Una transacción es la experiencia de un usuario de OneSpan Sign al revisar, aceptar, firmar y, potencialmente, descargar documentos. El remitente de una transacción generalmente realiza los siguientes procedimientos:

 

Si está creando transacciones en un entorno europeo, la configuración de un método de autenticación para una transacción (por ejemplo, SMS, Q&A, SSO, KBA) convierte automáticamente la firma de un destinatario en una Advanced Electronic Signature que cumple la normativa de la Unión Europea. Para más información sobre estas regulaciones, haga clic aquí.

Crear una transacción

Para crear una nueva transacción:

  1. En el Tablero, haga clic en Nueva transacción. Aparece la página Crear una nueva transacción.
  2. Escriba un Nombre para la transacción. Se requiere este campo.
  3. Opcional: Escriba una Descripción para la transacción.
  4. Opcional: Enviar un Mensaje a todos los destinatarios. Todos los destinatarios del correo electrónico de invitación a la transacción verán este mensaje. Si se selecciona un formulario, este campo se rellenará desde dicho formulario.
  5. Si desea crear la transacción desde una plantilla, elija una plantilla de la lista desplegable Seleccionar una plantilla. Esta lista muestra: (1) todas las plantillas creadas por el usuario; (2) todas las plantillas creadas por otros usuarios que estén marcadas como compartidas. Junto a cada formulario compartido aparece un ícono especial.
  6. Use la lista desplegable para definir qué tipo de transacción será:
    • firma electrónica: Crea una transacción regular.
    • Firma en persona: Permite que la transacción sea firmada en persona por todos los firmantes en el mismo dispositivo.
    • Sala Virtual Permite la creación de una sala de reuniones virtual para una transacción. En esa sala, un anfitrión y los firmantes de diferentes lugares pueden: (1) colaborar a través de una videoconferencia; (2) firmar los documentos de una transacción dentro de una sesión de navegación conjunta. Para más información, haga clic aquí.
    • Ceremonia de notarización electrónica presencial: Configura la transacción para la certificación. La certificación se utiliza en diversas circunstancias (por ejemplo, en transferencias de tierras, transferencias de vehículos, liquidaciones de seguros, gravámenes, fideicomisos). Para más información, consulte Flujo de trabajo eNotary .
    • Certificación en línea remota Permite que la notarización se realice de forma remota.
  7. Opcional: Utilice el botón Configuración para especificar cualquiera de los ajustes adicionales que se indican a continuación:
    8. Configuración Uso
    Idioma El idioma en el que aparecerá la transacción
    Zona horaria La zona horaria utilizada para mostrar todas las fechas en los documentos firmados de la transacción
    Hacer cumplir la accesibilidad de los documentos Habilitar esta opción extraerá automáticamente los campos
       
    Revisar antes de finalizar Permite revisar la transacción y todos sus documentos firmados después de que todos los firmantes hayan firmado, pero antes de completar la transacción.
    Conavegación ad hoc Permite crear una sesión de conavegación entre el Firmante y el Remitente.
    Conavegación de firmantes Permite al firmante crear solicitudes de ayuda para una sesión de navegación conjunta entre el firmante y el remitente.
    Recordatorios por correo electrónico Configura recordatorios por correo electrónico que se enviarán automáticamente a todos los destinatarios de una transacción que aún no hayan firmado. Para más información, consulte Administrar recordatorios de transacciones.
    Caducidad

    Especifica cuándo caducará la transacción o formulario. Una vez que haya caducado, ya no estará disponible para firmar. El tiempo de caducidad puede especificarse como una fecha futura (por ejemplo, 18/01/2020) o como un intervalo de tiempo (por ejemplo, 20 días naturales después de que se haya creado la transacción o el formulario). Si un usuario especifica que la transacción caducará después de un cierto número de días, la fecha en que caducará la transacción se muestra al usuario. Si el formato predeterminado es "basado en la fecha" o "basado en el tiempo" se configura en el nivel de cuenta.

    Si no desea que esta transacción caduque, seleccione la casilla Caducidad ilimitada.
    Cargas El número máximo de archivos por adjunto
    Formato de campo La opción Tamaño de fuente especifica el tamaño de la fuente que se utilizará para el texto de un campo cuando se imprima el documento principal. Las opciones son: (1) un tamaño de fuente específico; (2) Ajuste automático (que escalará el texto para llenar su cuadro de entrada).

    Para todos los ajustes anteriores, excepto para Recordatorios por correo electrónico, el valor que aparece inicialmente se establece automáticamente en el valor predeterminado que se ha especificado para la cuenta del remitente. Ese valor predeterminado solo se puede cambiar contactando con nuestro Equipo de asistencia.

Después de crear una transacción, puede comenzar a agregarle documentos. Consulte Agregar documentos a una transacción.

A partir de la versión 11.42 de OneSpan Sign, la experiencia de usuario clásica ya no es compatible con los clientes de SaaS. Por lo tanto, esta sección está destinada solo a los clientes locales que aún no han migrado a nuestra implementación de contenedores.

The following steps are required to obtain secure e-signatures:

  1. Create a package for your documents.
  2. Add one or more signers.
  3. Prepare the documents for signing
  4. Send the package for signing.

