Configuration des destinataires

Une transaction est l'expérience d'un utilisateur de OneSpan Sign lorsqu'il examine, accepte, signe et éventuellement télécharge des documents. L'expéditeur d'une transaction effectue généralement les procédures suivantes :

• Création d'une transaction
• Ajout de documents à une transaction
• Ajout de destinataires à une transaction
• Configuration de l'authentification des destinataires
• Ajouter des champs à un document
• Gestion des rappels de transaction

La section Destinataires de la page Ébauche vous permet de : (1) visualiser tous les destinataires existants des invitations à signer de la transaction ; (2) modifier divers paramètres pour ces destinataires ; (3) ajouter d'autres destinataires à la transaction.

Le reste de cette page décrit les procédures suivantes :

• Ajout de destinataires à une transaction
• Changement du type de destinataire
• Modification des informations personnelles d'un destinataire
• Spécification de l'ordre de signature
• Configuration des autres paramètres du destinataire
• Suppression d'un destinataire d'une transaction
• Envoi de rappels de transactions

Si vous le souhaitez, vous pouvez également configurer les méthodes d'authentification des destinataires.

Ajout de destinataires à une transaction

Les destinataires peuvent être ajoutés à une transaction qui se trouve à l'état Ébauche ou En cours. Si la transaction est en cours, le processus de signature sera interrompu jusqu'à ce que les modifications soient terminées.

Vous pouvez ajouter jusqu'à un maximum de 100 destinataires par modèle ou transaction. Cependant, pour des performances maximales, nous vous recommandons de limiter le nombre de destinataires à 20.

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Cliquez sur Ajouter un destinataire. Une nouvelle ligne apparaît pour un nouveau destinataire.
3. Saisissez le prénom, le nom ou l'adresse électronique du destinataire.
   Ces trois champs se trouvent à droite de l'"icône du destinataire" (). En saisissant l'un de ces champs, on obtient une liste d'utilisateurs correspondants : (1) l'historique des destinataires; (2) la liste des expéditeurs du compte. Remplissez chaque champ soit en tapant, soit en sélectionnant une option dans la liste des destinataires qui apparaît.

   Vous ne pouvez pas utiliser de guillemets droits ( " ) lorsque vous saisissez le nom d'un signataire. Cependant, vous pouvez utiliser les simples apostrophes ( ' et ').

   Les champs suivants peuvent apparaître pour les utilisateurs de cette liste :

   • Prénom : Le prénom du destinataire. Ce champ est affiché uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même. C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l'un de ces types.
   • Nom de famille : Le nom de famille du destinataire. Ce champ est affiché uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même. C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l'un de ces types.
   • Courriel : L'adresse courriel du destinataire. Ce champ doit avoir le format d'une adresse courriel valide. Il est affiché uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même . C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l'un de ces types.

4. Répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les destinataires souhaités.
5. En option : Pour configurer des paramètres supplémentaires pour un destinataire (y compris l'authentification du destinataire), cliquez sur les points de suspension à côté du destinataire (...), puis sur Paramètres. Ces paramètres peuvent être mis à jour à tout moment.
6.  Cliquez sur Suivant pour accepter vos paramètres. Vous pouvez ensuite ajouter des champs aux documents de la transaction.

Politique relative aux courriels non distribuables

Les règles suivantes s'appliquent aux adresses électroniques ne recevant pas les notifications du système :

• Si la livraison à l'adresse courriel d'un destinataire échoue plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign; (2) le destinataire ne recevra plus de courriels de OneSpan Sign.
• Si le courriel d'un destinataire est mis sur liste noire à partir d'un compte, il sera mis sur liste noire à partir de tous les comptes OneSpan Sign.
• Si une transaction est envoyée et qu'elle contient une adresse courriel figurant sur une liste noire, un courriel informera l'expéditeur de la transaction que l'adresse figure sur cette liste. Une notification est envoyée chaque fois que l'adresse figurant sur la liste noire est utilisée.
• Si l'expéditeur de la transaction souhaite retirer une adresse courriel de la liste noire, il doit communiquer avec son administrateur système, qui doit appeler notre équipe de soutien.

