La notarisation garantit aux parties d'une transaction qu'un document est authentique et qu'on peut lui faire confiance. Elle garantit que la signature d'un document est authentique, que son signataire a agi sans contrainte ni intimidation et qu'il avait l'intention que les termes du document soient en vigueur et produisent leurs effets. L'authentification est effectuée par un notaire public, qui est autorisé par le statut à contrôler, certifier et conserver les documents authentifiés. Le notaire est chargé de vérifier de manière impartiale l'identité, la volonté et la conscience du signataire. Le contrôle permet de détecter et de dissuader la fraude documentaire, et contribue à protéger les droits et les biens personnels des citoyens contre les faussaires et les voleurs d'identité.

Qu'est-ce que la notarisation à distance en ligne?

La notarisation à distance en ligne permet aux signataires et aux notaires de faire signer et authentifier des documents en ligne, sans avoir à se rencontrer physiquement. Le signataire utilise la signature électronique pour compléter des documents en présence d'un notaire via un logiciel de conférence Web. Le notaire doit valider et authentifier l'identité du signataire et enregistrer la session de notarisation.

À la lumière des récents événements, les employeurs incitent les personnes à travailler à distance. Cela représente un défi unique pour les notaires et les signataires qui veulent faire authentifier des documents dans un scénario de face à face. En réaction, de nombreux États américains ont adopté des mesures d'urgence pour aider les notaires à remplir leurs fonctions. Certains États révisent temporairement leurs restrictions en matière de notarisation en ligne à distance afin de permettre l'utilisation de solutions en ligne pour mener des affaires à distance.

Un exemple d'utilisation de solutions en ligne pour mener des affaires à distance est la combinaison d'un logiciel de conférence Web avec la fonction eNotary de OneSpan Sign pour faciliter la notarisation en ligne à distance dans certains États.

Consultez ce site pour voir la liste des États qui ont adopté des lois sur la notarisation à distance en ligne et/ou des mesures d'urgence. Certains États peuvent avoir des exigences spécifiques qui pourraient restreindre l'utilisation de OneSpan Sign eNotary. Veuillez consulter votre conseiller juridique pour déterminer si votre organisation peut utiliser OneSpan Sign eNotary pour répondre aux exigences de la notarisation en ligne à distance.

Pour obtenir plus d'informations sur la notarisation en ligne à distance, consultez Demande de notarisation en ligne à distance est en hausse en raison de la COVID-19.

Comment OneSpan Sign peut-il prendre en charge la notarisation en ligne à distance?

OneSpan Sign eNotary permet aux notaires, dans les juridictions des états approuvés, de témoigner, signer et sceller électroniquement des documents dans un scénario de face à face avec les signataires. OneSpan Sign eNotary peut être utilisé en conjonction avec un logiciel de conférence Web pour répondre aux exigences de notarisation en ligne à distance de votre état.

Lorsque vous évaluez les fournisseurs de logiciels de conférence Web, tenez compte de caractéristiques telles que la possibilité de démarrer et d'arrêter l'enregistrement de la session de notarisation à volonté, de partager votre écran avec les signataires et de permettre aux signataires de contrôler votre pointeur à distance, afin de faciliter votre processus de notarisation en ligne à distance.

Si votre organisation envisage un processus de notarisation en ligne à distance, il est important de comprendre et de suivre les réglementations de la juridiction de votre État en matière d'exigences de notarisation, telles que modifiées par des décrets d'urgence ou d'autres directives officielles. Demandez conseil à votre service juridique à ce sujet.

Prochaines étapes

Communiquez avec votre gestionnaire de compte OneSpan ou votre représentant chargé de la réussite des clients pour commencer à utiliser la fonction eNotary de OneSpan Sign dès aujourd'hui.

Pour obtenir plus d'informations, consultez notre article de blogue : Conseils et astuces : Comment notarier électroniquement des documents dans OneSpan Sign.

Vidéo : Comment authentifier électroniquement des documents dans OneSpan Sign

La notarisation intervient dans de nombreuses situations où des documents doivent être signés (par exemple, pour le transfert de terrains ou de véhicules, le règlement de sinistres, la création de privilèges ou de fiducies).

Bien que le processus e-Notary Une fonction OneSpan Sign qui permet la signature électronique et la notarisation des documents dans une transaction. soit entièrement électronique, pendant ce processus, tous les signataires doivent être en présence physique d'un notaire. En effet, la notarisation implique toujours une rencontre en personne entre un notaire et tous les signataires.

Les sections suivantes décrivent les différents aspects de e-Notary :

Visualisation de vos informations e-Notary

Préalables

  • e-Notary est activé pour votre compte.
  • L'utilisateur actuellement connecté est un notaire.

