Una transacción es la experiencia de un usuario de OneSpan Sign al revisar, aceptar, firmar y, potencialmente, descargar documentos. El remitente de una transacción generalmente realiza los siguientes procedimientos:

 

La sección Destinatarios de la página Borrador le permite: (1) ver todos los destinatarios existentes de las invitaciones a firmar de la transacción; (2) cambiar varios ajustes para esos destinatarios; (3) añadir otros destinatarios a la transacción.

El resto de esta página describe los siguientes procedimientos:

Si lo desea, también puede configurar los Métodos de autenticación para los destinatarios.

Agregar destinatarios a una transacción

Se pueden añadir destinatarios a una transacción que se encuentre en estado Borrador o En progreso. Si la transacción está En progreso, el proceso de firma se detendrá hasta que se completen los cambios.

Puede agregar hasta un máximo de 100 destinatarios por formulario o transacción. Sin embargo, para obtener el máximo rendimiento, le recomendamos que limite el número de destinatarios a 20.

Para agregar destinatarios a una transacción:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
  2. Haga clic en Agregar destinatario. Aparece una nueva fila para un nuevo destinatario.
  3. Escriba el Nombre, Apellido o Correo electrónico del destinatario.
    Estos tres campos están a la derecha del "icono del destinatario" (). Al escribir en cualquiera de estos campos, se invoca una lista de usuarios coincidentes de: (1) el historial de los destinatarios; (2) la lista de remitentes de la cuenta. Complete cada campo escribiendo o seleccionando una opción de la lista de destinatarios que aparece.

    No se pueden usar comillas rectas ( " ) al ingresar el nombre de un firmante. Sin embargo, puede usar comillas inteligentes ( ‘ y ’ ).

    Pueden aparecer los siguientes campos para los usuarios de la lista:

    • Nombre: El nombre del destinatario. Este campo solo se muestra para los tipos de Destinatario o Yo. Es un campo obligatorio cuando se define un destinatario de uno de estos tipos.
    • Apellido: El apellido del destinatario. Este campo solo se muestra para los tipos de Destinatario o Yo. Es un campo obligatorio cuando se define un destinatario de uno de estos tipos.
    • Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del destinatario. Este campo debe tener el formato de una dirección de correo electrónico válida. Solo se muestra para los tipos de destinatario Destinatario o Yo. Es un campo obligatorio cuando se define un destinatario de uno de estos tipos.
  1. Repita los pasos anteriores hasta que haya agregado todos los destinatarios deseados.
  2. Opcional: Para configurar ajustes adicionales para un destinatario (incluida la Autenticación del destinatario), haga clic en los puntos suspensivos junto al destinatario (...) y, a continuación, haga clic en Configuración. Esta configuración se puede actualizar en cualquier momento.
  3.  Haga clic en Siguiente para aceptar su configuración. A continuación, puede Agregar campos a los documentos de la transacción.

Política de correo electrónico no entregable

Las siguientes reglas se aplican a las direcciones de correo electrónico que no reciben notificaciones del sistema:

  • Si la entrega a la dirección de correo electrónico de un destinatario falla más de tres veces: (1) esa dirección se agrega a la lista negra de OneSpan Sign; (2) el destinatario ya no recibirá correos electrónicos de OneSpan Sign.
  • Si el correo electrónico de un destinatario aparece en la lista negra de una cuenta, aparecerá en la lista negra de todas las cuentas de OneSpan Sign.
  • Si se envía una transacción que contiene una dirección de correo electrónico en la lista negra, un correo electrónico notificará al remitente de la transacción que la dirección se incluyó en la lista negra. Se envía una notificación cada vez que se utiliza la dirección incluida en la lista negra.
  • Si el remitente de la transacción desea eliminar una dirección de correo electrónico de la lista negra, debe contactar con el administrador del sistema, quien debe llamar a nuestro Equipo de asistencia.

Reasignar destinatarios

De forma predeterminada, esta función está desactivada. Si la activa, durante la Signer Experience el destinatario podrá delegar su rol en una transacción a otro destinatario. Esta acción solo está disponible para los tipos de destinatarios Destinatario y Grupo.

Para reasignar un destinatario:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
  2. Seleccione el destinatario y haga clic en los puntos suspensivos (...) en la última columna.

  3. Haga clic en Configuración.

  4. Seleccione la pestaña Avanzado.

  5. Active la opción Cambiar firmante.

Cambiar el tipo de destinatario

Una vez que se ha guardado un destinatario, su "tipo" se puede cambiar.

