OneSpan Sign for Google Workspace

Les processus manuels peuvent ralentir vos opérations et introduire des erreurs. Le changement fréquent d'application et la paperasserie engendrent souvent la perte de documents, des informations incomplètes et des erreurs de saisie de données. Cependant, grâce à l'intégration prête à l'emploi de OneSpan Signavec Google Workspace vous pouvez augmenter la productivité de vos employés et supprimer toute tâche manuelle, en lançant des processus de signature directement à partir de votre site Web Google Workspace. Une fois les documents signés électroniquement, ils sont automatiquement stockés dans les limites définies Google Drive, ce qui allège la charge de travail et améliore l'archivage, la conformité et la vérification.

Création d'une transaction via OneSpan Sign for Google Workspace

La section suivante fournit un aperçu des étapes à suivre pour conclure un accord numérique via OneSpan Sign for Google Workspace.

1. Ajouter un document à Google Drive :

   • Ajoutez un ou plusieurs documents à signer, dans un dossier désigné dans Google Drive. Ces documents doivent être étiquetés au préalable.

   • Vous pouvez également utiliser un modèle OneSpan Sign .

   • Créez un nouveau Google Sheet avec les colonnes pertinentes relatives au destinataire et à la transaction. Celles-ci doivent contenir les éléments suivants :

     • Nom du destinataire

     • Courriel du destinataire

     • Nom de la transaction

2. Ajouter une nouvelle ligne dans Google Sheets :

   • Ensuite, ajoutez une nouvelle ligne à cette Google Sheet et enregistrez-la.

   • L'enregistrement de cette entrée déclenche le processus d'automatisation en arrière-plan. Selon votre configuration, OneSpan Sign récupérera les documents ajoutés soit à partir de Google Drive soit du modèle OneSpan Sign.

3. Envoyer la transaction aux destinataires :

• OneSpan Sign envoie automatiquement les documents aux destinataires désignés.

• Les destinataires reçoivent alors des courriels de notification les invitant à signer les documents en toute sécurité.

  OneSpan Sign for Google Workspace met à jour la Google Sheet avec les métadonnées extraites de la transaction OneSpan Sign. Il s'agit notamment du nom et de l'ID de la transaction, de l'état de la transaction, de la liste des documents, etc.

Une fois toutes les signatures requises recueillies, les documents et le résumé des preuves sont automatiquement marqués comme terminés et stockés en toute sécurité dans un dossier désigné dans Google Drive.

Ce dernier est constitué du document signé et de sa piste d'audit intégrée. La piste d'audit fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature. Votre organisation peut vérifier l'ensemble du processus de signature, y compris le ou les auteurs de la signature du document, la date de signature et toutes les modifications qui ont été apportées.

Cette gestion automatique des documents dispense de tout téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Google Drive.

Cette intégration est disponible dans les plans professionnels et d'entreprise sans frais supplémentaires.