OneSpan Sign for Salesforce
Bienvenue!
Le produit appelé OneSpan Sign fournit une plateforme complète de signature électronique pour le Web, comprenant la préparation, la distribution, la révision, la signature et le téléchargement de documents.
Un connecteur appelé OneSpan Sign for Salesforce permet à ses utilisateurs d'obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.
Toutes les fonctions de OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Cependant, la plupart sinon la totalité des fonctions prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation du connecteur. Pour toute question concernant une fonction spécifique, veuillez consulter nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n'est pas prise en charge, veuillez en informer votre contact commercial afin qu'une demande officielle puisse être faite.
L'objectif de ce guide est de vous permettre d'être rapidement opérationnel avec ce connecteur. Vous pouvez le faire en procédant comme suit :
Installation de la solution
Préalables
- Vous êtes un administrateur système de Salesforce, et vous disposez d'un compte Salesforce Sandbox (sur
test.salesforce.com - Vous avez un compte OneSpan Sign Sandbox. Si vous n'avez pas encore de compte, vous pouvez en créer un.
- L'administrateur OneSpan Sign doit avoir un profil d'administrateur système Salesforce. Son nom d'utilisateur OneSpan Sign et son adresse électronique Salesforce doivent être les mêmes.
- Chatter est activé dans Salesforce.
- Vous avez l'une des éditions de Salesforce suivantes :
- Professionnel
- Entreprise
- Illimité
- Développeur
Si vous préférez, vous pouvez évaluer le connecteur en utilisant un compte de développeur Salesforce ou un compte professionnel Salesforce.
Action
Pour installer OneSpan Sign for Salesforce pour la première fois :
- Ouvrez un navigateur Web, et naviguez sur https://appexchange.salesforce.com.
- En utilisant le champ de recherche en haut de la page, recherchez OneSpan Sign.
- Cliquez sur l'application OneSpan Sign for Salesforce, puis cliquez sur Obtenir maintenant.
- Cliquez sur Connexion à l'App Exchange, et saisissez vos identifiants de connexion Salesforce.
- Cliquez sur Installer dans l'Environnement de test. Un écran Presque terminé! apparaît.
- Cochez la case J'ai lu et j'accepte les conditions générales.
- Cliquez sur Confirmer et installer.
- Sur l'écran qui s'affiche, saisissez le nom d'utilisateur de votre compte Sandbox Salesforce. La page Détails de l'installation de la transaction s'affiche.
- Cliquez sur l'option Installer pour les administrateurs, puis cliquez sur Continuer. Une boîte de dialogue Approuver l'accès d'un tiers apparaît.
- Cochez la case Oui, j'autorise l'accès à ces sites Web tiers, puis cliquez sur Continuer.
- Si vous avez une installation de production Salesforce :
- Vérifiez les informations affichées, puis cliquez sur Suivant. Une page Choisir le niveau de sécurité apparaît.
- Sélectionnez Accorder l'accès uniquement aux admins, puis cliquez sur Prochain. Une page de transaction d'installation apparaît.
- Cliquez sur Installer.
- Une fois l'installation terminée, cliquez sur Gérer les licences, et attribuez la licence Salesforce à l'utilisateur qui veut utiliser OneSpan Sign for Salesforce.
Comme vous installez l'application pour la première fois, vous ne disposez que d'une seule licence Salesforce. Pour obtenir des licences supplémentaires, veuillez contacter votre représentant à la satisfaction de la clientèle OneSpan Sign.
- La page OneSpan Sign Détails de la transaction installée apparaît, vous permettant d'examiner les détails de l'application.
Configuration de la solution
Cette section décrit les aspects suivants de la configuration de la solution :
- Préalables à la configuration
- Connexion à OneSpan Sign
- Configuration d'un utilisateur existant de Salesforce
Préalables à la configuration
- Vous êtes à la fois administrateur système Salesforce et administrateur OneSpan Sign.
- Votre compte Salesforce Sandbox est configuré avec un prénom, un nom de famille et une adresse courriel. De plus, ces valeurs sont les mêmes que celles utilisées pour votre compte Sandbox OneSpan Sign.
