Utilisation de l'Signer Experience

La possibilité de signer électroniquement des documents à l'aide de plateformes de signature électronique, telles que OneSpan Sign, est le moyen rapide et sûr de faire signer vos documents à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil. Le logiciel de signature électronique est un élément essentiel pour créer une expérience client de qualité supérieure. Les signataires recevront un courriel les invitant à accéder à l'Expérience du signataire L’expérience d’un utilisateur final lorsqu’il examine, accepte, signe et éventuellement télécharge des documents. pour signer des documents au format électronique. Le signataire peut simplement ouvrir les documents, lire l'accord et cliquer pour signer depuis son ordinateur de bureau, sa tablette ou son téléphone mobile. Une fois que vos signataires ont apposé leur signature, chaque partie peut accéder à une copie des documents ainsi qu'à une piste d'audit détaillée.

 

• Par défaut, toutes les transactions comprennent un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques que les destinataires doivent accepter avant de signer.
• En cliquant sur le lien figurant dans un courriel d'invitation, les destinataires se rendent souvent directement dans l'Signer Experience. Toutefois, si la fonction de Force Login est activée, le fait de cliquer sur ce lien amène un expéditeur de votre compte à une page de connexion. Là, ils doivent se connecter au système en utilisant leur adresse courriel et leur mot de passe. Ce n'est qu'alors qu'ils seront dirigés vers l'Signer Experience.
• Par défaut, l'Signer Experience reste valide à moins que le destinataire ne soit inactif pendant une période de 30 minutes. Pour modifier ce paramètre, contactez notre équipe de soutien.

Cette section aborde les sujets suivants :

• Signer des documents en tant que propriétaire de la transaction
• Signer des documents en tant que signataire
• Téléversement de pièces jointes
• Signature accessible
• Signature avec un certificat
• Changement de signataires
• Refus de signer
• Compléter la signature
• Téléchargement de documents signés
• Révision des documents signés

Un administrateur peut activer la redirection des signataires vers une page externe personnalisée lorsque leur session expire. Pour organiser cela, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien.

Signer des documents en tant que propriétaire de la transaction

Le propriétaire de la transaction est la première personne invitée à signer les documents d'une transaction, sauf si un flux de travail de signataire ait été créé pour spécifier un ordre de signature différent.

Pour signer des documents en tant que propriétaire de la transaction :

1. Lorsque cela est indiqué, cliquez sur SIGNER ou INITIALISER.
2. Cliquez sur OK pour confirmer votre signature.
3. Répétez l'opération pour chacune des cases de signature du document que vous devez signer. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez effectuées, ainsi que le nombre total de vos signatures requises par ce document.
4. Si d'autres documents de la transaction nécessitent votre signature, continuez à signer chaque document à l'endroit indiqué.

Tutoriel vidéo : Comment signer des transactions à partir du tableau de bord?

Signer des documents en tant que signataire

Vous serez informé que vous avez des documents à signer par un courriel, qui indique que vous avez été ajouté comme signataire d'une transaction OneSpan Sign. Ce message contiendra un lien vers la transaction. Le propriétaire de la transaction peut avoir inclus un texte supplémentaire, qui apparaîtra sous le lien.

Pour signer des documents en tant que signataire :

1. Dans le courriel que vous recevez, cliquez sur Aller aux documents.
2. En fonction des paramètres choisis par le propriétaire de la transaction, vous devrez vous vérifier en tant que signataire de la transaction. L'une des méthodes d'authentification suivantes peut être utilisée :
   • L'authentification par courriel est la forme la plus simple d'authentification. Il vous suffit de cliquer sur le lien figurant dans votre courriel d'invitation.

   • L'authentification par SSO exige que vous saisissiez une adresse courriel et un mot de passe. Une fois authentifié avec succès par un fournisseur d'identité, vous serez redirigé vers l.Signer Experience.

   • L'authentification par Q&R vous demande de répondre à une ou plusieurs questions. Répondez correctement à toutes les questions, puis cliquez sur Connexion.
   • L'authentification par Message texte exige que vous entriez un code par message texte à sept chiffres que vous avez reçu sur votre téléphone mobile. Saisissez le code, puis cliquez sur Connexion. Ce code est envoyé lorsque vous cliquez sur le lien figurant dans votre courriel d'invitation. Si vous n'avez pas reçu de code, utilisez le lien Cliquez ici.
3. Lisez et acceptez le document Consentement aux divulgations et signatures électroniques.

