Gestion des documents

Une transaction est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu'à dix documents; (2) un ou plusieurs destinataires. L'expéditeur d'une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : Crée une transaction > Ajoute des documents > Ajoute des destinataires > Prépare les documents pour la signature.

Cette section aborde les aspects suivants de la gestion des documents pour les transactions et les modèles :

• Restrictions sur les documents
• Ajout de documents aux transactions et aux modèles
• Ajouter des documents à Salesforce
• Ajout de dossiers de documents à Salesforce
• Modification de l'ordre de signature des documents
• Suppression de documents d'une transaction

Restrictions sur les documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Portable Document Format d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut généralement agir ont au moins ces autorisations activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaires.
• Microsoft Word (*.doc ou *.docx)
• Open Office (*.odt)
• Texte (*.txt)
• Rich Text Format (*.rtf)

En outre, le pilote d'impressionOneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (p. ex. : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille des fichiers

• La taille maximale d'un document unique est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances. Nous recommandons moins de 5 Mo par document.
• Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale des fichiers est de 5 Mo par document.
• Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce, le nombre maximum de documents qui peuvent être ajoutés à une transaction est de dix (10).
• Si vous activez la livraison par courriel lors de la configuration d'un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes relatives aux noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent contenir aucun des caractères suivants, séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
• Le nom d'un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser les documents PDF qui utilisent l'architecture des formulaires XML. Pour plus d'informations, voir Support XFA.
• Ne téléversez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci génèrent une erreur.
• OneSpan recommande fortement de scanner un PDF pour détecter les erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe), et de résoudre toute erreur avant d'ajouter le document à une transaction.
• Les PDF dont l'indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont pas pris en charge actuellement.

Ajout de documents aux transactions et aux modèles

Pour ajouter les documents Salesforce à une transaction ou à un modèle :

1. Ouvrir ou créer une transaction ou un modèle.
2. Dans la section Documents d'une transaction ou d'un modèle, cliquez sur Ajouter un document.
3. La boîte de dialogue Sélectionner des documents à partir de Salesforce apparaît.

   Les étapes 3 à 10 ci-dessous décrivent d'autres façons d'ajouter des fichiers à la boîte de dialogue.

4. Si vous voulez ajouter des documents à partir de votre machine locale :
   1. Cliquez sur Téléverser les fichiers locaux.
   2. Recherchez les fichiers que vous voulez, et ajoutez-les au volet Fichiers sélectionnés.
5. Si vous voulez ajouter des documents en les faisant glisser et en les déposant depuis votre machine locale :
   1. Cliquez et faites glisser les fichiers concernés vers la boîte de dialogue.
   2. Déposez les documents dans le volet Fichiers sélectionnés.
6. Si vous voulez ajouter des documents via une recherche :
   1. Dans la case Rechercher tous les fichiers, tapez le nom du fichier que vous voulez.
   2. Cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche apparaissent dans le volet central.
   3. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.
7. Si vous souhaitez ajouter des documents provenant d'une pièce jointe d'un objet connexe ou d'un flux d'objets connexes :
   1. Cliquez sur Pièce jointe d'objet connexe ou Pièce jointe de flux d'objet connexe. Le volet central répertorie tous ces documents.
   2. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.

   Dans l'étape précédente, la pièce jointe de l'objet connexe peut être soit une pièce jointe Salesforce, soit un fichier Salesforce. Pour obtenir plus d'informations sur l'utilisation des fichiers Salesforce, cliquez ici.

8. Si vous souhaitez ajouter des documents provenant d'une pièce jointe du flux d'objets associés :
   1. Cliquez sur Pièce jointe ou Pièce jointe de flux. Le volet central répertorie tous ces documents.
   2. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.
9. Si vous voulez ajouter des documents auxquels vous avez récemment accédé :
   1. Sous Contenu, cliquez sur Récent. Le volet central répertorie les documents que vous avez récemment touchés.
   2. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.
10. Si vous voulez ajouter des documents qui vous appartiennent :
    1. Sous Contenu, cliquez sur Possédé par moi. Le volet central répertorie les documents dont vous êtes le propriétaire.
    2. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.
11. Si vous voulez ajouter des documents en parcourant un répertoire existant :
    1. Sous Documents dans le volet de gauche, cliquez sur le dossier que vous souhaitez parcourir. Le volet central répertorie tous les documents contenus dans ce dossier.
    2. Cliquez sur Ajouter à côté des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés.
12. Vérifiez que tous les documents souhaités figurent dans le volet Fichiers sélectionnés, puis cliquez sur Ajouter les documents sélectionnés.

Ajouter des documents à Salesforce

Ces procédures décrivent les capacités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles que lorsque vous utilisez l'interface utilisateur classique.

Pour ajouter des documents à Salesforce :

1. Cliquez sur le signe + dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets s'ouvre.
2. Cliquez sur Documents.
3. Dans la section Documents récents, cliquez sur Nouveau. La page Téléverser un nouveau document s'ouvre.



4. Saisissez les détails du document, y compris le nom et la description du document, ainsi que le dossier qui contiendra le document.
5. Sélectionnez le fichier en choisissant le fichier sur votre ordinateur ou en fournissant une référence de chemin d'accès/URL au fichier.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de dossiers de documents à Salesforce

Ces procédures décrivent les capacités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles que lorsque vous utilisez l'interface utilisateur classique.

Vous pouvez utiliser les dossiers de documents pour créer des sous-répertoires de vos documents Salesforce.

Pour créer un dossier de documents :

1. Cliquez sur le signe + dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets s'affiche.
2. Cliquez sur Documents. La page d'accueil des documents s'ouvre.



3. Dans la section Dossiers de documents, cliquez sur Créer un nouveau dossier. La page Nouveau dossier de document apparaît.



4. Tapez une étiquette de dossier de document, et sélectionnez une option d'accès au dossier public.
5. Sélectionnez l'une des options qui spécifie l'accessibilité du dossier.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification de l'ordre de signature des documents

Les documents sont signés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans la section Documents d'une transaction.

Pour changer l'ordre dans lequel les documents seront signés :

• Dans la colonne Action, cliquez sur les flèches croisées, une par une, et faites glisser chaque document vers le haut ou vers le bas de la liste jusqu'à ce qu'il occupe la place souhaitée dans l'ordre des documents.

Suppression de documents d'une transaction

Pour supprimer un document d'une transaction :

• Dans la colonne Action, cliquez sur X à côté du nom du document.