OneSpan Sign for Sharepoint

Les processus manuels peuvent ralentir vos opérations et introduire des erreurs. Le changement fréquent d'application et la paperasserie engendrent souvent la perte de documents, des informations incomplètes et des erreurs de saisie de données. Cependant, grâce à l'intégration modélisée de OneSpan Sign pour SharePoint, vous pouvez augmenter la productivité des employés et supprimer toute tâche manuelle, en lançant des processus de signature directement à partir de la plateforme SharePoint . Une fois les documents signés électroniquement, ils sont automatiquement stockés dans SharePoint, ce qui allège la charge de travail et améliore l'archivage, la conformité et la vérification.

Préparation d'une transaction avec OneSpan Sign for Sharepoint

Voici un aperçu de flux de travail OneSpan Sign for Sharepoint typique :

1. Connectez-vous à votre site SharePoint :

   • En tant qu'employé, connectez-vous à votre site SharePoint avec vos identifiants.

2. Accédez au dossier désigné pour les accords :

   • Dans le répertoire Documents, localisez le dossier intitulé Accords à signer.

   • N'affichez que ce dossier et le document spécifique à signé.

3. Créer une nouvelle liste : Accords à signer :

   • Créez une nouvelle liste dans SharePoint intitulée Accords à signer.

4. Inclure les détails de la transaction et les informations sur le destinataire :

   • Dans la liste, indiquez les informations suivantes :

     • Titre de la transaction : Décrivez l'objectif de l'accord.

     • Coordonnées du destinataire : Fournissez des informations sur la personne devant signer.

     • Documents à signer : Joignez les documents correspondants.

5. L'enregistrement de l'entrée déclenche le processus de signature :

   • L'enregistrement de l'entrée dans la liste lance automatiquement le processus de signature électronique.

   • L'accord est envoyé aux destinataires désignés pour signature électronique.

6. Invite de signature numérique sécurisée au destinataire :

   • Les destinataires reçoivent un courriel de notification les invitant à signer le document en toute sécurité.

   • Ils accèdent au document et le signent numériquement via OneSpan Sign.

7. Achèvement et stockage automatiques :

   • Une fois toutes les signatures requises recueillies, le document est automatiquement signalé comme terminé.

   • L'accord entièrement exécuté est conservé en toute sécurité dans SharePoint, dans le dossier Signed Retainer Documents.

Le dossier Signed Retainer Documents contient le document signé et sa piste d'audit intégrée. La piste d'audit fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature. Votre organisation peut vérifier l'ensemble du processus de signature, y compris le ou les auteurs de la signature du document, la date de signature et toutes les modifications qui ont été apportées.

Cette gestion automatique des documents dispense de tout téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans SharePoint.

Cette intégration est une extension payante d'un plan d'entreprise et n'est pas disponible dans un plan professionnel.