La opción Delegar accesoCerrado Le permite conceder acceso a su cuenta a otras personas de su organización. Con Delegar acceso, el delegado asignado (es decir, la persona a la que usted ha concedido acceso) puede enviar y firmar documentos en su nombre. permite a un usuario delegar el acceso a sus transacciones de OneSpan Sign a uno o varios usuarios de su cuenta. Concretamente, los delegados pueden firmar documentos en nombre de la persona que delega y pueden acceder al buzón de entrada, los borradores, los formatos y los formularios de la persona que delega. No obstante, todas las transacciones realizadas por el delegado siguen siendo propiedad de la persona que delega.

Esta característica aborda casos de uso como los siguientes:

  • Un gerente debe administrar transacciones, monitorear el progreso de las transacciones y recuperar documentos completados de los empleados que enviaron correos electrónicos de transacciones, pero que no están disponibles en este momento (tal vez están de vacaciones o se fueron de la empresa).
  • Un grupo de usuarios se encarga de distribuir las transacciones. Mientras un miembro del grupo está ausente, otro miembro debe acceder a las carpetas de OneSpan Sign del miembro ausente para: (1) ver si se envió o completó una transacción; (2) recuperar cualquier documento completado.

El resto de esta página describe:

Designar un delegado

Requisitos previos

  • La función de delegación ha sido activada para su cuenta. Para organizarlo, contacte con nuestro Equipo de asistencia.

Acción

Para designar un delegado para usted:

  1. Haga clic en el icono Cuenta. Aparecerá la página Mi cuenta.
  2. Haga clic en la pestaña Delegar acceso. Si ya tiene delegados, aparecerán en esta pestaña.
  3. Haga clic en Agregar delegado para abrir una pantalla de Buscar. Elija su delegado en la lista desplegable de remitentes de su cuenta. Esta lista no lo incluirá a usted ni a ninguno de sus delegados existentes.
  4. Introduzca una Fecha de inicio y una Fecha de finalización de la delegación (por ejemplo, el primer y el último día de sus vacaciones).
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Si desea que a su delegado se le envíen copias de todas las notificaciones de correo electrónico relacionadas con transacciones futuras, deslice el interruptor Enviar copia de todos los correos electrónicos a los delegados. Las copias del correo electrónico se detendrán cuando finalice el período de delegación.

El procedimiento anterior describe cómo designar a un delegado desde la página Mi cuenta. Usando un flujo de trabajo diferente, también puede designar un delegado de las páginas Remitentes y Usuarios. Haga clic en los puntos suspensivos (...) a la derecha del nombre del usuario y seleccione Asignar delegados.

Gestionar su rol como delegado

Requisitos previos

  • La función de delegación ha sido activada para su cuenta.
  • Ha sido designado como delegado de alguien.

Acción

Para administrar su rol como delegado:

  1. En el menú superior, haga clic en el icono Gestionar delegación (. Aparecerá el cuadro de diálogo Gestionar delegación.
  2. En el espacio Actualmente delegando para:, se muestra uno de los siguientes:
      • Si actualmente está actuando como delegado de un Remitente, aparecerá el nombre y la dirección de correo electrónico de ese delegado.
      • Si varios remitentes lo han designado como su delegado, todos aparecen en una lista.
      • Si no está actuando como delegado, aparecerá la frase Sin remitente.
  3. Para aceptar su rol como delegado de un Remitente, selecciónelos en la lista y haga clic en Comenzar administración.

    El botón Comenzar administración solo está visible si no está actuando como delegado de otro remitente.

  4. Si desea dejar de actuar como delegado de un remitente, haga clic en Dejar de administrar.

    El botón Dejar de gestionar solo está visible si en ese momento está actuando como delegado de otro Remitente.

  5. Si desea dejar de actuar como delegado de un remitente y comenzar a actuar como delegado de un remitente distinto, seleccione el nuevo remitente en la lista anterior y haga clic en Comenzar administración.