Langues prises en charge

Si la liste des langues prises en charge a été limitée, l'option Utiliser la langue de transaction apparaîtra sur la page Détails du destinataire.

L'activation de cette option garantit que la langue du destinataire suit toujours la langue de la transaction. Cela signifie que si la langue de la transaction est modifiée, les destinataires ayant cette option activée hériteront de la nouvelle langue.

En outre, si elle est activée, la langue sera définie sur la langue de la transaction ou du modèle, et la liste déroulante Langue sera désactivée.  

Si l'option Utiliser la langue de transaction est désactivée, la langue restera la langue de la transaction ou du modèle, et la liste déroulante Langue sera activée.

Comportement par défaut

Lorsque l'utilisation des langues prises en charge a été limitée, les comportements par défaut suivants s'appliquent :

• Lors de l'ajout d'un destinataire externe, l'option Utiliser la langue de transaction sera sélectionnée par défaut. 

• Lors de l'ajout d'un destinataire de groupe, la langue (bien que non visible sur l'interface utilisateur) sera définie sur Utiliser la langue de transaction.  Cela signifie que tout expéditeur accédant à la cérémonie de signature dans le cadre de ce groupe aura la langue de la transaction.

• Lors de l'ajout de Moi-même ou d'un destinataire interne :

  • Si l'option Remplacer la langue du destinataire est activée pour le compte, la langue du destinataire sera définie sur Utiliser la langue de transaction.

  • Si l'option Remplacer la langue du destinataire est désactivée pour le compte :

    • Si la langue préférée (expéditeur) du destinataire fait partie des langues prises en charge, la langue du destinataire sera définie sur sa langue préférée.

    • Si la langue préférée (expéditeur) du destinataire ne fait pas partie des langues prises en charge, la langue du destinataire sera définie sur Utiliser la langue de transaction.

  • Lors du remplacement d'un destinataire fictif, l'option Utiliser la langue de transaction est sélectionnée par défaut.

  • Lors du remplacement d'un destinataire fictif, l'option "Utiliser la langue de la transaction" sera sélectionnée par défaut. 

  • Lors du remplacement d'un destinataire fictif, l'option Utiliser la langue de transaction est sélectionnée par défaut. 

  • Lors de l'ajout d'un destinataire à une transaction ou à un modèle à partir de l'interface de l'expéditeur :

    • Pour un modèle ou une transaction n'ayant jamais été envoyée, si la langue sélectionnée n'est pas prise en charge, la création échouera avec un message indiquant : La langue définie pour ce modèle et/ou l'un des destinataires n'est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.

    • Pour une transaction déjà envoyée, si la langue sélectionnée est différente de la langue de la transaction ET ne fait pas partie de la liste des langues prises en charge, la création échouera avec un message indiquant : "La langue définie pour le destinataire n'est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.

Si la langue de transaction n'est plus prise en charge, lors de l'ajout ou du remplacement d'un destinataire et que l'option Utiliser la langue de transaction est sélectionnée, l'action échouera avec une erreur indiquant : La langue définie pour le destinataire n'est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.  La langue de la transaction devra être mise à jour avant l'ajout ou le remplacement du destinataire.

Réaffectation des destinataires

Par défaut, cette fonction est désactivée. Si vous l'activez pendant l'Signer Experience le destinataire sera en mesure de déléguer son rôle dans une transaction à un autre destinataire. Cette action est disponible uniquement pour les types de destinataires Destinataire et Groupe.

Pour réaffecter un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Sélectionnez le destinataire, puis cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Sélectionnez l'onglet Avancé .

5. Activez l'option Changer de signataire.

Changement du type de destinataire

Une fois qu'un destinataire a été enregistré, son type peut être modifié.

Vous ne pouvez pas modifier votre propre type de destinataire (Moi-même), et vous ne pouvez pas non plus modifier un autre destinataire pour le type Moi-même.

