Envoi de documents à signer

Cette section décrit :

• Transfert de documents ou de dossiers vers Box
• Suppression de documents ou dossiers à partir de Box
• Envoi de fichiers à signer avec OneSpan Sign
• Création d'une transaction

Transfert de documents ou de dossiers vers Box

Pour téléverser des documents sur votre compte Box :

1. Pour téléverser un fichier, cliquez sur Téléverser > Téléverser des fichiers.
2. Pour téléverser un dossier et tout son contenu, cliquez sur Téléverser > Téléverser des dossiers.

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Portable Document Format d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut généralement agir ont au moins ces autorisations activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaires.
• Microsoft Word (*.doc ou *.docx)
• Open Office (*.odt)
• Texte (*.txt)
• Rich Text Format (*.rtf)

En outre, le pilote d'impressionOneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (p. ex. : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille des fichiers

• La taille maximale d'un document unique est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances. Nous recommandons moins de 5 Mo par document.
• Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale des fichiers est de 5 Mo par document.
• Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce, le nombre maximum de documents qui peuvent être ajoutés à une transaction est de dix (10).
• Si vous activez la livraison par courriel lors de la configuration d'un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes relatives aux noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent contenir aucun des caractères suivants, séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
• Le nom d'un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser les documents PDF qui utilisent l'architecture des formulaires XML. Pour plus d'informations, voir Support XFA.
• Ne téléversez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci génèrent une erreur.
• OneSpan recommande fortement de scanner un PDF pour détecter les erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe), et de résoudre toute erreur avant d'ajouter le document à une transaction.
• Les PDF dont l'indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont pas pris en charge actuellement.

Suppression de documents ou dossiers à partir de Box

Pour supprimer des documents ou des dossiers de votre compte Box :

1. Cochez les cases en regard des fichiers ou des dossiers que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer.

Envoi de fichiers à signer avec OneSpan Sign

Cette section décrit :

• Envoi d'un seul document à signer
• Envoi de plusieurs documents à signer

Envoi d'un seul document à signer

Pour distribuer un seul document à partir de votre compte Box pour signature :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier concerné, puis sélectionnez Plus d'actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

Sinon, si vos documents Box sont affichés en vue Liste, vous pouvez cliquer sur Plus d'options > Plus d'actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

2. Votre document s'ouvre dans le Concepteur de OneSpan Sign, où vous pouvez ajouter des blocs de signature et d'autres champs au document. Pour ajouter des signataires et finir de créer une transaction, voir la section Création d'une transaction ci-dessous.

Envoi de plusieurs documents à signer

Pour distribuer plusieurs documents à partir de votre compte Box pour signature :

1. Assurez-vous que tous les documents se trouvent dans un seul dossier sur votre compte Box.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce dossier, puis sélectionnez Plus d'actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

Sinon, si vos documents Box sont affichés en vue Liste, vous pouvez cliquer sur Plus d'options > Plus d'actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

Tous les documents à distribuer pour la signature doivent se trouver au niveau supérieur du dossier sur lequel on clique avec le bouton droit de la souris. Ils ne peuvent pas être dans des sous-répertoires de ce dossier, car ces sous-répertoires seront ignorés.

3. Vos documents s'ouvriront dans le Concepteur de OneSpan Sign, où vous pourrez ajouter des blocs de signature et d'autres champs aux documents. Pour ajouter des signataires et finir de créer une transaction, voir la section Création d'une transaction ci-dessous.

Création d'une transaction

Après avoir cliqué sur Envoyer avec OneSpan Sign dans votre compte Box, OneSpan Sign s'ouvre. C'est à partir de là que vous allez finir de construire votre transaction. Pour obtenir plus d'informations, voir la section Préparation des transactions.