Videotutorial: Cómo delegar la autoridad de firma

 

A partir de la versión 11.42 de OneSpan Sign, la experiencia de usuario clásica ya no es compatible con los clientes de SaaS. Por lo tanto, esta sección está destinada solo a los clientes locales que aún no han migrado a nuestra implementación de contenedores.

The Delegate Access feature enables the delegation of access to a user's OneSpan Sign transactions to one or more other users on the same account. A delegate can: (1) access the delegator's inbox, drafts, layouts, and templates; (2) sign documents on behalf of the delegator. Nonetheless, all transactions performed by the delegate are owned by the delegator.

Delegate Access is an optional configuration setting at the account level. To enable this feature, please contact your administrator.

This feature addresses use cases like the following:

  • A manager wants to administer transactions, monitor transaction progress, and retrieve completed documents for employees who have sent transaction emails, but who are presently unavailable (e.g., they may be on vacation, or may have left the company).
  • A group of users is responsible for distributing transactions. When one member of the group is away, another member wants to access the absent member's OneSpan Sign folders to: (1) see if a transaction was sent or completed; (2) retrieve any completed documents.

The rest of this section describes:

Configurar la delegación de miembros

One way of configuring Delegate Access to enable Member Delegation for a Signer Group. When this is done, every member of the group can act as a delegate for every other member of the group.

The following procedure creates a group, but you could also enable Member Delegation for an existing group. To begin editing an existing group, click the group's name.

Requisito previo

  • The delegation feature has been activated for your account.
  • You are a manager in the account.
  • This procedure's senders must be in the same account as yourself.

Acción

To create a group that supports Member Delegation:

  1. On the OneSpan Signmenu, click Groups.
  2. Click Create Group. The Create Group dialog box appears.

  3. Type a Group name.
  4. Select the Member Delegation box.
  5. Click Save.
  6. For each user you want to add to the group, enter their email address in the Add as Member field, and click Add as Member. Every group member will be able to act as a delegate for every other group member.

Configurar la delegación unidireccional

The Member Delegation described in the previous section permits bi-directional delegation — i.e., two group members can each act as a delegate for the other.

The Delegate Access feature also supports one-way delegation. In this case, access to Sender 1's transactions is delegated to Sender 2, but access to Sender 2's transactions is not delegated to Sender 1.

There are two ways of configuring one-way delegation:

Designar delegados para un remitente

Requisitos previos

  • The delegation feature has been activated for your account.
  • You are a manager in the account.
  • This procedure's senders must be in the same account as yourself.

Acción

To designate delegates for a sender:

  1. On the OneSpan Signmenu, click Account.
  2. Click the Senders tab. The Senders page lists all senders on your account.

  3. For the sender whose access you want to delegate, click the icon View/Assign Delegates for this Sender. The Delegation dialog box appears.

  4. Select the delegates you want from the Add delegate drop-down list.

  5. Click Save. On the Senders page, the following message in red font appears for any sender who has a delegate: This sender has delegates.

Designar delegados para usted

Requisitos previos

  • The delegation feature has been activated for your account.
  • This procedure's senders must be in the same account as yourself.

Acción

To designate delegates for yourself:

  1. On the OneSpan Signmenu, click Identity. The Identity page opens.
  2. In the Delegation section, click Delegation. The Delegation dialog box appears.
  3. Select the delegates you want from the Add delegate drop-down list.
  4. Click Save. On the Identity page, the following message in red font appears: You have delegates.

Actuar como persona delegada

To act as a delegate for another sender:

  1. Log in to OneSpan Sign as yourself.
  2. At the top of your screen, click Delegate.

    3. The Select Delegate drop-down menu lists all senders for whom you may act as a delegate.

  3. From that list, select the sender for whom you want to act as a delegate. You are now acting as that person's delegate. While you are acting as a delegate, the global navigation bar is underscored with a red line.

  4. When you want to stop acting as a delegate for this sender, click Stop Managing .

    5. As a delegate: (1) you can act on behalf of only one delegator at a time; (2) you cannot act on behalf of the delegator in the role of an e-notary.