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Gestion des transactions et des modèles

Last modified: 2024-04-03

Gestion des transactions et des modèles

Une transaction est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu'à dix documents; (2) un ou plusieurs destinataires. L'expéditeur d'une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : Crée une transaction > Ajoute des documents > Ajoute des destinataires > Prépare les documents pour la signature.

Les modèles de transaction sont un moyen pratique de sauvegarder des transactions pour les réutiliser.

Cette section décrit les sujets suivants, qui sont pertinents pour la gestion des transactions et des modèles :

Une fois qu'une transaction ou un modèle a été créé, vous pouvez ajouter des documents, ajouter des destinataires et préparer les documents avant de les distribuer aux destinataires.

Lorsque vous créez ou modifiez une transaction, vous devez enregistrer vos modifications avant de rafraîchir ou de quitter la page sur laquelle vous vous trouvez. Vos modifications peuvent être perdues si vous ne les enregistrez pas.

Création de transactions

Pour créer une transaction de document :

  1. Dans le menu OneSpan Sign for Salesforce cliquez sur Transactions > Nouvelle transaction. Une boîte de dialogue Nouvelle transaction apparaît.
  2. Sélectionnez l'une des méthodes suivantes pour créer une transaction et cliquez sur Suivant :

    Ces options n'apparaissent que si des modèles sont actifs dans le système. S'il n'y a pas de modèle actif, vous accédez directement à la page de modification de la transaction.

Création ad hoc

Pour compléter le processus de création ad hoc :

  1. Dans l'onglet Détails, tapez un nom de transaction.
  2. En option : Sélectionnez un type d'objet dans la liste des types d'objets associés. Cette liste contient à la fois des objets standard (par exemple, des comptes, des prospects, des opportunités) et des objets personnalisés. Sélectionnez l'objet approprié dans le champ de recherche suivant.
  3. En option : Si vous devez définir l'une des options suivantes, cliquez sur l'onglet Options avancées :

    4. Option

    		 Description
    Date d'expiration Utilisez cette option pour spécifier une date après laquelle la transaction ne peut plus être signée.
    Convention eSignLive Sélectionnez une convention si vous souhaitez injecter automatiquement des blocs de signature et d'autres champs dans les documents de la transaction. Notez que vous devrez attribuer des étiquettes de destinataire aux destinataires.
    Message courriel Utilisez cette option pour rédiger un message qui apparaîtra dans le courriel d'invitation envoyé aux destinataires de la transaction.
    Préparation automatique avec balises de texte Sélectionnez cette option si vous voulez que la convention que vous avez sélectionnée utilise des balises de texte pour positionner les champs OneSpan Sign dans les documents de la transaction. Cette option est désactivée par défaut.
    Langue Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la langue qui sera utilisée dans le courriel de transaction envoyé aux destinataires.
    Insérer des valeurs Salesforce Lorsque cette option est activée, les mappages de champs définis insèrent les valeurs du champ Salesforce dans les documents de la transaction une fois celle-ci préparée. Cette option est désactivée par défaut, mais elle est automatiquement activée lorsqu'une convention est sélectionnée.
    Signature en personne Activez cette option si vous souhaitez que la transaction soit signée en personne par tous les destinataires sur un seul appareil.
    Champs Répondre à Salesforce Lorsque cette option est activée, les mappages de champs définis réécrivent les informations saisies par les destinataires au cours du Signer Experience dans les champs de Salesforce. Cette réécriture est effectuée une fois que la transaction est terminée. Cette option est désactivée par défaut, mais elle s'active automatiquement lorsqu'une convention est sélectionnée. La fonction de réécriture ne peut pas fonctionner si l'option Insérer n'est pas activée.
    Examiner avant de terminer Vous permet de revoir cette transaction et ses documents après que toutes les signatures ont été recueillies, mais avant de la marquer comme complète. Les transactions avec pièces jointes doivent être examinées par vos soins.
    Activer les mises à jour de Chatter Permet de mettre à jour le fil Chatter avec l'activité liée à cette transaction.
    Gestion des rappels de transactions Utilisez ces paramètres pour créer un calendrier de rappel qui rappellera aux destinataires de signer leurs documents.
    Jours avant l'envoi du premier rappel Indiquez quand le premier rappel sera envoyé, c'est-à-dire le nombre de jours après l'envoi de l'invitation initiale par courriel.
    Jours entre les rappels Indiquez le nombre de jours entre les rappels successifs.
    Nombre de rappels à envoyer Indiquez le nombre total de rappels à envoyer.
  4. L'étape suivante consiste à ajouter des documents, à ajouter des destinataires et à préparer les documents avec des champs de signature avant de distribuer les documents aux destinataires.