Connexion à OneSpan Sign
OneSpan Sign for Salesforce doit être connecté à votre compte Sandbox OneSpan Sign.
Pour vous connecter OneSpan Sign for Salesforce à votre compte OneSpan Sign Sandbox :
- Connectez-vous à l'organisation Salesforce .com concernée en tant qu'administrateur système.
- Cliquez sur le menu de l'applicationSalesforce.com dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez OneSpan Sign. La page d'accueil des Transactions OneSpan Sign apparaît.
- Cliquez sur l'onglet Admin. La page Admin de OneSpan Sign apparaît.
- Dans la section Paramètres de connexion de l'onglet Configuration, sélectionnez votre environnement dans le menu déroulant Environnement. Pour obtenir plus d'informations sur les environnements, reportez-vous à la section Intro.
- Choisissez les informations d'identification de l'administrateur ou la clé APIOneSpan Sign comme méthode de connexion. Ensuite, tapez votre nom d'utilisateur OneSpan Sign et votremot de passe OneSpan Sign dans les champs de texte.
- Cliquez sur Connecter. Une boîte de dialogue demande l'autorisation de se connecter.
- Cliquez sur Autoriser. Une connexion est établie entre OneSpan Sign for Salesforce et votre compte Sandbox OneSpan Sign.
Configuration d'un utilisateur existant de Salesforce
Pour permettre à un utilisateur existant de Salesforce d'accéder à OneSpan Sign for Salesforce :
- Connectez-vous à l'organisation Salesforce .com concernée en tant qu'administrateur système.
- Dans le menu supérieur, cliquez sur Configuration.
- Dans la section Administrer, sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Cliquez sur Utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur Salesforce concerné.
- Cliquez sur Attributions de ensembles de autorisations, puis sur Modifier les attributions. La page Attributions d'ensembles d'autorisations permet de configurer toutes les autorisations souhaitées pour l'utilisateur Salesforce.
Pour afficher les descriptions d'ensembles d'autorisations disponibles, cliquez ici Configuration des ensembles de autorisations pour 5.0. Si vous voulez évaluer OneSpan Sign for Salesforce pour la première fois, sélectionnez tous les ensembles de autorisations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Test de la solution
Après avoir installé et configuré votre solution, vous pouvez la tester en exécutant successivement les procédures suivantes :
- Création d'une transaction
- Ajout de documents
- Ajout de destinataires
- Préparation des documents
- Envoi de la transaction
- Signature de la transaction
Création d'une transaction
Pour créer une transaction :
- Connectez-vous à OneSpan Sign for Salesforce en tant qu'utilisateur ayant l'autorisation de créer une transaction.
- Dans le menu OneSpan Sign for Salesforce cliquez sur Transactions. La page d'accueil des transactions apparaît.
- Dans la section Récemment consulté, cliquez sur Nouveau.
- Saisissez un nom de transaction.
- Cliquez sur Suivant. La transaction est créée, avec l'utilisateur connecté comme destinataire par défaut.
Ajout de documents
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
- Portable Document Format d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut généralement agir ont au moins ces autorisations activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaires.
- Microsoft Word (*.doc ou *.docx)
- Open Office (*.odt)
- Texte (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
En outre, le pilote d'impressionOneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (p. ex. : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille des fichiers
- La taille maximale d'un document unique est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances. Nous recommandons moins de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale des fichiers est de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce, le nombre maximum de documents qui peuvent être ajoutés à une transaction est de dix (10).
- Si vous activez la livraison par courriel lors de la configuration d'un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes relatives aux noms de fichiers
- Les noms de fichiers des documents ne doivent contenir aucun des caractères suivants, séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
- Le nom d'un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.
Contraintes générales des fichiers
- Nous vous recommandons de ne pas utiliser les documents PDF qui utilisent l'architecture des formulaires XML. Pour plus d'informations, voir Support XFA.
- Ne téléversez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci génèrent une erreur.
