be edited by users.