Traitement des transactions

En général, les transactions (et les modèles) peuvent être modifiées de trois façons :

Modification des transactions à partir des détails de la transaction

Pour modifier une transaction à partir de la page Détail de la transaction :

  1. Cliquez sur Transactions dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Sous Transactions récentes, cliquez sur le nom de la transaction concernée. La page Modification de transaction apparaît.
  3. Modifiez la transaction.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la transaction, ou si son statut le permet, cliquez sur Envoyer pour la distribuer aux destinataires.

Traitement des transactions à partir d'une liste connexe

Pour modifier une transaction à partir d'une liste connexe :

  1. Cliquez sur Opportunités. La page Accueil des opportunités apparaît.

    Cet exemple montre comment modifier une transaction liée à un enregistrement dans l'objet Opportunités. Pour modifier une transaction liée à un autre objet, cliquez sur l'onglet de l'objet auquel votre transaction est liée.

  2. Sous Opportunités récentes, cliquez sur le nom de l'opportunité liée à la transaction concernée. La page Détails des opportunités apparaît.
  3. Faites défiler vers le bas la liste des transactions liées.
  4. Cliquez sur Modifier à côté de la transaction concernée.
  5. Modifiez la transaction.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la transaction, ou si son statut le permet, cliquez sur Envoyer pour la distribuer aux destinataires.

Traiter les transactions à partir de la liste des transactions

Pour modifier une transaction à partir d'une liste de transactions :

  1. Cliquez sur Transactions dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Cliquez sur Aller. La page Liste des transactions s'affiche.
  3. Dans la liste des transactions, cliquez sur Modifier à côté de la transaction concernée. La page Modification de transaction apparaît.
  4. Modifiez la transaction.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la transaction, ou si son statut le permet, cliquez sur Envoyer pour la distribuer aux destinataires.

Traiter les transactions ayant un statut autre que ébauche

Les procédures suivantes peuvent être utilisées pour modifier une transaction dont le statut est différent d'ébauche :

Traitement des transactions envoyées

Pour modifier une transaction envoyée :

  1. Si vous tentez de modifier une transaction dont le statut est Envoyé, un message vous informe que la transaction a déjà été envoyée et que la modification de la transaction la rendra indisponible pour les destinataires jusqu'à ce qu'elle soit envoyée à nouveau.
  2. Cliquez sur Continuer. Le statut de la transaction est mis à jour, passant d'Envoyé à Préparé. Vous pouvez maintenant effectuer toutes les actions qui peuvent normalement être réalisées sur une transaction dont le statut est Préparé - c'est-à-dire :
    • Les documents peuvent être modifiés, ajoutés, supprimés ou réorganisés. Cependant, un document qui a été signé ne peut pas être modifié - il peut seulement être supprimé (et éventuellement réinséré en tant que document non signé si nécessaire).
    • Les destinataires peuvent être ajoutés, supprimés ou réorganisés. Cependant, les destinataires qui ont des blocs de signature dans les documents ne peuvent pas être supprimés tant que leurs blocs de signature ne sont pas supprimés de tous les documents.
    • Cliquez sur Options avancées pour modifier toute option avancée (par exemple, pour configurer un calendrier de rappels).

Traitement des transactions expirées

Si une transaction a été envoyée avec une date d'expiration et que le destinataire n'a pas signé la transaction avant cette date, l'expéditeur de la transaction peut la modifier et la renvoyer.

Pour modifier une transaction expirée :

  1. Cliquez sur Transactions dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Sous Transactions récentes, cliquez sur le nom de la transaction expirée. Un message d'erreur indique que Cette transaction a expiré. La page Modification de transaction apparaît.
  3. Sous Options avancées, mettez à jour la date d'expiration à une date future, puis cliquez sur Préparer.
  4. Modifiez tout autre aspect de la transaction que vous souhaitez modifier.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la transaction, ou sur Envoyer pour la distribuer aux destinataires.

Traitement des transactions déclinées ou refusées

Un ou plusieurs destinataires peuvent avoir choisi de ne pas participer à une transaction, ou avoir refusé de signer un ou plusieurs documents de la transaction.

