Gestion des destinataires

Une transaction est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu'à dix documents; (2) un ou plusieurs destinataires. L'expéditeur d'une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : Crée une transaction > Ajoute des documents > Ajoute des destinataires > Prépare les documents pour la signature.

Chaque transaction documentaire et chaque modèle de transaction contient un ou plusieurs destinataires.

Cette section aborde les aspects suivants de la gestion des destinataires des transactions et des modèles :

• Ajout de destinataires à une transaction
• Authentification du destinataire
• Définir un flux de travail de destinataire
• Signature en personne
• Suivi du statut de la signature
• Suppression de destinataires d'une transaction
• Changement de destinataire

Ajout de destinataires à une transaction

Vous pouvez ajouter jusqu'à 30 destinataires à une transaction.

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Localisez la transaction appropriée sur le tableau de bord ou en utilisant le champ de recherche de la recherche rapide.
   • Dans Lightning Experience, cliquez sur la flèche déroulante à côté de la transaction et cliquez sur Modifier.
   • Dans l'interface utilisateur classique, cliquez sur Modifier à côté du nom de la transaction.
2. Cliquez sur Ajouter un destinataire dans la section Destinataires de la page Modifier la transaction.

   Le propriétaire de la transaction est toujours ajouté à la liste des destinataires en tant que destinataire par défaut. Chaque destinataire supplémentaire se voit également attribuer un rôle par défaut.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu déroulant de la colonne Type :

   La modification manuelle de l'adresse courriel ne change pas l'adresse courriel du contact lui-même. En revanche, si vous modifiez manuellement une adresse courriel, le champ de recherche sera automatiquement remplacé par l'adresse courriel externe.

   • Contact : Indiquez un nom, une adresse courriel et un numéro de téléphone pour le destinataire.

   • Les numéros de téléphone doivent comporter 10 chiffres plus un numéro d'extension.

   • Courriel externe : Indiquez un prénom, un nom, une adresse courriel et un numéro de téléphone pour le destinataire.
   • Utilisateur : Indiquez un nom, une adresse courriel et un numéro de téléphone pour le destinataire.
   • Prospect : Indiquez un nom, une adresse courriel et un numéro de téléphone pour le destinataire.
   • Groupe : Sélectionnez un nom et une adresse courriel pour le groupe dans le menu déroulant.

   Les groupes doivent être créés à l'aide de OneSpan Sign. Pour obtenir plus d'informations, consultez Gestion des groupes.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire supplémentaire que vous souhaitez ajouter.

Authentification du destinataire

Avant que OneSpan Sign ne donne accès à une transaction documentaire, chaque destinataire doit être authentifié en tant que destinataire prévu. Le propriétaire de la transaction choisit la méthode d'authentification pour chaque destinataire lorsqu'il ajoute le destinataire à la transaction. Des méthodes différentes peuvent être choisies pour des destinataires différents.

Le reste de cette section traite des sujets suivants :

• Méthodes d'authentification
• Déverrouillage des destinataires

Méthodes d'authentification

Les méthodes d'authentification que vous pouvez choisir dépendent des méthodes d'authentification qui vous ont été accordées, en tant qu'utilisateur, par votre administrateur. Toutes ces méthodes d'authentification ne sont pas forcément disponibles pour vous. Si vous ne voyez pas l'un d'entre eux, communiquez avec notre équipe de soutien. Les méthodes d'authentification de base suivantes peuvent être disponibles pour tous les destinataires :

• Aucun : Il s'agit de la méthode d'authentification par défaut. L'identité d'un destinataire est vérifiée par sa capacité à accéder à le courriel d'invitation envoyé par OneSpan Sign. Cette méthode dépend de la sécurité du système de courriel. Les méthodes Q&R et Message texte offrent plus de sécurité.
• Q&R : Cette méthode exige que le propriétaire de la transaction définisse une ou deux questions et réponses auxquelles le destinataire doit répondre. Si le destinataire peut fournir les bonnes réponses, il est vérifié qu'il s'agit bien du destinataire prévu. Les expéditeurs peuvent choisir de masquer les réponses fournies par le destinataire, de sorte que chaque caractère de la réponse apparaîtra sur l'écran du destinataire sous la forme d'un astérisque (*).

Pour un destinataire qui est un utilisateur, un contact ou un prospect de Salesforce, le propriétaire de la transaction peut sélectionner les informations stockées dans Salesforce au sujet du destinataire, et utiliser ces informations comme réponse.

• Message texte : Lorsque le propriétaire de la transaction sélectionne cette méthode, il doit fournir le numéro de téléphone mobile du destinataire. OneSpan Sign enverra un code à ce numéro lors de l'envoi de la transaction. L'identité du destinataire est ensuite vérifiée par sa capacité à fournir ce code lorsqu'il tente d'accéder à la transaction.
  • Les numéros de téléphone peuvent contenir le numéro d'extension. Les caractères +, - et ( ) sont également acceptés.
  • Les numéros de téléphone internationaux sont également pris en charge. Pour appeler à l'étranger, composez [+][code pays] [code régional][numéro de téléphone].

  Signer avec un certificat personnel

  Si la signature de certificats personnels a été activée et configurée sur votre compte OneSpan Sign, les utilisateurs peuvent signer des transactions à l'aide d'un certificat numérique qui réside sur une carte à puce ou un jeton matériel. Pour l'activer, sélectionnez Certificat personnel dans le menu déroulant Méthode de signature de la section Destinataires.

Déverrouillage des destinataires

Si un destinataire ne parvient pas à s'authentifier un trop grand nombre de fois (trois), il peut être bloqué dans le système.

