Paramètres administratifs

L'onglet Paramètres administratifs permet de configurer la manière dont les utilisateurs interagissent avec OneSpan Sign for SharePoint Online. À partir de cette page, vous pouvez définir les options suivantes :

• Accorder l'accès à OneSpan Sign for SharePoint Online
• Paramètres de validation des documents
• Paramètres de langue
• Stockage des documents signés
• Destination des documents SharePoint
• Renommer un fichier

Accorder l'accès à OneSpan Sign for SharePoint Online

Pour accorder à un utilisateur l'accès à OneSpan Sign for SharePoint Online, vous devez configurer les paramètres de la méthode de création de compte d'expéditeur dans l'onglet Admin. Les options suivantes sont disponibles :

• Automatique : Les utilisateurs ayant accès au site sur lequel OneSpan Sign for SharePoint Online est installé auront par défaut accès à cette application. La première fois qu'un utilisateur de Microsoft SharePoint ouvre l'application, un compte d'expéditeur OneSpan Sign for SharePoint Online est créé pour lui. Ce compte sera créé en utilisant leur adresse courriel Microsoft SharePoint.
• Manuel : L'accès à OneSpan Sign for SharePoint Online doit être accordé à chaque utilisateur qui doit pouvoir utiliser cette application.

Pour obtenir plus d'informations sur la manière d'accorder manuellement l'accès à l'application OneSpan Sign for SharePoint Online, ou pour consulter des informations sur la manière de travailler avec des expéditeurs existants, voir Gestion des expéditeurs.

Utilisateurs existants de OneSpan Sign

Si votre utilisateur Microsoft SharePoint possède déjà un compte OneSpan Sign et que les adresses courriel de OneSpan Sign et Microsoft SharePoint sont les mêmes, cet utilisateur aura automatiquement accès à OneSpan Sign for SharePoint Online. Toutefois, si ces adresses courriel ne correspondent pas, il faudra créer un nouveau compte utilisateur OneSpan Sign en utilisant les méthodes de création automatique ou manuelle décrites ci-dessus.

Paramètres de validation des documents

Les paramètres de validation des documents sont utilisés pour déterminer comment les documents peuvent être utilisés dans une transaction. Dans cette section, vous pouvez définir les éléments suivants :

• Types de fichiers : Utilisez la liste déroulante pour sélectionner les types de fichiers qui peuvent être utilisés dans une transaction. Par défaut, les types de fichiers suivants sont pris en charge :
  • PDF
  • docx
  • doc
  • odt
  • rtf

Paramètres de langue

Après l'installation du connecteur, un administrateur doit utiliser la procédure suivante pour spécifier la langue qu'il utilisera. La procédure peut être répétée ultérieurement pour changer cette langue.

Pour spécifier la langue que le connecteur utilisera :

1. Connectez-vous à OneSpan Sign for SharePoint Online en tant qu'utilisateur avec des privilèges d'administrateur.
2. Cliquez sur l'onglet Paramètres administratifs.
3. Dans la liste déroulante Langues prises en charge, sélectionnez toutes les langues que vous souhaitez mettre à la disposition de vos utilisateurs. Les langues non sélectionnées ne seront pas disponibles.
4. Dans la liste déroulante Langue par défaut, sélectionnez la langue par défaut qui sera utilisée par vos utilisateurs.

Stockage des documents signés

Le champ Stockage des documents signés détermine l'endroit où les documents signés sont finalement stockés. Vous disposez des options suivantes :

• OneSpan Sign : Enregistrer vos documents signés dans votre application OneSpan Sign.
• Microsoft SharePoint : Stocker vos documents signés dans votre compte Microsoft SharePoint. Consultez Destination des documents SharePoint et Renommer un fichier pour plus d'options.

Destination des documents SharePoint

Si vous décidez de stocker vos documents signés sur Microsoft SharePoint, vous pouvez les stocker aux endroits suivants :

• Bibliothèque de documents par défaut : Les documents signés seront stockés dans un dossier de documents OneSpan Sign for SharePoint Online par défaut, généralement situé dans votre dossier Documents.
• Dossier spécifique : Les documents signés seront conservés à l'endroit de votre choix.
• Emplacement original : Les documents signés seront stockés au même endroit que celui d'où ils ont été téléversés à l'origine.

L'endroit où le résumé des preuves des transactions effectuées sera stocké dépend du choix ci-dessus : (1) si vous stockez les documents signés dans un dossier spécifique, le résumé des preuves y sera stocké; (2) si vous stockez les documents signés dans une bibliothèque de documents par défaut ou dans l'emplacement d'origine, le résumé des preuves sera stocké dans la bibliothèque de documents par défaut.

Si vous copiez des documents sur Microsoft SharePoint et que vous supprimez ensuite toute transaction à laquelle ces documents ont été associés, les documents ne sont pas supprimés de Microsoft SharePoint. Vous devrez les supprimer manuellement.

Renommer un fichier

Si vous décidez de stocker vos documents signés sur Microsoft SharePoint, vous pouvez renommer le document original pour indiquer qu'il a été modifié. Par exemple, en ajoutant Signé au nom du document.

Pour renommer un document signé :

1. Dans la section Stockage des documents signés, sélectionnez SharePoint.
2. Dans la section Renommer le fichier, sélectionnez Choisir un format personnalisé.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Ajouter un préfixe : Saisissez le texte que vous souhaitez voir ajouter au début du nom du fichier du document.
   • Ajouter un suffixe : Saisissez le texte que vous souhaitez voir ajouter à la fin du nom de fichier du document.
   • Ajouter l'horodatage : Sélectionnez soit Avant, soit Après, pour que la date et l'heure de la signature du document soient ajoutées au nom du fichier du document.