Une transaction est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign for SharePoint Online. Pour créer une transaction et ensuite distribuer ses documents pour signature, effectuez les procédures suivantes :
- Création d'une transaction
- Ajout de documents
- Gestion des destinataires
- Préparation des documents
- Envoi d'une transaction
Création d'une transaction
Pour créer une transaction :
- Connectez-vous à OneSpan Sign pour SharePoint Online en tant qu'utilisateur autorisé à créer une transaction.
- Sélectionnez un document à inclure dans une transaction. Vous devez d'abord sélectionner un document pour activer les actions dans la barre d'outils.
- Sur le ruban, cliquez sur Nouvelle transaction. La page Nouvelle transaction s'affiche.
- Saisissez un nom pour la transaction. En option, vous pouvez saisir une description de la transaction.
- Si vous voulez créer la transaction à partir d'un modèle, choisissez-en un dans la liste déroulante Sélectionner un modèle. Cette liste affiche tous les modèles que vous avez créés, ainsi que tous les modèles créés par d'autres utilisateurs et marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.
- En option : Utilisez l'onglet Avancé pour spécifier ces paramètres supplémentaires :
- Date d'expiration - Indiquez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois que la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. Vous ne pouvez pas choisir comme date d'expiration la date du jour ou une date dans le passé.
- Langue - La langue dans laquelle la transaction apparaîtra.
- Message courriel - Permet d'envoyer un message qui sera affiché par tous les destinataires dans le cadre du courriel d'invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera rempli à partir de ce modèle.
- Signature en personne - Permet à la transaction d'être signée, en personne, par tous les signataires sur le même appareil.
- Cliquez sur Créer.
Votre transaction est créée, et apparaît maintenant dans l'onglet Ébauches. Vous êtes maintenant prêt à ajouter des documents.
Les transactions qui sont créées dans OneSpan Sign for SharePoint Online peuvent également être vues dans OneSpan Sign. Inversement, toute transaction créée dans OneSpan Sign peut également être vue dans OneSpan Sign for SharePoint Online.
Ajout de documents
Cette section aborde les sujets suivants relatifs à l'ajout de documents à une transaction :
- Considérations générales
- Ajout de documents à partir des bibliothèques Microsoft SharePoint
- Téléversement de documents à partir d'un répertoire local
- Suppression de documents
Considérations générales
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
- Portable Document Format d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut généralement agir ont au moins ces autorisations activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaires.
- Microsoft Word (*.doc ou *.docx)
- Open Office (*.odt)
- Texte (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
En outre, le pilote d'impressionOneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (p. ex. : Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille des fichiers
- La taille maximale d'un document unique est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances. Nous recommandons moins de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale des fichiers est de 5 Mo par document.
- Si votre organisation utilise les connecteurs Salesforce, le nombre maximum de documents qui peuvent être ajoutés à une transaction est de dix (10).
- Si vous activez la livraison par courriel lors de la configuration d'un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes relatives aux noms de fichiers
- Les noms de fichiers des documents ne doivent contenir aucun des caractères suivants, séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
- Le nom d'un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.
Contraintes générales des fichiers
- Nous vous recommandons de ne pas utiliser les documents PDF qui utilisent l'architecture des formulaires XML. Pour plus d'informations, voir Support XFA.
- Ne téléversez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci génèrent une erreur.
- OneSpan recommande fortement de scanner un PDF pour détecter les erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe), et de résoudre toute erreur avant d'ajouter le document à une transaction.
- Les PDF dont l'indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont pas pris en charge actuellement.
Ajout de documents à partir des bibliothèques Microsoft SharePoint
Pour ajouter des documents à une transaction à partir d'une bibliothèque Microsoft SharePoint :
- Sélectionnez la transaction.
- Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner un document. La bibliothèque de documents apparaît.
- Sélectionnez l'emplacement des documents à ajouter.
- Sélectionnez les documents à ajouter.
- Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Téléversement de documents à partir d'un répertoire local
Pour ajouter des documents à une transaction à partir d'un répertoire local :
- Sélectionnez la transaction.
- Cliquez sur Télécharger. Une boîte de dialogue apparaît.
- Accédez à l'emplacement de vos documents et sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Suppression de documents
Pour supprimer un document d'une transaction :
- À côté du nom du document, cliquez sur X.
