OneSpan Sign for SharePoint Online
Bienvenue!
Le produit appelé OneSpan Sign fournit une plateforme complète de signature électronique pour le Web, comprenant la préparation, la distribution, la révision, la signature et le téléchargement de documents.
Un connecteur appelé OneSpan Sign for SharePoint Online permet à ses utilisateurs d'obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.
Toutes les fonctions de OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Cependant, la plupart sinon la totalité des fonctions prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation du connecteur. Pour toute question concernant une fonction spécifique, veuillez consulter nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n'est pas prise en charge, veuillez en informer votre contact commercial afin qu'une demande officielle puisse être faite.
L'objectif de ce guide est de vous permettre d'être rapidement opérationnel avec ce connecteur. Vous pouvez le faire en procédant comme suit :
Installation de la solution
Préalables
Pour installer OneSpan Sign for SharePoint Online, vous devez avoir un compte Sandbox ou Production pour OneSpan Sign. Pour obtenir un compte Sandbox gratuit, suivez les instructions de cette page.
Vous devez également disposer des privilèges d'administrateur pour OneSpan Sign for SharePoint Online et être un administrateur de Microsoft SharePoint.
Comme il s'agit d'un connecteur en ligne, vous aurez besoin de l'un des navigateurs pris en charge suivants :
- Chrome (dernière version stable)
- Firefox (dernière version stable)
- Microsoft Edge (dernière version stable) — À partir de OneSpan Sign 11.39, Nouvelle expérience utilisateur — y compris Signer Experience — ne prendra plus en charge Edge en mode IE.
Les utilisateurs de OneSpan Sign ne peuvent plus accéder à la nouvelle expérience utilisateur à partir d'Internet Explorer, mais les utilisateurs sur site peuvent accéder à l'expérience utilisateur classique à partir d'Internet Explorer 11. Les utilisateurs de SaaS ne peuvent plus accéder à l'expérience utilisateur classique.
Action
Pour accéder à OneSpan Sign for SharePoint Online, procédez comme suit :
Installation du connecteur sur votre site
OneSpan Sign for SharePoint Online doit être mis à disposition par votre administrateur Microsoft SharePoint. Si vous ne voyez pas OneSpan Sign for SharePoint Online, contactez cet administrateur ou consultez la documentation Microsoft SharePoint.
Pour installer OneSpan Sign for SharePoint Online sur votre site :
- Connectez-vous à votre site Microsoft SharePoint.
- Accédez à votre page Contenu de site.
Si vous utilisez l'expérience utilisateur classique, cliquez sur Ajouter une application.
- Cliquez sur Nouvelle application >.
- Dans le menu latéral, sélectionnez soit Applications que vous pouvez ajouter, soit De votre organisation.
- Recherchez et sélectionnez OneSpan Sign for SharePoint Online.
Si vous ne voyez pas notre application ici, vous pouvez utiliser la boutique Microsoft SharePoint pour l'ajouter, ou contacter votre administrateur système. Pour en savoir plus sur l'installation à partir de la boutique Microsoft SharePoint, consultez la documentation Microsoft SharePoint.
- Installez l'application en suivant les instructions d'installation standard de Microsoft SharePoint.
Ouverture du connecteur
Pour ouvrir OneSpan Sign for SharePoint Online :
- Accédez à votre page Contenu de site.
- Sélectionnez OneSpan Sign for SharePoint Online.
Si l'application n'a pas encore été mise à jour par Microsoft SharePoint, elle sera grisée. Si cela se produit, essayez de rafraîchir la page de votre navigateur.
Configuration de la solution
Maintenant que vous avez installé OneSpan Sign for SharePoint Online, nous allons le rendre opérationnel en le connectant à votre compte OneSpan Sign.
Votre organisation ne devrait avoir qu'un seul compte OneSpan Sign. Si vous n'avez pas de compte, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien.
Pour vous connecter OneSpan Sign for SharePoint Online à votre compte OneSpan Sign :
- Connectez-vous à OneSpan Sign.
- Accédez à la page Contenu du site, puis sélectionnez l'application OneSpan Sign for SharePoint Online. La page Paramètres de connexion s'affiche.
- Spécifiez les paramètres requis suivants :
- URL DE L'API : Saisissez cette URL, ou utilisez la liste déroulante pour sélectionner votre environnement OneSpan Sign Production.
- Nom d'utilisateur de OneSpan Sign : Saisissez votre nom d'utilisateur.