Pour modifier le type d'un destinataire dans Concepteur :

1. Dans la liste des destinataires, sélectionnez le destinataire dont vous souhaitez modifier le type.

2. Sélectionnez le menu déroulant à côté du nom.

3. Cliquez sur Modifier.

4. Sélectionnez l'onglet Destinataire et modifiez le type si nécessaire.

Pour modifier le type d'un destinataire dans la page de transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction concernée.
2. Cliquez sur l'icône du destinataire de l'utilisateur (). Un menu déroulant affiche les options de type :
3. Sélectionnez l'un des types de destinataires dans le tableau suivant.

Type de destinataire	Utilisation	Remarques
Destinataire	Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un expéditeur de compte ou un utilisateur individuel avec une adresse courriel.	Ce type est sélectionné par défaut lorsqu'un nouveau destinataire est ajouté à une transaction. Il n'y aura rien à faire pour cette personne, sauf si vous ajoutez des champs de documents à la transaction pour qu'elle les paraphe ou les signe.
Groupe	Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un groupe existant dans le compte.	Ce type n'est pas visible si les groupes ne sont pas configurés dans le compte, ou si l'option Activer la notarisation est sélectionnée pour la transaction.
Moi-même	Utilisez ce type pour vous ajouter en tant que destinataire, c'est-à-dire pour ajouter l'utilisateur qui est actuellement connecté.	Ce type n'est pas visible si vous êtes déjà un destinataire de la transaction.
Espace réservé	Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un signataire dont l'identité sera déterminée ultérieurement.	Cela peut être utile si, par exemple, vous créez une transaction à partir d'un modèle. Cependant, tous les espace réservés doivent être remplacés par de vrais signataires avant qu'une transaction ne soit distribuée pour signature.

Ajout de réviseurs

Un réviseur est une personne à qui l'on donne accès à une transaction afin qu'elle puisse en examiner le contenu. Un réviseur sera informé de la création et de la réalisation d'une transaction, mais n'est pas autrement impliqué. Une transaction peut avoir plusieurs réviseurs.

Pour ajouter un destinataire en tant que réviseur, il suffit de l'ajouter à la transaction, mais sans lui attribuer de signature. Un réviseur peut afficher des informations au sein de la transaction (p. ex. l'état actuel de la transaction ; qui a déjà signé ; qui n'a pas encore signé).

Les individus et les groupes peuvent être configurés en tant que réviseurs.

Modification des informations personnelles d'un destinataire

Pour modifier les données personnelles d'un destinataire existant :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Modifiez les détails du destinataire (p. ex. : Prénom, Nom, Courriel, Titre, Entreprise).

En tapant le prénom, le nom ou l'adresse courriel d'un destinataire existant, vous obtenez une liste d'utilisateurs correspondants : (1) l'historique des destinataires; (2) la liste des expéditeurs du compte. Pour obtenir plus d'informations sur l'utilisation de cette fonctionnalité, consultez Ajout de destinataires à une transaction.

Spécification de l'ordre de signature

Par défaut, le commutateur à bascule Définir l'ordre de signature dans la section Destinatairesest désactivé.

Pour spécifier un ordre de signature pour les destinataires d'une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Activez le commutateur Définir l'ordre de signature. Un numéro apparaît à côté de chaque destinataire de la liste.
3. Faites glisser la poignée de chaque destinataire (points orange à gauche de son icône) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires , jusqu'à l'emplacement approprié. Le numéro à côté du nom du destinataire sera mis à jour en fonction du nouvel ordre de signature.

Si la transaction est accessible aux lecteurs d'écran, un destinataire peut être déplacé vers l'emplacement souhaité, via les touches "flèche vers le haut" et "flèche vers le bas".

Configuration des autres paramètres du destinataire

Pour modifier les paramètres d'un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Sélectionnez le destinataire, puis cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.