Gestion des destinataires
Cette section traite des sujets suivants :
Ajout de destinataires
Vous devez ajouter comme « destinataires » toutes les personnes que vous souhaitez voir signer un ou plusieurs documents d'une transaction. Les destinataires sont ajoutés un par un. Par défaut, vous êtes inscrit comme destinataire parce que vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires de la transaction en cours sont affichés dans la liste des destinataires.
Pour ajouter des destinataires à une transaction :
- Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.
- Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner le destinataire SharePoint. Sinon, dans la liste déroulante Type, sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez vous sélectionner vous-même ou sélectionner une autre personne. Si vous vous sélectionnez, il vous suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez saisir des valeurs dans les champs suivants :
- Courriel : L'adresse courriel du destinataire. Ce champ doit avoir le format d'une adresse courriel valide.
- Prénom : Le prénom du destinataire.
- Nom de famille : Le nom de famille du destinataire.
- Cliquez sur Ajouter.
- Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.
- Si vous souhaitez modifier l'ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez le commutateur Définir l'ordre de signature. Faites ensuite glisser la poignée de chaque destinataire (points à gauche de son icône) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires jusqu'à l'emplacement souhaité. Le numéro figurant à côté d'un destinataire représente sa place dans l'ordre de signature.
Suppression de destinataires
Pour supprimer un destinataire d'une transaction :
- Cliquez sur X à côté du nom du destinataire.
Préparation des documents
Une fois que vous aurez ajouté les documents et les destinataires à la transaction, vous serez prêt à commencer à ajouter des cases de signature et des champs à chaque document. Les cases de signature définissent l'endroit où chaque signataire doit signer un document, et les champs contiennent les informations associées concernant le signataire. Sur un document donné, vous pouvez inclure plus d'une case de signature pour le même signataire.
Le reste de cette section décrit :
Ajout de boîtes et de champs de signature
Pour ajouter des cases et des champs de signature à un document :
- Cliquez sur Préparer l'envoi pour ouvrir la vue du Concepteur.
- Sur la page de consentement aux divulgations et signatures électroniques, cliquez sur la flèche de droite pour accéder à votre premier document.
- À l'aide de la flèche déroulante de la liste des destinataires, sélectionnez le signataire dont vous souhaitez ajouter la signature.
Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires à ce stade.
- Sélectionnez le type de boîte de signature que vous souhaitez ajouter au document. Par exemple, une signature, ou les initiales du signataire.
- Faites glisser la boîte de signature à l'endroit où vous voulez qu'elle apparaisse dans le document.
- Pour modifier le type de boîte de signature ou pour ajouter un champ, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
- Répétez ces étapes pour chaque boîte de signature que vous souhaitez ajouter.
Répétez ces étapes pour chaque document supplémentaire de la transaction. Les documents supplémentaires apparaissent sur le côté droit de la page.
Types de champs
Vous pouvez ajouter l'un des types de champs suivants :
- Date de signature : Ce champ est automatiquement rempli avec la date à laquelle le document est signé.
- Nom du signataire : Ce champ est automatiquement rempli avec le prénom et le nom du signataire, qui sont fournis lorsque le signataire est ajouté à la transaction.
- Titre du signataire : Ce champ affiche le titre du signataire, qui est fourni lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si le titre du signataire n'est pas fourni, ce champ reste vide et n'est pas visible sur le document.
- Entreprise du signataire : Ce champ affiche l'entreprise du signataire, qui est fournie lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si l'entreprise du signataire n'est pas indiquée, ce champ reste vide et n'est pas visible sur le document.
- Champ de texte : Ce champ fournit une case dans laquelle le signataire peut entrer des informations supplémentaires au moment de la signature.
- Case : Une case est une option sur laquelle le signataire peut cliquer pour afficher une coche (un nouveau clic supprime le crochet). Une case est utile pour indiquer que le signataire a effectué une action. Par exemple, un document peut comporter la question suivante : Avez-vous demandé un prêt hypothécaire à une autre institution financière?, accompagnée des réponses Oui ou Non. Vous pouvez placer une case à côté de Oui, et une autre à côté de Non.
OneSpan Sign inclut automatiquement la convention de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.
Actuellement, OneSpan Sign propose des accords de consentement aux divulgations et signatures électroniques en anglais et en français. Si vous souhaitez obtenir un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord figure dans vos transactions, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien.
Envoi d'une transaction
Après avoir préparé les documents d'une transaction, vous êtes prêt à distribuer la transaction à ses destinataires.
Pour envoyer une transaction à ses destinataires :
- Dans le Concepteur, cliquez sur Envoyer pour signer.
- Cliquez sur OK pour confirmer que vous voulez envoyer la transaction.