Agregar documentos a una transacción

Una transacción es la experiencia de un usuario de OneSpan Sign al revisar, aceptar, firmar y, potencialmente, descargar documentos. El remitente de una transacción generalmente realiza los siguientes procedimientos:

 

OneSpan Sign soporta los siguientes tipos de documentos:

  • Formato de documento portátil de Adobe (*.pdf)
  • Microsoft Word (*.doc o *.docx)
  • Open Office (*.odt)
  • Texto (.txt)
  • Formato de texto enriquecido (.rtf)

Además, el controlador de impresión de OneSpan Sign es compatible con cualquier documento que se pueda imprimir desde una aplicación basada en Windows (por ejemplo,,Microsoft Word,Microsoft Excel,Microsoft PowerPoint).

Restricciones de tamaño de archivos

  • El tamaño máximo de un solo documento son 16 MB. Los documentos más pequeños ofrecen un mejor rendimiento: recomendamos menos de 5 MB por documento.
  • Si su organización utiliza los conectores Salesforce o Microsoft SharePoint, el tamaño máximo de los archivos es de 5 MB por documento.
  • Si su organización utiliza los conectores Salesforce, el número máximo de documentos que se pueden añadir a una transacción es de diez (10).
  • Si habilita la entrega de correo electrónico mientras configura un destinatario, no se admiten archivos adjuntos de más de 5 MB.

Restricciones de nombres de archivos

  • Los nombres de los archivos de documento no deben contener ninguno de los siguientes caracteres separados por comas: *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
  • El nombre de un documento no puede contener la cadena esigned.

Restricciones generales de archivos

  • Le recomendamos que no utilice documentos PDF que utilicen la arquitectura de formularios XML. Para obtener más información, consulte Soporte XFA.
  • No cargue documentos protegidos con contraseña ni dañados. Se generará un error.
  • OneSpan le recomienda encarecidamente que analice un PDF en busca de errores de sintaxis (por ejemplo, con la herramienta de Adobe Prelight) y resuelva cualquier error antes de añadir el documento a la transacción.
  • Actualmente no se admiten archivos PDF con la marca NeedAppearances definida como true.

OneSpan Sign incluye automáticamente un documento de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas en todos los paquetes. Todos los firmantes deben aceptar las condiciones de este acuerdo antes de poder acceder al resto de documentos de un paquete.

Para agregar documentos a una transacción:

  1. Abra la transacción correspondiente y localice la sección Documentos.

  2. Haga clic en Agregar documento.
  3. Busque su documento para seleccionarlo y haga clic en Abrir. Puede seleccionar varios archivos utilizando el botón Ctrl del teclado.

    4. También puede arrastrar el documento desde su ubicación hasta la transacción.

  4. Opcional: Para cambiar el orden de varios documentos, arrastre la barra de controladores (puntos naranjas a la izquierda del nombre del documento) al orden preferido en la lista Documentos. El número que aparece junto al documento indica el orden de firma. El documento de Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas nunca se puede mover de la primera posición.

    El orden de firma de los documentos es el orden en el que un participante debe firmar varios documentos. Este orden se puede cambiar arrastrando y soltando documentos hacia arriba o hacia abajo (si la transacción es accesible, puede utilizar las teclas de flecha arriba y abajo para mover un documento a su ubicación deseada). Durante la Experiencia para firmantes, a un firmante se le presenta primero el documento sin firmar que tiene el orden de firma más bajo. Una vez firmado ese documento, se presenta al firmante el documento sin firmar del siguiente orden más bajo. Y así sucesivamente. En general, un documento de un orden determinado solo puede ser visto por un firmante después de que se hayan procesado todos los documentos de órdenes inferiores.

Una vez que haya agregado documentos a una transacción, puede comenzar a agregar destinatarios a la misma.

A partir de la versión 11.42 de OneSpan Sign, la experiencia de usuario clásica ya no es compatible con los clientes de SaaS. Por lo tanto, esta sección está destinada solo a los clientes locales que aún no han migrado a nuestra implementación de contenedores.

In the list of added documents, clicking the three dots to the right of a document's name expands an "action icon". That icon displays all available actions that can be performed on the document.

  • Preview : Opens a preview of the document's contents. The screen is displayed as an overlay on the page. Also visible are any signature fields or tags that have been added to the document.
  • Edit: Enables you to edit the document's name.
  • Remove: Removes the document from the transaction.
  • Move up or Move down: Moves the document up or down within the list of added documents.

Formatos de documento

OneSpan Sign soporta los siguientes tipos de documentos:

  • Formato de documento portátil de Adobe (*.pdf)
  • Microsoft Word (*.doc o *.docx)
  • Open Office (*.odt)
  • Texto (.txt)
  • Formato de texto enriquecido (.rtf)

Además, el controlador de impresión de OneSpan Sign es compatible con cualquier documento que se pueda imprimir desde una aplicación basada en Windows (por ejemplo,,Microsoft Word,Microsoft Excel,Microsoft PowerPoint).

Restricciones de tamaño de archivos

  • El tamaño máximo de un solo documento son 16 MB. Los documentos más pequeños ofrecen un mejor rendimiento: recomendamos menos de 5 MB por documento.
  • Si su organización utiliza los conectores Salesforce o Microsoft SharePoint, el tamaño máximo de los archivos es de 5 MB por documento.
  • Si su organización utiliza los conectores Salesforce, el número máximo de documentos que se pueden añadir a una transacción es de diez (10).
  • Si habilita la entrega de correo electrónico mientras configura un destinatario, no se admiten archivos adjuntos de más de 5 MB.

Restricciones de nombres de archivos

  • Los nombres de los archivos de documento no deben contener ninguno de los siguientes caracteres separados por comas: *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
  • El nombre de un documento no puede contener la cadena esigned.

Restricciones generales de archivos

  • Le recomendamos que no utilice documentos PDF que utilicen la arquitectura de formularios XML. Para obtener más información, consulte Soporte XFA.
  • No cargue documentos protegidos con contraseña ni dañados. Se generará un error.
  • OneSpan le recomienda encarecidamente que analice un PDF en busca de errores de sintaxis (por ejemplo, con la herramienta de Adobe Prelight) y resuelva cualquier error antes de añadir el documento a la transacción.
  • Actualmente no se admiten archivos PDF con la marca NeedAppearances definida como true.

Cargar documentos nuevos

After a package has been created, documents can then be added to it.

To upload new documents to a package:

  1. From the Signers and Documents page, click Add Document. Browse and select the appropriate document.
  2. Click Open.

    3. The documents are added to the Documents list, along with an Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas document.

  3. Optional: To add documents from other locations, repeat Steps 1 and 2.
  4. Optional: To change the order of multiple documents, drag the handlebar left of a document to its preferred location in the Documents list. The cursor will change to a crossbar.

Your uploaded documents are added to the Signers and Documents page. That page's Documents list shows all documents in the current package.

Agregar documentos agregados anteriormente

A document that has already been added to a package can be added to another package using the following procedure.

To add a previously uploaded document to another package:

  1. In the Documents search box, type any consecutive alphanumeric characters of the name of the desired document. A list of matching documents will appear.
  2. Select the desired document.

Consentimiento de divulgaciones y firmas electrónicas

OneSpan Sign automatically includes an Electronic Disclosures and Signatures Consent document in all packages. All signers must accept the terms of this agreement before they can access the other documents in a package.