- Mot de passe de OneSpan Sign : Saisissez votre mot de passe.
Test de la solution
Maintenant que OneSpan Sign for SharePoint Online est opérationnel, nous allons créer et tester une transaction.
Pour créer et tester une transaction, effectuez les procédures suivantes :
- Création d'une transaction
- Ajout de documents à une transaction
- Ajout de destinataires à une transaction
- Préparation des documents à signer
- Envoi de documents à signer
- Signature de documents
Création d'une transaction
Pour créer une transaction :
- Ouvrez OneSpan Sign for SharePoint Online.
- Cliquez sur Nouvelle transaction. Un volet Nouvelle transaction apparaît sur la droite.
- Saisissez un nom pour la transaction. Vous pouvez également saisir une description de la transaction.
- Si vous voulez créer la transaction à partir d'un modèle, choisissez un modèle dans la liste déroulante Sélectionner un modèle. Cette liste affiche tous les modèles que vous avez créés, ainsi que tous les modèles créés par d'autres utilisateurs et marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.
- En option : Utilisez l'onglet Avancé pour spécifier ces paramètres supplémentaires :
- Date d'expiration - Indiquez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois que la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. La date d'expiration ne peut pas être la date actuelle ou une date passée.
- Langue - Spécifiez la langue dans laquelle la transaction apparaîtra.
- Message électronique - Utilisez ce paramètre si vous souhaitez envoyer un message qui sera affiché par tous les destinataires dans le cadre du courriel d'invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera rempli à partir de ce modèle.
- Signature en personne - Utilisez ce paramètre pour exiger que la transaction soit signée en personne par tous les signataires sur le même appareil.
- Cliquez sur Créer.
Votre transaction a été créée et apparaît maintenant dans l'onglet Ébauches. Vous êtes maintenant prêt à y ajouter des documents et des destinataires.
Ajout de documents à une transaction
Les sections suivantes traitent de divers aspects de l'ajout de documents à une transaction :
- Considérations générales
- Ajout de documents à partir d'une bibliothèque Microsoft SharePoint
- Ajout de documents à partir d'un répertoire local
Considérations générales
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
- Portable Document Format d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut généralement agir ont au moins ces autorisations activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaires.
- Microsoft Word (*.doc ou *.docx)
- Open Office (*.odt)
- Texte (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
En outre, le pilote d'impressionOneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (p. ex. : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille des fichiers
- La taille maximale d'un document unique est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances. Nous recommandons moins de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale des fichiers est de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce, le nombre maximum de documents qui peuvent être ajoutés à une transaction est de dix (10).
- Si vous activez la livraison par courriel lors de la configuration d'un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes relatives aux noms de fichiers
- Les noms de fichiers des documents ne doivent contenir aucun des caractères suivants, séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
- Le nom d'un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.
Contraintes générales des fichiers
- Nous vous recommandons de ne pas utiliser les documents PDF qui utilisent l'architecture des formulaires XML. Pour plus d'informations, voir Support XFA.
- Ne téléversez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci génèrent une erreur.
- OneSpan recommande fortement de scanner un PDF pour détecter les erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe), et de résoudre toute erreur avant d'ajouter le document à une transaction.
- Les PDF dont l'indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont pas pris en charge actuellement.
Ajout de documents à partir d'une bibliothèque Microsoft SharePoint
Pour ajouter des documents à une transaction à partir d'une bibliothèque Microsoft SharePoint :
- Sélectionnez la transaction.
- Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner un document. La bibliothèque de documents apparaît.
- Sélectionnez l'emplacement des documents à ajouter.
- Sélectionnez les documents à ajouter.
- Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de documents à partir d'un répertoire local
Pour ajouter des documents à une transaction à partir d'un répertoire local :
- Sélectionnez la transaction.
- Cliquez sur Télécharger. Une boîte de dialogue apparaît.
- Accédez à l'emplacement de vos documents et sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de destinataires à une transaction
Les "destinataires" d'une transaction sont ses participants, tels que spécifiés par le créateur de la transaction. Les destinataires sont exactement les personnes que le créateur de la transaction a invitées à consulter et/ou à signer au moins un des documents de la transaction.
Les destinataires sont ajoutés à une transaction un par un. Par défaut, vous êtes inscrit comme destinataire parce que vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires d'une transaction s'affichent dans sa liste de destinataires.
Pour ajouter des destinataires à une transaction :
- Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.
- Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner le destinataire SharePoint. Sinon, dans la liste déroulante Type, sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez vous sélectionner vous-même ou sélectionner une autre personne. Si vous vous sélectionnez, il vous suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez saisir des valeurs dans les champs suivants :
- Courriel : L'adresse courriel du destinataire. Ce champ doit avoir le format d'une adresse courriel valide.
- Prénom : Le prénom du destinataire.
- Nom de famille : Le nom de famille du destinataire.
- Cliquez sur Ajouter.
- Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.
- Si vous souhaitez modifier l'ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez le commutateur Définir l'ordre de signature. Faites ensuite glisser la poignée de chaque destinataire (points à gauche de son icône) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires jusqu'à l'emplacement souhaité. Le numéro figurant à côté d'un destinataire représente sa place dans l'ordre de signature.
Veuillez prendre note des points suivants :
- Si l'adresse courriel d'un destinataire rebondit plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign; (2) le destinataire ne recevra plus de courriels de OneSpan Sign.
- Si le courriel d'un destinataire est mis sur liste noire à partir d'un compte, il sera mis sur liste noire à partir de tous les comptes OneSpan Sign.
- Si une transaction est envoyée et qu'elle contient une adresse courriel figurant sur une liste noire, un courriel informera l'expéditeur de la transaction que l'adresse figure sur cette liste. Une notification est envoyée chaque fois que l'adresse figurant sur la liste noire est utilisée.
- Si l'expéditeur de la transaction souhaite retirer une adresse courriel de la liste noire, il doit contacter son administrateur système, qui doit appeler notre équipe de soutien.
Préparation des documents à signer
Une fois que vous avez ajouté tous les documents et destinataires souhaités à une transaction, vous pouvez préparer chaque document pour la signature en y ajoutant des blocs de signature et des champs.
Un bloc de signature est un espace rectangulaire à l'intérieur d'un document électronique dont le but est de recevoir et d'afficher une signature électronique. Dans un document donné, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de signature pour le même signataire.
Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. Comme les blocs de signature, les champs peuvent être placés n'importe où dans un document. Néanmoins, chaque champ est lié à un bloc de signature particulier. Seul le signataire de ce bloc peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Cependant, une fois le bloc signé, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.
Préparer les documents d'une transaction pour la signature :
- Lorsque vous visualisez une transaction comportant au moins un document, cliquez sur Préparer à envoyer. La vue Concepteur apparaît
- Dans la liste déroulante Signataires, sélectionnez un destinataire. À l'étape suivante, vous ajouterez un bloc de signature spécifique à ce destinataire.
- Faites glisser un bloc de signature (p. ex., la signature ou les initiales du signataire ) à l'endroit où vous voulez qu'il apparaisse dans le document.
- Si vous souhaitez modifier le type de bloc de signature ou ajouter un champ, cliquez sur l'icône d'engrenage. Le menu Bloc de signature apparaît.
- Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.
- S'il y a un autre document, cliquez sur la flèche de droite pour l'afficher. Répétez ensuite les étapes 2 à 5.
Envoi de documents à signer
Pour envoyer les documents d'une transaction à signer :
- Dans la vue Concepteur de la transaction, cliquez sur Envoyer pour signer.
- Cliquez sur OK. Les documents sont envoyés pour être signés, et chaque signataire reçoit un courriel d'invitation.
Signature de documents
Pour signer les documents d'une transaction envoyée :
- En tant que destinataire, ouvrez votre courriel d'invitation et cliquez sur le lien fourni. La transaction s'ouvre.
- Lisez l'accord de consentement, puis cliquez sur Accepter. Le premier document de la transaction apparaît.
- Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des notes autocollantes.
- Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur Confirmer.
- Répétez ces étapes pour chaque document de la transaction.
Les propriétaires de transactions ne reçoivent pas de courriel d'invitation. Au lieu de cela, ils doivent vérifier leur boîte de réception de transaction OneSpan Sign for SharePoint Online.
Si des blocs de signature non signés se trouvent en dehors de votre écran, une notification Signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises.
Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous sont attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).
Une fois que vous avez réussi le test ci-dessus, vous êtes prêt à créer des transactions pour le monde réel, et à explorer d'autres aspects de OneSpan Sign for SharePoint Online. Vous trouverez de plus amples informations dans d'autres documents relatifs à ce connecteur sur ce site Web. Vous pouvez également obtenir de plus amples informations de notre équipe de soutien.