Pour modifier une transaction qu'un ou plusieurs destinataires ont choisi de ne pas signer ou ont refusé de signer :

  1. Cliquez sur Transactions dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Sous Transactions récentes, cliquez sur le nom de la transaction concernée. Le bouton d'Envoyer est masqué et un message d'erreur indique qu'un ou plusieurs destinataires se sont désinscrits ou ont refusé de signer. La page Modification de transaction apparaît.
  3. Cliquez sur Préparer. Le statut de la transaction passe de l'option de refus ou du refus à la préparation. Le bouton Envoyer devient visible.
  4. Modifiez tout autre aspect de la transaction que vous souhaitez modifier.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la transaction, ou sur Envoyer pour la distribuer aux destinataires.

Suppression de transactions

La suppression de transactions ou de modèles de transaction les envoie à la corbeille. Ils peuvent être récupérés jusqu'à ce que cette corbeille soit vidée.

En général, les transactions et les modèles peuvent être supprimés de trois façons :

Les options suivantes sont également disponibles :

Suppression d'une transaction à partir de la page « Modification de transaction »

Pour supprimer une transaction à partir de la page de modification de la transaction :

  1. Cliquez sur Transactions dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Sous Transactions récentes, cliquez sur le nom de la transaction. La page Modification de transaction apparaît.
  3. Cliquez sur Supprimer.
  4. Une boîte de dialogue vous avertit que la transaction sera envoyée à la corbeille et décrit comment récupérer la transaction à partir de cette corbeille. Pour confirmer la suppression de la transaction, cliquez sur Continuer.

    5. Les transactions dont le statut est Complété ne peuvent pas être supprimées. Si vous devez supprimer une transaction terminée, consultez votre administrateur Salesforce.

Suppression d'une transaction d'une liste connexe

Pour supprimer une transaction d'une liste connexe :

  1. Cliquez sur Opportunités. La page Accueil des opportunités apparaît.

    Cette procédure décrit comment supprimer une transaction liée à un enregistrement dans l'objet Opportunités. Pour supprimer une transaction liée à un autre type d'objet, cliquez sur l'onglet de l'objet auquel votre transaction est liée.

  2. Sous Opportunités récentes, cliquez sur le nom de l'opportunité liée à la transaction. La page Détails des opportunités apparaît.
  3. Faites défiler la liste jusqu'à la liste des transactions.
  4. Cliquez sur Del à côté de la transaction que vous voulez supprimer. Une boîte de dialogue Êtes-vous certain? apparaît.
  5. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

Suppression d'une transaction de la liste des transactions

Pour supprimer une transaction d'une liste de transactions :

  1. Dans le menu OneSpan Sign for Salesforce, cliquez sur Transactions. La page Accueil des transactions s'affiche.
  2. Cliquez sur Aller. La page Liste des transactions s'affiche.
  3. Cliquez sur Del à côté de la transaction que vous voulez supprimer. Une boîte de dialogue Êtes-vous certain? apparaît.
  4. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

Récupération d'une transaction supprimée

Pour récupérer une transaction supprimée :

  1. Ouvrez l'App Launcher.
  2. Cliquez sur la corbeille.
  3. Cliquez sur la case d'option Action à côté de la transaction que vous voulez récupérer.
  4. Cliquez sur Restaurer.

Si vous souhaitez supprimer définitivement tout ce qui se trouve dans votre corbeille, cliquez sur Vider votre corbeille. Si vous voulez supprimer définitivement tout ce qui se trouve dans la corbeille pour tous les membres de votre organisation, cliquez sur Vider la corbeille de votre organisation.

Contrôle de la possibilité de supprimer des transactions achevées

Pour activer ou désactiver la possibilité de supprimer les transactions effectuées :

  1. Cliquez sur l'icône Configuration et sur le bouton Configuration.
  2. Sous Code personnalisé, cliquez sur Paramètres personnalisés. La page Paramètres personnalisés s'affiche.
  3. Sur le paramètre personnalisé avec l'étiquette OneSpan Sign Configuration, cliquez sur Gérer. La page Configuration OneSpan Sign apparaît.
  4. Cliquez sur Modifier à côté de la configuration par défaut. La page Modification de configuration OneSpan Sign apparaît.
  5. Cochez ou décochez la case Autoriser la suppression des transactions terminées.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des rappels de transactions

Des rappels peuvent être configurés pour rappeler par courriel aux destinataires des transactions qu'ils ont des transactions à signer.

Cette section décrit :

Configuration des valeurs de rappel par défaut

Notez que :

  • Vous devez disposer des privilèges d'administrateur pour modifier les valeurs de rappel par défaut.
  • Toute modification des valeurs de rappel par défaut s'applique à l'ensemble de l'organisation.
  • Si un administrateur modifie les valeurs de rappel par défaut, les transactions existantes ne seront pas mises à jour avec la nouvelle configuration.