Para cambiar el tipo de destinatario:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción correspondiente.
  2. Haga clic en el "ícono de destinatario" del usuario (). Un menú desplegable muestra las opciones de tipo:
  3. Seleccione uno de los tipos de destinatario en la siguiente tabla.
Tipo de destinatario Uso Notas
Destinatario

Utilice este tipo para agregar como destinatario al remitente de una cuenta o a un usuario individual con una dirección de correo electrónico.

Este tipo se selecciona de forma predeterminada cuando se agrega un nuevo destinatario a una transacción. Esta persona no tendrá nada que hacer a menos que usted añada a los documentos de la transacción campos para que ponga sus iniciales o firme.

Grupo Utilice este tipo para añadir como destinatario un grupo existente dentro de la cuenta. Este tipo no es visible si los grupos no están configurados en la cuenta, o si se selecciona Permitir certificación para la transacción.
Yo

Utilice este tipo para agregarse a sí mismo como destinatario, es decir, para agregar al usuario que está conectado actualmente.

Este tipo no es visible si usted ya es un destinatario de la transacción.
Marcador:

Utilice este tipo para agregar como destinatario a un firmante cuya identidad se determinará posteriormente.

Esto puede ser útil si, por ejemplo, está creando una transacción a partir de un formulario. Sin embargo, todos los marcadores de posición deben ser sustituidos por firmantes reales antes de que se distribuya una transacción para su firma.

Agregar revisores

Un revisor es alguien a quien se le da acceso a una transacción, para que pueda revisar el contenido de esa transacción. Se informará a un Revisor de la creación y finalización de una transacción, pero no está involucrado de otra manera. Una transacción puede tener varios revisores.

Para añadir un destinatario como Revisor, simplemente agréguelo a la transacción, pero no le asigne ninguna firma. Un revisor puede ver información dentro de la transacción (por ejemplo, el estado actual de la transacción; quién ya ha firmado; quién aún no ha firmado).

Tanto los individuos como los grupos pueden ser configurados como Revisores.

Cambiar los datos personales de un destinatario

Para cambiar los datos personales de un destinatario existente:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
  2. Edite los datos del destinatario (por ejemplo, Nombre, Apellidos, Correo electrónico, Cargo, Empresa).

Al escribir el Nombre, el Apellido o el Correo electrónico de un destinatario existente, se invoca una lista de usuarios coincidentes de: (1) el historial de los destinatarios; (2) la lista de remitentes de la cuenta. Para obtener más información sobre cómo aprovechar esta funcionalidad, consulte Agregar destinatarios a una transacción.

Especificar el orden de firma

De forma predeterminada, el botón de alternancia Establecer el orden de firma de la sección Destinatarios está desactivado.

Para especificar una orden de firma para los destinatarios de una transacción:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
  2. Conmute el interruptor Establecer el orden de firma a ON. Aparecerá un número junto a cada destinatario de la lista.
  3. Arrastre el control de arrastre de cada destinatario (puntos naranjas a la izquierda de su ícono de destinatario) hacia arriba o hacia abajo en la lista Destinatarios hasta su ubicación apropiada. El número junto al nombre del destinatario se actualizará en función del nuevo orden de firma.

    4. Si la transacción es accesible para lectores de pantalla, un destinatario puede desplazarse al lugar que desee utilizando las teclas "flecha arriba" y "flecha abajo".

Configurar otros ajustes del destinatario

Para cambiar la configuración de un destinatario:

  1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
  2. Seleccione el destinatario y haga clic en los puntos suspensivos (...) en la última columna.

  1. Haga clic en Configuración.

  2. Seleccione cualquiera de las siguientes pestañas y configure sus ajustes:

Pestaña Configuración Notas
Destinatario

El campo Tipo muestra el tipo de destinatario, pero es de solo lectura. Por el contrario, puede cambiar los siguientes ajustes para el destinatario:

  • Rol
  • Nombre
  • Apellido
  • Correo electrónico
  • Cargo, empresa
  • Idioma
    		• El campo Idioma estará: (1) oculto para destinatarios del tipo Yo, Marcador o Grupo; (2) deshabilitado para destinatarios que sean remitentes de cuentas (en su caso, el sistema mostrará el idioma asignado a su cuenta).
    Autenticación

    Al seleccionarlo, se abre la pestaña Autenticación. Esta casilla le permite especificar el Método de autenticación que se utilizará para autenticar la identidad del destinatario. Esta acción está disponible solo para el tipo de destinatario Destinatario.

    Para más información, consulte Nuevo.
    Adjuntos

    Esta casilla le permite especificar uno o más documentos de respaldo (por ejemplo, una licencia de conducir) que el destinatario debe cargar antes de que se complete la transacción. Esta acción no está disponible para el tipo de destinatario Yo. Una vez completada la transacción, el propietario de la transacción puede revisar, comentar, descargar o rechazar los archivos adjuntos cargados por los destinatarios.