OneSpan Sign inclut automatiquement la convention de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.

Actuellement, OneSpan Sign propose des accords de consentement aux divulgations et signatures électroniques en anglais et en français. Si vous souhaitez obtenir un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord figure dans vos transactions, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien.

4. Signez toutes vos cases de signature Un espace rectangulaire à l’intérieur d’un document électronique dont le but est de recevoir et d’afficher une signature électronique. dans le document. Si un autre signataire a déjà signé le document, sa signature est visible dans le document.

   • Si des boîtes de signature non signées se trouvent en dehors de votre zone de visualisation, une notification de signatures requises apparaît en haut de l'écran.
   • Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez effectuées, ainsi que le nombre total de vos signatures requises par ce document.
   • Pour annuler une signature, cliquez sur l'icône d'annulation de la signature.
     

5. Une fois que vous avez terminé de signer un document, une demande de confirmation apparaît. Cliquez sur Confirmer pour confirmer vos signatures sur le document en cours. S'il y a d'autres documents à signer, ils apparaîtront dans l'ordre. Si vous avez besoin de télécharger des documents supplémentaires pour compléter le processus de signature, consultezTéléversement de pièces jointes.
6. Pour vérifier vos documents signés, cliquez sur Examiner les documents.
7. Si vous souhaitez conserver des copies des documents signés (recommandé), cliquez sur Télécharger les documents.

À tout moment, vous pouvez télécharger une version non signée et non vérifiable des documents d'une transaction. Pour ce faire, cliquez sur le lien de téléchargement sur le côté de la page. Cliquez sur Télécharger tout pour télécharger tous les documents de la transaction.

8. Une fois que vous avez terminé, il vous suffit de fermer votre navigateur pour mettre fin à l'utilisation de Signer Experience.

Tutoriel vidéo : Signature électronique d'un document (à partir d'un courriel)

Téléversement de pièces jointes

Pendant l'Signer Experience, il peut vous être demandé de téléverser des pièces justificatives supplémentaires.

Pour téléverser une pièce jointe :

1. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Aller aux téléversements.
2. Dans l'onglet Téléversements, sélectionnez le document que l'on vous demande de joindre à vos signatures.
3. Faites glisser et déposez les documents requis dans l'Signer Experience. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher les documents.
4. Répétez l'opération pour chaque document que vous devez joindre.
5. Cliquez sur Terminer.

Notez que :

• Par défaut, les types de fichiers suivants sont pris en charge : PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TXT, TIFF, TIF, GIF, XLS, XLSX
• Les propriétaires de compte peuvent définir une liste blanche des types de fichiers qui peuvent être téléchargés en tant que pièces jointes à une transaction par les signataires du compte. Cette liste ne peut pas inclure les types de fichiers figurant sur la liste noire globale (voir le point suivant).
• Pour empêcher les signataires de téléverser des codes malveillants, les types de fichiers suivants ne peuvent pas être téléversés en tant que pièces jointes à une transaction : EXE, DLL, MSI, DMG, SO. Cette liste noire remplace toutes les listes blanches au niveau du compte.
• Les pièces jointes ajoutées par les signataires sont immédiatement analysées pour détecter les logiciels malveillants. Si un logiciel malveillant est détecté, le système ne téléversera pas le document ou la pièce jointe infectés.

Tutoriel vidéo : Téléversement d'une pièce jointe à une transaction

Signature accessible

Pour signer des PDF accessibles dans le cadre d'une transaction accessible, les signataires doivent d'abord cliquer sur le bouton Activer le mode d'accessibilité dans Signer Experience.

Ce bouton n'est disponible que si la transaction est accessible.

L'accessibilité peut être activée dans l'Signer Experience de l'une des manières suivantes :

• En utilisant le menu Plus d'actions.
• En appuyant sur la touche TAB. Une fois que vous avez appuyé sur cette touche, un menu supplémentaire s'affiche et vous permet de passer en revue les options suivantes :
  • Activer/désactiver l'accessibilité : Active ou désactive l'accessibilité.
  • Sauter au document : Affiche le document à signer.

Une fois le mode d'accessibilité activé, la page sera actualisée et présentera les documents de la transaction dans un format consommable par la technologie de lecture d'écran, y compris la navigation dans tous les documents et la réalisation de l'ensemble du processus de signature.