Pour configurer les valeurs de rappel par défaut :

  1. Dans le menu Salesforce, cliquez sur Admin. Une nouvelle fenêtre apparaît.
  2. Dans la section Paramètres de transaction de l'onglet Configuration, configurez les options suivantes :
    • Afficher les rappels : Cochez cette case si vous souhaitez que les rappels soient visibles dans toute l'organisation. Si cette case est cochée, le créateur de la transaction (ou le créateur du modèle) peut modifier les paramètres de rappel, même après l'envoi de la transaction.
    • Activation des rappels par défaut : Si cette case est cochée, les destinataires d'une nouvelle transaction recevront par défaut des rappels par courriel pour signer la transaction.
    • Jours avant l'envoi du premier rappel : Saisissez le nombre de jours après l'envoi de la transaction où le premier rappel sera envoyé.
    • Jours entre les rappels : Tapez le nombre de jours entre les rappels successifs.
    • Nombre de rappels à envoyer : Tapez le nombre total de rappels à envoyer.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Modification des rappels pour une transaction

Si l'option Afficher les rappels est activée, le créateur de la transaction peut modifier le calendrier des rappels pour chacune de ses transactions.

Pour modifier les paramètres de rappel d'une transaction :

  1. Dans le menu OneSpan Sign for Salesforce, cliquez sur Transactions pour afficher vos transactions récentes.
  2. Cliquez sur le nom de la transaction concernée.
  3. Cliquez sur l'onglet Options avancées.
  4. Modifiez les paramètres dans la section Paramètres des rappels de transaction.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Synchronisation du statut de la transaction Salesforce avec OneSpan Sign

Pour effectuer la procédure suivante, vous devez être un administrateur système de Salesforce.

Pour mettre à jour le OneSpan Sign statut des transactions dans Salesforce avec leur statut dans :

  1. Dans OneSpan Sign for Salesforce, allez sur la page Admin.
  2. Cliquez sur l'onglet Sync des transactions. Un nouvel écran affiche toutes les transactions dont le statut est Envoyé.
  3. Sélectionnez les transactions que vous voulez synchroniser en cliquant sur la case à cocher de chacune d'elles.
  4. Si vous devez afficher des pages supplémentaires, passez à la page suivante en cliquant sur Suivant.
  5. Lorsque vous avez sélectionné toutes les transactions pertinentes, cliquez sur Synchroniser avec le serveur e-Sign. Le système va commencer à synchroniser les transactions. Si elle se termine avec succès, le message La synchronisation des transactions est terminée! apparaît. Si le système a rencontré un problème, un courriel pertinent sera envoyé à votre adresse courriel.

Visualisation du résumé des preuves d'une transaction terminée

Une fois la transaction terminée, le propriétaire de la transaction peut consulter le résumé des preuves électroniques de la transaction, y compris la piste d'audit. La piste d'audit est intégrée directement dans la transaction et peut être consultée à tout moment.

Pour afficher le résumé des preuves d'une transaction terminée :

  1. Accédez à la section Documents de la transaction.
  2. Cliquez sur Résumé des preuves. Un résumé des preuves électroniques apparaît.

Les documents Résumé des preuves sont hautement personnalisables. Vous pouvez : (1) personnaliser l'image du logo; (2) personnaliser le texte de chaque étiquette (titre, pied de page, titres des sections et champs); (3) personnaliser le nom de fichier du résumé des preuves; (4) masquer/afficher l'un des éléments suivants : logo, titre, pied de page; (5) masquer/afficher l'une des sections suivantes : Transaction, Expéditeur, Document, Destinataires, Piste d'audit. Pour en savoir plus, communiquez avec notre équipe de soutien.

Téléchargement d'une transaction terminée

Une fois la transaction terminée, le propriétaire de la transaction peut généralement la télécharger sous forme de fichier compressé. Ce dossier contient tous les documents signés, ainsi que l'accord de consentement électronique.

La taille maximale d'un fichier compressé de transaction est de 10 Mo.

Pour permettre la création de fichiers compressés de transaction :

  1. Dans OneSpan Sign for Salesforce, allez sur la page Admin.
  2. Accédez à la section Paramètres de la transaction.
  3. Cochez la case Activer le bouton « Télécharger les documents signés ».
  4. Cliquez sur Enregistrer.

La procédure précédente est un prérequis pour la procédure suivante.