Lorsqu'un destinataire est bloqué :

• Il est informés qu'il ne pourra pas s'authentifier et ne pourra pas signer de documents par la suite tant qu'il n'aura pas été déverrouillé.
• Le propriétaire de la transaction est informé qu'un destinataire a été verrouillé (sur la page de détails de la transaction, dans la section Destinataires, sous Action).

Pour débloquer un destinataire qui s'est retrouvé bloqué :

1. Cliquez sur Débloquer le destinataire à côté du nom du destinataire. Un message vous demande de confirmer que vous voulez déverrouiller le destinataire.
2. Cliquez sur Confirmer. Le destinataire est déverrouillé et peut à nouveau essayer de s'authentifier.

Un autre événement qui débloque les destinataires bloqués est le renvoi d'une transaction par le propriétaire de la transaction.

Définir un flux de travail de destinataire

Par défaut, les destinataires peuvent signer dans n'importe quel ordre. Si vous voulez qu'ils signent dans un ordre spécifique, vous devez définir un flux de travail de destinataire.

Pour définir un flux de travail de destinataire :

1. Dans la section Destinataire, cochez la case Appliquer l'ordre de signature.
2. Dans la colonne Action, cliquez sur les flèches croisées, une à la fois, et faites glisser chaque destinataire vers le haut ou vers le bas de la liste jusqu'à ce qu'il occupe la place souhaitée dans l'ordre des destinataires. Vous pouvez également saisir un ordre de signature dans le champ approprié.

Pour créer des groupes de destinataires, saisissez le même numéro pour chaque destinataire que vous souhaitez inclure dans le groupe. Par exemple, si vous saisissez « 1 » à côté de trois destinataires différents, ces trois destinataires devront signer avant que la transaction ne se poursuive vers les destinataires marqués « 2 ».

Signature en personne

Les documents d'une transaction peuvent être signés sur le même appareil par le propriétaire de la transaction et par tous les autres destinataires. C'est ce qu'on appelle la « signature en personne ».

Par exemple, supposons qu'un agent d'assurance-vie rende visite à un couple à son domicile, en utilisant un appareil mobile comme une tablette. L'agent peut préparer une transaction d'assurance lors de sa rencontre avec le couple. L'agent et le couple peuvent signer électroniquement tous les documents pertinents lors de leur unique rencontre.

Par défaut, le premier destinataire est le propriétaire de la transaction. Après que cette personne a signé, chaque destinataire suivant doit à son tour :

1. Accepter un affidavit qui confirme leur identité.
2. Lire et accepter l'accord de consentement à la divulgation et à la signature électroniques.
3. Signer.

Suivi du statut de la signature

Pour une transaction donnée, cette fonction permet à un utilisateur de voir le statut de signature de chaque utilisateur : (1) à partir de la page de la transaction; (2) à partir de la liste des objets liés à la transaction.

Les valeurs possibles pour le statut de la signature sont les suivantes :

• Non signé : Pour les transactions dont le statut de la transaction est ébauche
• En attente de signature : Pour les transactions dont le statut est Préparé, Décliné, Refusé ou Expiré
• Ce destinataire est verrouillé : Pour un destinataire qui a été verrouillé, en raison d'un trop grand nombre de tentatives d'authentification infructueuses
• Aucune signature n'est requise : Pour une transaction sans blocs de signature requis (par exemple, un réviseur)
• Tous les documents sont signés : Pour une transaction dans laquelle tous les blocs de signature ont été signés

Suppression de destinataires d'une transaction

Pour supprimer un destinataire d'une transaction :

• Dans la colonne Action, cliquez sur X à côté du nom du destinataire .

Changement de destinataire

La fonction Changement de destinataire permet à un destinataire de déléguer sa signature à un autre destinataire. Le destinataire délégué doit fournir l'adresse courriel et le nom complet du délégué. En option, le destinataire de la délégation peut également fournir un message courriel pour le délégué. Les deux destinataires sont informés du changement de destinataire et reçoivent une copie du message courriel. Si un destinataire a délégué sa signature, le créateur de la transaction en est également informé.

Le reste de cette section traite des sujets suivants :

• Délégation de signature
• Délégation de votre signature

Délégation de signature

Le créateur d'une transaction peut préciser quel destinataire sera autorisé à déléguer sa signature sur la transaction.

Pour permettre à un destinataire de déléguer sa signature :

• Dans la section Destinataires d'une transaction ou d'un modèle, cochez la case Modifier le destinataire à côté du nom du destinataire. Le destinataire pourra déléguer sa signature plusieurs fois.

Bien que la case à cocher Modifier le destinataire soit toujours visible, elle ne s'applique pas aux propriétaires de transactions, aux propriétaires de modèles ou aux détenteurs d'emplacements de destinataires.

Délégation de votre signature

Cette section n'est pertinente que pour les destinataires qui sont autorisés à déléguer leur signature (consultez Délégation de signature).

Pour déléguer votre signature à un autre destinataire :

1. Ouvrez votre courriel d'invitation, et cliquez sur le lien Aller aux documents. La page Accord de consentement apparaît.
2. Cliquez sur Modifier le destinataire en haut de la page. La boîte de dialogue Modifier le destinataire apparaît.
3. Saisissez le prénom, le nom et l'adresse courriel du nouveau destinataire. En option, tapez un message à envoyer par courriel au nouveau destinataire.
4. Cliquez sur OK. Un message de remerciement confirme que vous avez réussi à déléguer votre signature au nouveau destinataire.
5. Cliquez sur OK.

Le nouveau destinataire reçoit un courriel d'invitation, avec un lien vers les documents à signer. Le courriel contient également le nom et l'adresse courriel du destinataire de la délégation.