• L'Signer Experience d'une transaction accessible prend en charge le grossissement du contenu via le navigateur Web (jusqu'à 200 % de zoom).
• L'Signer Experience d'une transaction accessible prend en charge la navigation dans les champs au moyen de la touche TAB du clavier.
• Les signataires d'un document HTML accessible utilisent à la fois le clavier et la souris. Le HTML accessible leur fournit des notifications audio via un lecteur d'écran.
• Certaines limitations connues pour les signataires sont décrites ici.

Signature avec un certificat

OneSpan Sign prend en charge plusieurs méthodes de signature, dont une qui permet aux utilisateurs de signer avec un certificat numérique qui réside sur une carte à puce ou un jeton matériel.

Si vous utilisez un jeton matériel, la lecture du jeton nécessite généralement l'installation d'un pilote sur votre ordinateur. Ce pilote peut être installé automatiquement avec le jeton. Si ce n'est pas le cas, les instructions qui accompagnent le jeton décriront probablement comment installer le pilote.

La signature de certificats est soumise aux restrictions suivantes :

• La signature avec un certificat n'est disponible que pour Microsoft Windows, mais elle fonctionne avec tous les navigateurs pris en charge (Internet Explorer 11, Edge, Firefox, Chrome).
• Elle ne fonctionne pas depuis une tablette ou un appareil mobile.
• Elle ne prend en charge que la signature Cliquez pour signer (voir la première étape de cette procédure).

Préalables

• Un certificat numérique tiers valide existe et peut être utilisé sur votre système.
• Le Personal Certificate Client a été installé (les instructions d'installation se trouvent ici).

Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, vous pouvez être invité à installer la dernière version du Personal Certificate Client.

• Si vous utilisez une carte à puce (par exemple, CAC, PIV ou eID) :
  • Un lecteur de carte est connecté à votre système, et est correctement installé et configuré.
  • Une carte à puce appropriée est lue par ce dispositif.
• Vous avez commencé une session en ligne avec OneSpan Sign.
• Préalables pour les administrateurs :
  • Le certificat en question doit être un certificat de signature de document.
  • Le compte du créateur de la transaction doit avoir été activé pour la signature de certificats.
  • La chaîne de certificats du certificat doit exister sur le système du signataire.

Pour signer un document à l'aide d'un certificat :

1. Lorsque le document s'affiche pour être signé, cliquez sur la case de signature.
2. Cliquez sur Confirmer. La boîte de dialogue Sélection du certificat apparaît.

   Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, vous pouvez être invité à installer la dernière version du Personal Certificate Client.

3. Sélectionnez un certificat dans la liste des certificats.
4. En option : Si vous voulez voir les détails du certificat sélectionné :
   1. Cliquez pour voir les détails. La fenêtre Détails du certificat apparaît.
   2. Cliquez sur Retour à la sélection. La fenêtre Détails du certificat se ferme, et la boîte de dialogue Sélection du certificat réapparaît.
5. Cliquez sur Signer.
6. Si vous utilisez une carte à puce :
   1. La boîte de dialogue Information sur l'approbation apparaît.
   2. Cliquez sur Signer.

Tutoriel vidéo : Signature électronique avec des certificats numériques

Changement de signataires

Le propriétaire de la transaction peut autoriser un signataire à déléguer ses responsabilités de signature à une autre personne. Si un signataire original le fait, son délégué peut signer en son nom.

Le reste de cette section décrit :

• Délégation d'un nouveau signataire
• Signer des documents en tant que nouveau signataire

Délégation d'un nouveau signataire

Un signataire initial peut signer toutes les boîtes de signature qu'il souhaite avant de déléguer ses boîtes de signature restantes à un nouveau signataire.

Pour déléguer vos responsabilités de signataire à un nouveau signataire :

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Autres actions.
2. Cliquez sur Réaffecter le destinataire.
3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, saisissez l'adresse courriel, le prénom, le nom, le titre et l'entreprise devotre délégué.
4. En option : Tapez un message pour votre délégué. Bien que cela ne soit pas obligatoire, un message peut être utile pour indiquer à votre délégué ce que vous souhaitez qu'il fasse.
5. Cliquez sur Suivant et sélectionnez une méthode d'authentification pour le nouveau signataire.
6. Cliquez sur Réaffecter.
7. Cliquez sur OK.