- OneSpan recommande fortement de scanner un PDF pour détecter les erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe), et de résoudre toute erreur avant d'ajouter le document à une transaction.
- Les PDF dont l'indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont pas pris en charge actuellement.
Pour ajouter des documents à votre transaction :
- Dans la section Documents de la transaction, cliquez sur Ajouter un document. Une nouvelle page s'affiche.
- Cliquez sur Téléverser les fichiers locaux.
- Cliquez sur Choisir les fichiers.
- Cliquez sur Ajouter les documents sélectionnés. Les documents que vous avez sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de destinataires
Pour ajouter deux destinataires à votre transaction :
- Dans la section Destinataires de la transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire. Une nouvelle ligne apparaît.
- Dans le menu déroulant de cette ligne, sélectionnez Contact.
- Cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, puis sélectionnez un contact.
- Cliquez à nouveau sur Ajout d'un destinataire . Une nouvelle ligne apparaît.
- Dans le menu déroulant de cette ligne, sélectionnez Courriel externe.
- Saisissez manuellement le prénom, le nom et l'adresse courriel d'un destinataire approprié.
- Cliquez sur Enregistrer les destinataires. Les deux destinataires que vous avez indiqués sont ajoutés à votre transaction.
Préparation des documents
Pour préparer vos documents à la signature :
- Lorsque vous visualisez votre transaction (à laquelle un ou plusieurs documents ont été ajoutés), cliquez sur Préparer. La vue Concepteur apparaît.
- Dans la convention de consentement aux divulgations et signatures électroniques, cliquez sur la flèche orientée vers la droite pour afficher le premier document de la transaction.
- Dans le menu Destinataires, sélectionnez un destinataire.
- Cliquez sur Champs pour ajouter un bloc de signature pour le destinataire.
- Faites glisser le bloc de signature à l'endroit où vous voulez qu'il apparaisse dans le document.
- Si vous voulez changer le type de bloc de signature, ou si vous voulez ajouter un champ, cliquez sur l'icône des paramètres. Le menu Bloc de signature apparaît.
- Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.
- S'il y a un autre document, cliquez sur la flèche droite pour l'afficher, et répétez les étapes 4 à 8.
- Répétez l'étape précédente pour chaque document de la transaction.
- Fermez la fenêtre en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit.
Envoi de la transaction
Pour envoyer votre transaction à signer :
-
Dans la page de modification de la transaction , cliquez sur Envoyer. La transaction est envoyée pour être signée, et chaque destinataire reçoit un courriel d'invitation.
Signature de la transaction
Pour signer les documents de votre transaction :
- Si vous êtes le propriétaire de la transaction ainsi qu'un destinataire (avec au moins un bloc de signature attribué), sur la page Détails de la transaction, cliquez sur Signer. Une fenêtre d'aperçu affiche le premier document.
- Si vous êtes un destinataire mais pas le propriétaire de la transaction :
- Dans le courriel que vous avez reçu, cliquez sur Aller aux documents.
- Lisez l'accord de consentement, puis cliquez sur Accepter. Une fenêtre d'aperçu affiche le premier document.
- Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des notes autocollantes.
Si des blocs de signature non signés se trouvent en dehors de votre écran, une notification Signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous sont attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).
- Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur OK.
- Répétez les étapes 3-4 pour chaque document de la transaction.
- Une fois que toutes vos signatures ont été appliquées, une version rafraîchie de l'écran confirme que vous avez fini de signer la transaction.
Une fois qu'une transaction a été signée par tous les destinataires, son statut est changé en Complété. Pour afficher ce statut, il peut être utile de rafraîchir votre page.
- Pour vérifier que tous les documents d'une transaction terminée ont été signés, dans la section Documents de la page Détails de la transaction, cliquez sur l'icône sous Documents signés. Cela vous permet de télécharger vos documents. Ouvrez chaque document et vérifiez que tous ses blocs de signature ont été signés.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de OneSpan Sign for Salesforce, voir Gestion des transactions et des modèles.