This chapter describes the following subjects:

Crear un paquete de documentos

This section describes the following topics:

Crear paquetes de documentos

A document package contains documents to be signed. You must create a package using the following procedure before you can add documents to it.

To create a document package:

  1. Click Send New Package.
  2. Give the package a Name, preferably one that identifies its contents (e.g., Mortgage Renewal Documents).
  3. Optional: Give the package a Description that explains its purpose.
  4. Optional: Click Advanced Options. For a description of the available options, see Editar los detalles de un paquete.
  5. Click Create.

Editar los detalles de un paquete

To edit a document package's details:

  1. From the Signers and Documents page, above the Signers list click Edit Details.
  2. On the Details tab, you can change the package's Name or Description.
  3. Click Advanced Options to change any of the following options:
    • Expiry Date: If you specify an expiry date, all documents must be signed by that date. After the package has expired, it will no longer be available for signing.
    • Email Message: You can include a message in the email that notifies signers that documents are available for signing. This message appears after the link that provides access to the documents. When a signer is added, a message can be sent to them which will override the package's email message.
    • In-Person Signing: For convenience, documents in a package can be signed by the package owner and all other signers on the same device. For example, a life insurance agent may visit clients in their homes. Using a mobile device such as a tablet, the agent can prepare the insurance package while meeting with the clients, and both the agent and clients can sign all documents during their meeting. By default, after each signer has completed their Signer Experience, the next signer must: (1) accept an affidavit that confirms the signer's identity; (2) read and accept the Enviar un paquete de OneSpan Sign form. That form can be disabled by contacting nuestro Equipo de asistencia.
    • Notarization: Notarization is used in a wide variety of circumstances that are related to documents that involve transferring land and vehicles, insurance settlements, liens, trusts, etc. The notarization process always involves an in-person meeting between the signers and a notary.
    • Auto-Completion of the Package: By default, after all signers have signed their documents, the document package is marked as complete. A completed package cannot be changed without breaking its tamper-evident seal. However, you may want to review a package and its signed documents before completing it. You can change the default setting so the package remains open until you explicitly choose to complete it manually.
  4. Click Save.

Preparar documentos con firmas de grupo

To prepare a document with signatures for a group of signers:

  • Using the Designer, place signatures for the group as you would signatures for an individual signer. Any signer who belongs to the group will be able to sign on its behalf.

Opciones avanzadas de firmantes

The Advanced tab of the Add Signer dialog box offers options that pertain to the following topics:

Mensaje personal por correo electrónico

This option enables you to write a personal message that will be emailed to each signer of the document package. A personal email message overrides the package email message.

Entrega de documentos

All package documents are available for manual download by all signers until the package owner archives or deletes the package.

If you select the box Also deliver signed documents as an email attachment, OneSpan Sign will also deliver all signed documents as an email attachment.

Cambiar firmante

If you select the box Allow to change signer, you are permitting the signer to assign someone else to sign the document package on their behalf.

The original signer will be asked to provide the email address and full name of their delegate, and they can optionally write a message to be emailed to their delegate.

You are notified when signers are changed.

Revisores de documentos

A "reviewer" is someone who is given access to a sender's document package, so they can review that package's contents. A package can have multiple reviewers.

To add a reviewer to a document package:

  1. Add them as a signer to the package.
  2. Do not add any Signature Blocks for them.

Reviewers can see the package, but they aren't required to participate in the signing process. When a reviewer views a document in the package, the following message appears:

When a reviewer is ready to navigate to the next document, they should click the right-facing arrow.

Enviar un paquete de OneSpan Sign

Once you have prepared the documents in a package, you are ready to send the package to signers.

To send a OneSpan Sign package to signers:

  1. In the Preview page, click Send.
  2. Click OK to confirm that you want to send the package for signing.

If a signer's email address bounces more than three times, that address is added to OneSpan Sign's blacklist. For details, see the warning box in the procedure Agregar firmantes.

Editar un paquete enviado

You may sometimes want to change a package after it has been sent for signing. For example, you may want to add other signers or documents to the package. If so, you can make the desired changes by editing the package.

When you edit a sent package, OneSpan Sign moves it from the Inbox to the Drafts folder. As a result, signers become unable to access the package. If a signer clicks a link in an invitation email to access a sent package that is being edited, OneSpan Sign displays a message which indicates that the package is not available. A similar message appears if a signer is currently signing a document in a sent package you have begun to edit.

Note that:

  • You cannot modify any document in which one or more signatures have already been applied. For example, if you add a signer, you cannot add a Signature Box for that signer to any such document.
  • You can add new documents to any sent package. You can then prepare the package, and send it anew for signing by all relevant signers (including any new ones you've added).

To edit a sent package:

  1. From your Inbox, click the package's name.
  2. In the toolbar, click Edit. A message states that the package has already been sent, and will become unavailable to signers if you choose to edit it.
  3. Click OK. The package is moved to the Drafts folder.
  4. In the Drafts folder, click the package's name. You can now:
    • Add new signers
    • Add new documents
  5. Click Prepare to add Signature Boxes or other fields to the package's documents.
  6. Click Send to make the revised package available to all relevant signers.