Pour télécharger le fichier compressé d'une transaction terminée :

  1. Accédez à la section Documents de la transaction.
  2. Cliquez sur Télécharger les documents signés.

Gestion des modèles de transaction

Cette section décrit :

Création ou modification d'un modèle

Pour créer un modèle de transaction, vous devez avoir l'ensemble de autorisations OneSpan Sign Admin modèle ou l'ensemble de autorisations OneSpan Sign Admin signature activé sur votre compte.

Pour créer un modèle de transaction qui peut être réutilisé pour créer des transactions ultérieures :

  1. Dans OneSpan Sign for Salesforce, allez à la page Modèles. La page Modèles récemment consultés s'affiche.
  2. Si vous créez un nouveau modèle, cliquez sur Nouveau. Sinon, cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier. Une page de modification du modèle de transaction apparaît.
  3. Saisissez un nom de modèle, spécifiez tous les autres champs que vous souhaitez, puis cliquez sur Suivant. La page Modifier le modèle de transaction s'affiche.

    Les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge lorsque vous attribuez un nom de modèle.

  4. Dans la section Documents, sélectionnez un ou plusieurs documents à joindre au modèle.
  5. Dans la section Destinataires, identifiez un ou plusieurs destinataires à joindre au modèle (par exemple, tapez leur adresse courriel). Si vous ne connaissez pas l'identité du destinataire, vous pouvez utiliser un espace réservé au destinataire.

    Par défaut, le créateur de la transaction est ajouté à la transaction en tant que destinataire.

  6. Faites une ou plusieurs des choses suivantes :
    • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. Notez que tant que vous n'avez pas « activé » votre modèle, il s'agit d'une ébauche qui ne peut pas être utilisée pour créer une transaction.
    • Cliquez sur Préparer pour ouvrir une page dans laquelle vous pouvez préparer la mise en page des champs de signature dans les documents du modèle. Une fois que vous avez fait cela, le modèle est « préparé ».
    • Cliquez sur Activer pour rendre le modèle disponible pour la création de transactions. Le bouton Activer ne devient disponible qu'après la préparation du modèle.

Visualisation des modèles dans Salesforce

Les modèles créés dans OneSpan Sign for Salesforce peuvent être visualisés dans OneSpan Sign. Cependant, les modèles créés dans OneSpan Sign ne peuvent pas être visualisés dans OneSpan Sign for Salesforce.

Création d'une transaction à partir d'un modèle

Pour créer une transaction à partir d'un modèle de transaction :

  1. Dans le menu OneSpan Sign for Salesforce menu, cliquez sur Transactions > Nouvelle transaction.

  2. Sélectionnez Créer à partir d'un modèle.

    L'option Créer à partir d'un modèle n'est disponible que si des modèles sont actifs dans le système. S'il n'y a pas de modèle actif, vous accédez directement à la page de modification de la transaction

  3. Sur la page de modification de la transaction, sous Type de création de transaction, cliquez sur Créer à partir d'un modèle. Une liste des modèles disponibles apparaît.
  4. Dans la ligne du modèle souhaité, cliquez sur Créer. Une page de modification de la transaction s'ouvre. La nouvelle transaction contient tous les paramètres, documents et destinataires que le modèle de transaction contenait. Vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des destinataires ou des documents, ou modifier l'une des options avancées. Vous pouvez également sélectionner des types d'objets connexes pour trier les modèles disponibles.
  5. Saisissez un nouveau nom de transaction, et suivez les étapes suivantes qui apparaissent dans la procédure Création ad hoc.

    Si le modèle a été créé par quelqu'un d'autre dans votre organisation, le propriétaire de la transaction passera du créateur du modèle au titulaire du compte de la personne qui utilise le modèle.

Suppression d'un modèle

Pour supprimer un modèle de transaction, vous devez avoir l'ensemble de autorisations OneSpan Sign Admin modèle activé sur votre compte.

Pour supprimer un modèle de transaction :

  1. Cliquez sur Modèles de transaction dans le menu OneSpan Sign for Salesforce. La page d'accueil des modèles de transaction s'affiche.
  2. Sous Modèles de transaction récents, cliquez sur le nom du modèle de transaction.
  3. À côté de Modifier le modèle de transaction, cliquez sur Supprimer.
  4. Une boîte de dialogue vous avertit que le modèle sera envoyé à la corbeille et décrit comment récupérer le modèle à partir de cette corbeille. Pour confirmer la suppression du modèle, cliquez sur Continuer.

Tutoriel vidéo

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