3. Cliquez sur l'une des options suivantes :

Option	Paramètres	Remarques
Modifier les détails	Permet de modifier les paramètres spécifiques du destinataire. Le champ Type affiche le type de destinataire, mais il est en lecture seule. En revanche, vous pouvez modifier les paramètres suivants pour le destinataire : Rôle Prénom Nom de famille Courriel Titre, Entreprise Langue	Le champ Langue sera : (1) caché pour les destinataires de type Moi-même, Espace réservé ou Groupe; (2) désactivé pour les destinataires qui sont des expéditeurs de compte (pour eux, le système affichera la langue attribuée à leur compte).
Ajouter une méthode d'authentification	La sélection de cette option ouvre l'onglet Authentification. Cette case vous permet de spécifier la méthode d'authentification qui sera utilisée pour vérifier l'identité du destinataire. Cette action n'est disponible que pour le type de destinataire.	Pour plus d'informations, voir Nouveau.
Modifier la méthode de signature	Permet de modifier la méthode de signature pour le destinataire sélectionné. Par exemple, pour forcer un destinataire à utiliser un certificat personnel.
Demande d'ajout de pièces jointes	Cette case vous permet de spécifier une ou plusieurs pièces justificatives (par exemple, un permis de conduire) que le destinataire doit téléverser avant que la transaction ne soit terminée. Cette action n'est pas disponible pour le type de destinataire Moi-même. Une fois la transaction terminée, le propriétaire de la transaction peut examiner, commenter, télécharger ou rejeter les pièces jointes téléchargées par les destinataires.
Paramètres avancés	Message personnel : Ce champ vous permet de saisir un message personnel pour le destinataire. Ce message remplacera le message par défaut de la transaction. Cette action est disponible uniquement pour les types de destinataires Destinataire et Groupe. Changement du signataire : Par défaut, cet interrupteur est DÉSACTIVÉ. Si vous l'ACTIVEZ, au cours de la transaction Signer Experience le destinataire pourra déléguer son rôle dans la transaction à un autre destinataire. Cette action est disponible uniquement pour les types de destinataires Destinataire et Groupe. Livraison par courriel : Par défaut, cet interrupteur est DÉSACTIVÉ. Si vous l'ACTIVEZ, le destinataire recevra les documents signés de la transaction sous forme de pièce jointe à un courriel. Cette action est disponible uniquement pour les types de destinataires Destinataire et Groupe. Téléchargement du résumé des preuves : Par défaut, cet interrupteur est DÉSACTIVÉ. Si vous l'activez, le destinataire pourra télécharger le résumé des preuves dès que tous les signataires auront terminé la transaction. Les documents du résumé des preuves contiennent des informations personnelles identifiables (PII = Personally Identifiable Information). Il convient de faire preuve de prudence lorsque vous autorisez les destinataires à télécharger des documents du résumé des preuves.
Supprimer	Permet de supprimer rapidement un destinataire d'une transaction.

4. Une fois les configurations ci-dessus terminées, cliquez sur Enregistrer.

Suppression d'un destinataire d'une transaction

Pour supprimer un destinataire d'une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Sélectionnez le destinataire concerné, puis cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.
3. Cliquez sur Supprimer. Vous êtes invité à confirmer l'action.
4. Cliquez sur Oui. Un message confirme que le destinataire a été supprimé.

Cette action est disponible pour tous les types de destinataires.

Envoi de rappels de transactions

Après avoir envoyé une transaction à ses destinataires, vous pouvez leur envoyer des rappels pour leur rappeler qu'ils ont des documents à signer.

Pour renvoyer un courriel d'invitation à un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Cliquez sur l'icône de l'enveloppe du destinataire. Un message confirme qu'un rappel par courriel a été envoyé.

Pour envoyer un autre code par message texte à un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.
2. Cliquez sur l'icône du téléphone portable du destinataire. Vous êtes invité à confirmer l'action.
3. Cliquez sur Oui. Un message confirme qu'un code par message texte a été envoyé.

Cette action n'est disponible que pour les destinataires dont le type de destinataire est Destinataire et dont la méthode d'authentification est Authentification SMS.