Tutoriel vidéo : Changement de signataires

Signer des documents en tant que nouveau signataire

OneSpan Sign envoie à un nouveau signataire un courriel qui : (1) identifie la personne qui lui a délégué ses responsabilités de signature; (2) indique que les documents sont disponibles pour la signature. Le courriel comprend également un lien vers ces documents.

Pour signer des documents en tant que nouveau signataire :

• Effectuez la procédure de Signer des documents en tant que signataire.

Après la signature d'un nouveau signataire, sa signature apparaîtra dans toutes les boîtes de signature qu'il a signées.

Refus de signer

Après avoir été authentifié, un signataire peut refuser de signer une transaction.

Pour refuser de signer une transaction :

1. Dans la liste déroulante Autres actions, cliquez sur Refuser de signer.
2. Précisez le motif de votre refus.

En communiquant avec notre équipe de soutien, les propriétaires de comptes peuvent : (1) personnaliser la liste des motifs qui apparaissent dans la boîte de dialogue Refuser; (2) désactiver le bouton Autre de cette boîte.

3. Cliquez sur Décliner. L'expéditeur de la transaction sera informé de votre action, et vous ne pourrez plus consulter aucun document de la transaction.

Compléter la signature

Lorsque vous avez signé toutes vos cases de signature dans le document d'une transaction, un bouton Confirmer apparaît. Cliquez sur ce bouton pour continuer.

Téléchargement de documents signés

Une fois que tous les signataires ont signé les documents d'une transaction, OneSpan Sign marque la transaction comme étant complétée. Une transaction achevée est une transaction qui a été signée de manière sécurisée et scellée numériquement avec un sceau d'inviolabilité. Toute tentative d'altérer les documents de la transaction ou leurs signatures brisera le sceau. Si cela se produit, les signatures cesseront d'être juridiquement contraignantes.

OneSpan Sign envoie un courriel à tous les signataires pour les informer que la signature est terminée. Cet courriel contient un lien sur lequel les signataires peuvent cliquer pour télécharger la transaction avec ses documents signés de manière sécurisée. Le courriel peut également inclure les documents en tant que pièces jointes, selon les options sélectionnées par le propriétaire de la transaction lorsqu'il a créé la transaction.

Si la Document Visibility a été configurée pour la transaction, chaque personne peut télécharger uniquement les documents que la configuration lui permet de visualiser. Vous pouvez également télécharger le résumé des preuves, si cette fonctionnalité a été mise à votre disposition.

Les signataires ne sont pas tenus de télécharger les documents. Ils restent disponibles pour le téléchargement jusqu'à ce que le propriétaire de la transaction archive ou supprime la transaction. Il est néanmoins judicieux de le télécharger, afin que les signataires disposent d'une copie des documents pour leurs dossiers.

Les documents signés sont fournis en format PDF. Chaque PDF comprend des indicateurs visuels et des messages que les signataires peuvent utiliser lorsqu'ils Révision des documents signés.

Pour télécharger les documents signés :

1. Dans le message électronique que vous recevez, cliquez sur Télécharger les documents complétés.
2. Dans la page qui s'affiche, cliquez sur Télécharger les documents.

Révision des documents signés

Après avoir téléchargé une transaction, vous pouvez examiner ses documents. Chaque document est un PDF qui contient vos signatures et celles de tous les autres signataires. Si vous visualisez un PDF téléchargé à l'aide d'Adobe Reader, vous pouvez vérifier si ses signatures sont valides. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur chaque signature. Une fenêtre contextuelle indique si la signature est valide et fournit des détails supplémentaires sur son statut.

Vous pouvez également consulter les documents signés en cliquant sur le lien Télécharger les documents complétés dans le message électronique que vous avez reçu, puis en cliquant sur Consulter les documents.

Lorsque vous examinez un document signé, vous pouvez voir des messages indiquant que les OneSpan Sign signatures « ne peuvent pas être validées » ou sont « invalides ». Ces messages signifient simplement que le certificat utilisé pour signer le document n'est pas encore reconnu par le logiciel PDF que vous utilisez pour effectuer la validation. Pour résoudre ce problème, suivez les instructions de cet article.

La validation des signatures est un processus largement standardisé dans tous les visionneurs de PDF. Toutefois, il peut arriver qu'un lecteur de PDF donne des résultats différents de ceux d'Adobe Reader. Lorsque cela se produit, OneSpan considère que les résultats d'Adobe Reader sont plus définitifs.