    		  
    Avanzado

    Mensaje personal: Este campo le permite escribir un mensaje personal para el destinatario. Ese mensaje anulará el mensaje de transacción predeterminado. Esta acción solo está disponible para los tipos de destinatarios Destinatario y Grupo.
    Cambiar firmante: De forma predeterminada, este botón está desactivado. Si la activa, durante la Signer Experience el destinatario podrá delegar su rol en la transacción a otro destinatario. Esta acción solo está disponible para los tipos de destinatarios Destinatario y Grupo.
    Envío de correo electrónico: De forma predeterminada, este botón está desactivado. Si lo activa, el destinatario recibirá los documentos firmados de la transacción como un archivo adjunto de correo electrónico. Esta acción solo está disponible para los tipos de destinatarios Destinatario y Grupo.
    		 

    1. Después de completar las configuraciones anteriores, haga clic en Guardar.

    Eliminar un destinatario de una transacción

    Para eliminar un destinatario de una transacción:

    1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
    2. Seleccione el destinatario correspondiente y haga clic en la elipsis (...) de la última columna.
    3. Haga clic en Configuración.
    4. Haga clic en Eliminar. Se le solicita que confirme la acción.
    5. Haga clic en Sí. Un mensaje confirma que el destinatario ha sido eliminado.

    Esta acción está disponible para todos los tipos de destinatarios.

    Enviar recordatorios de transacciones

    Una vez que haya enviado una transacción a sus destinatarios, puede enviarles recordatorios de que tienen documentos para firmar.

    Para reenviar un correo electrónico de invitación a un destinatario:

    1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
    2. Haga clic en el ícono de sobre del destinatario. Un mensaje confirma que se ha enviado un recordatorio por correo electrónico.

    Para enviar otro código por SMS a un destinatario:

    1. Localice la sección Destinatarios de la transacción.
    2. Haga clic en el ícono de teléfono celular del destinatario. Se le solicita que confirme la acción.
    3. Haga clic en Sí. Un mensaje confirma que se ha enviado un código por SMS.

    Esta acción solo está disponible para destinatarios cuyo tipo de destinatario sea Destinatario y cuyo método de autenticación sea Autenticación SMS.

    A partir de la versión 11.42 de OneSpan Sign, la experiencia de usuario clásica ya no es compatible con los clientes de SaaS. Por lo tanto, esta sección está destinada solo a los clientes locales que aún no han migrado a nuestra implementación de contenedores.

    This section describes the following topics:

    Agregar firmantes

    Signers are added to a document package one at a time. By default, you are listed as a signer because you are the package owner. All signers for the current package are displayed in the Signers list.

    To add signers to a package:

    1. From the Signers and Documents page, click Add Signer.
    2. Enter the Email, First Name, and Last Name of the signer.
    3. Optional: Enter the signer's Title and Company Name.
    4. Click Authentication to choose one of the following Authentication Methods: Email (default), Q&A, or SMS.
    5. Click Advanced to act on any of the following options:
      • Personal Email Message Option
      • Document Delivery Option
      • Change Signer Option
    6. Click Save.

    Agregar firmantes previamente agregados

    A signer that has already been added to a package can be added to another package using the following procedure.

    To add a previously added signer to another package:

    1. In the Signers search box, type any consecutive alphanumeric characters of the name of the desired signer. A list of matching signers will appear.
    2. Select the desired signer.

    Definir un flujo de trabajo de firmante

    De forma predeterminada, los firmantes de un paquete pueden firmar en cualquier orden. Si un paquete contiene varios documentos, cada firmante debe firmar los documentos en el orden en que aparecen en la lista Documentos.

    Si es importante que las firmas se obtengan en un orden específico, se puede definir un Flujo de trabajo del firmante. Cuando se define un flujo de trabajo de este tipo, las firmas se obtienen de los firmantes en el orden en que estos aparecen en la lista Firmantes.

    Por ejemplo, en la siguiente pantalla: (1) Paul debe firmar primero; (2) Joe recibirá el paquete cuando Paul haya firmado.

    Para definir un flujo de trabajo de firmantes:

    1. En la página Firmantes y documentos, seleccione la casilla Definir un flujo de trabajo de roles.
    2. Para cambiar el orden de los firmantes, arrastre el manipulador situado a la izquierda del nombre de cada firmante a la posición deseada en la lista Firmantes. El cursor cambiará a unas flechas cruzadas.

    Agregar un grupo de firmantes

    To add an existing group in your account to a package:

    1. From the package's Designer page, click Add Signer. The Add Signer dialog box appears.

    2. For Signer Type, select This Signer will be: A Group defined in my account.
    3. Select the Signer Group you want to add.
    4. Click Save.