Action

Pour consulter vos informations e-Notary :

  • Sur la page Mon compte, cliquez sur e-Notary. Les champs affichés comprennent :
    • Compétence juridique : Affiche votre juridiction en tant que notaire.
    • Date d'expiration de la licence : Affiche la date d'expiration de votre licence de notaire.
    • Numéro de licence : Affiche votre numéro de licence de notaire.
    • Journal : Affiche les entrées du journal que vous avez effectuées en tant que notaire.

Signature et notarisation de documents

Préalables

  • Lorsque la transaction de cette procédure a été créée, elle a été marquée comme une transaction notariée. La section suivante décrit comment procéder.
  • Le notaire et tous les signataires doivent être ensemble en personne et avoir accès à un seul appareil qui sera utilisé par toutes les parties pour examiner et signer les documents (par exemple, un ordinateur ou une tablette).
  • Le notaire a vérifié les accréditations de chaque signataire et a noté le type d'accréditation que chaque signataire a fourni.

Action

Pour signer électroniquement et authentifier les documents dans une transaction notariée :

  1. Le notaire commence le processus de signature en se connectant à son compte OneSpan Sign et en sélectionnant la transaction notariée concernée.
  2. Le notaire transmet le contrôle de l'appareil au premier signataire, qui signe tous les champs de signature qui requièrent sa signature. Ce processus est répété pour chaque signataire.
  3. Pour terminer la procédure, le notaire signe chaque document.

Une fois la signature et la notarisation terminées, la personne qui a créé la transaction (c'est-à-dire l'expéditeur) peut télécharger des copies de tous les documents signés et notariés. En outre, l'expéditeur peut éventuellement distribuer les documents à tous les signataires et au notaire.

Exiger un notaire pour une transaction

Préalable

  • e-Notary est activé pour votre compte.

Action

Marquer une transaction comme étant « notariée » (c'est-à-dire comme nécessitant un notaire) :

Sur la page dédiée à la transaction, sélectionnez Activer la notarisation

  • Si un destinataire de groupe existe dans la transaction, l'option Activer la notarisation est désactivée et non cochée.
  • Si un notaire actif existe dans la transaction, l'option Activer la notarisation est désactivée et cochée.
  • Si l'option Activer la notarisation est sélectionnée, la signature en personne ne peut pas être activée pour la transaction.

Journaux

Un journal est un registre qu'un notaire est tenu de tenir pour enregistrer les informations relatives à chaque authentification qu'il effectue.

Cette section traite des sujets suivants :

Création d'entrées de journal

Préalables

  • e-Notary est activé pour votre compte. Pour organiser cela, veuillez communiquer avec le soutien de OneSpan Sign.
  • L'utilisateur actuellement connecté est un notaire.

Action

Pour créer une entrée de journal :

  1. À tout moment au cours d'un processus de signature, cliquez sur Journal. Une boîte de dialogue Entrée e-Journal apparaît.
  2. Spécifiez les champs suivants :
  3. Champ Description
    Type de document Type de document signé (par exemple, testament, prêt, transfert de propriété)
    Nom du document Nom du document
    Signataire Nom du signataire pour lequel l'entrée est créée
    Signature de signataires Type de signature appliquée par le signataire
    Type d'identification Type de justificatif utilisé pour identifier le signataire (par exemple, permis de conduire, passeport, certificat de naissance)
    Valeur d'identification Valeur associée au type d'identification (par exemple, un numéro de permis de conduire)
    Compétence juridique Votre juridiction en tant que notaire (par exemple, état, comté)
    Commentaire Un commentaire facultatif
  4. Cliquez sur OK.

Visualisation des entrées de votre journal

Préalables

  • e-Notary est activé pour votre compte. Pour organiser cela, veuillez communiquer avec le soutien de OneSpan Sign.
  • L'utilisateur actuellement connecté est un notaire.
  • Vous êtes connecté à OneSpan Sign, et vous êtes soit sur la page MonCompte > Notaire , soit sur la page Admin.

Action

Pour afficher vos entrées de journal :

  • Cliquez sur le lien Journal. Cela ouvre la page Journal , qui affiche toutes vos entrées de journal dans l'ordre décroissant de leur date de création. En plus des champs décrits dans la section précédente, chaque entrée affiche un numéro de séquence attribué.
  • Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste des entrées du journal pour trouver des entrées spécifiques. En particulier, les deux champs de date vous permettent de rechercher les entrées dont la date de création se situe dans la plage de dates définie (inclusivement).
  • Si vous souhaitez exporter la liste actuelle des entrées du journal (y compris les filtres de date) vers un fichier CSV, cliquez sur Exporter vers CSV.

Vidéo : Comment authentifier électroniquement des documents dans OneSpan Sign