Ajout de champs

Une transaction est l'expérience d'un utilisateur de OneSpan Sign lorsqu'il examine, accepte, signe et éventuellement télécharge des documents. L'expéditeur d'une transaction effectue généralement les procédures suivantes :

• Création d'une transaction
• Ajout de documents à une transaction
• Ajout de destinataires à une transaction
• Configuration de l'authentification des destinataires
• Ajouter des champs à un document
• Gestion des rappels de transaction

 

Ajouter des champs à un document

Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. Comme les champs de signature, les champs de non-signature peuvent être placés n'importe où dans un document. Néanmoins, chaque champ est lié à une signature particulière. Seul le signataire de cette signature peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Toutefois, une fois la signature apposée, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.

Vous ne pouvez pas ajouter de champs à ce qui suit : (1) les documents qui sont acceptés seulement; (2) le formulaire de consentement électronique; (3) les documents dans une transaction accessible.

Pour ajouter des champs à un document actif :

1. Cliquez sur le site <Nom du destinataire> de la section DESTINATAIRES de la page Préparer la transaction.
   
2. Faites glisser et déposez les champs souhaités (par exemple, la signature) de la section CHAMPS sur le document. Les Champs disponibles sont décrits ci-dessous.
   
3. Facultatif : Configurez tous les paramètres supplémentaires pour un champ sélectionné.
   • Nom du champ : Saisissez un titre pour ce champ.
   • Destinataire : Si vous le souhaitez, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre destinataire pour ce champ.
   • Infobulle de champ : Entrez les instructions ou descriptions supplémentaires susceptibles de permettre à un signataire de comprendre le champ. Cette infobulle apparaît dans Signer Experience lorsque l'on passe la souris sur un champ actionnable ou que l'on y accède via la touche TAB. Cette infobulle sera également lue par un lecteur d'écran lorsqu'il se concentrera sur le champ.
4. Si ce champ n'est pas obligatoirement nécessaire pour effectuer cette transaction, sélectionnez l'option Est facultatif. Pour plus d'informations, voir Signatures facultatives .
5. Facultatif : Utilisez la section Mise en page pour configurer la position et la taille du champ. Vous pouvez également le faire manuellement, par glisser-déposer ou en redimensionnant manuellement le champ.
6. Facultatif : Configurez la logique conditionnelle entre certains ou tous les champs que vous avez ajoutés au document à l'étape précédente. La manière de le faire est décrite dans la section ci-dessous intitulée Champs conditionnels.
7. Facultatif : Pour tous les champs ci-dessus, à l'exception de la signature par capture, de la signature mobile, de la radio et de la case à cocher, le volet Paramètres de champ comporte une section Formatage de champ qui spécifie la taille de la police pour le champ (c'est-à-dire la taille de la police qui sera utilisée pour le texte du champ lorsque le document parent sera imprimé). Les options sont les suivantes : (1) une taille de police spécifique; (2) Auto-dimensionnement (qui met le texte à l'échelle pour remplir sa zone de saisie); (3) Hériter de parent (il s'agit de la valeur par défaut, qui utilise la taille de police définie au niveau de la transaction/du modèle).

Les informations suivantes peuvent vous être utiles :

• Vous pouvez dupliquer un champ en cliquant dessus, puis en sélectionnant Dupliquer dans le volet Paramètres du champ. Le nouveau champ reproduira les propriétés du champ original (est obligatoire, est facultatif, valeur par défaut, valeurs de la liste, caractères maximum), mais son nom de champ sera réinitialisé à vide.
• Vous pouvez aligner collectivement plusieurs champs en haut, en bas, à gauche ou à droite. Appuyez sur la touche MAJ du clavier + clic droit pour sélectionner plusieurs champs. Utilisez le menu situé en haut du document pour aligner les champs en haut, en bas, à gauche ou à droite.
• Pour plus d'informations sur la signature d'un document envoyé, voir Utilisation de l'Signer Experience.
• Pour plus d'informations sur l'utilisation de la page Préparer une transaction, voir Préparation des transactions et Nouveau.

Champs disponibles

La section CHAMPS de la page Concepteur de document contient tous les champs qui peuvent être ajoutés à un document pour un destinataire donné. Deux types de champs peuvent être ajoutés :

• Champs de signature - Ils permettent de recueillir divers types de signatures et de paraphes des destinataires.

• Champs de construction de formulaires - Ils permettent de recueillir les réponses informatives des destinataires sur les documents joints à la transaction.

Champs de signature

Lorsque vous déposez ces champs de signature dans le document, le volet Paramètres du champ s'affiche à droite du document. Dans ce volet, vous pouvez nommer le champ et préciser quels destinataires doivent le remplir.

Champ	Utilisation	Paramètres du champ
Signature	Utilisée pour recueillir la signature d'un destinataire.	Les types de signature suivants sont disponibles : Cliquez pour signer Signature par capture Signature mobile Cliquez pour initialiser
Cliquez pour signer	En cliquant dans ce champ, le nom du signataire est apposé dans le champ de signature au moment de la signature. Il s'agit du type de signature par défaut.	Sélectionnez ce type de signature dans le volet Paramètres de champ situé à droite du document.
Signature par capture	Le destinataire dessine sa signature à l'aide de sa souris ou d'un autre dispositif de saisie. Le dessin de la signature est apposé sur le champ de la signature au moment de la signature.	En option, si le paramètre Du fichier est activé, le destinataire peut télécharger un fichier image qui sera apposé sur le champ au moment de la signature.
Signature mobile	Le destinataire reçoit par courriel un lien qui le redirige vers l'ouverture du document sur son téléphone portable. Le destinataire doit ensuite dessiner sa signature à l'aide de son doigt ou d'un stylet. Le dessin de la signature est ensuite apposé sur la boîte.	La capture mobile doit d'abord être activée sur votre compte. Sélectionnez ce type de signature dans le volet Paramètres de champ situé à droite du document.
Cliquez pour initialiser et Initiales du signataire	Au moment de la signature, les initiales du destinataire sont apposées dans le champ de signature.
Date de signature	Ce champ automatique estampille le document avec la date et l'heure de la signature
Nom du signataire	Ce champ automatique estampille le document avec le nom du signataire tel qu'il a été saisi sur la transaction.
Titre du signataire :	Ce champ automatique estampille le document avec le titre du signataire tel qu'il a été saisi sur la transaction.	Comme il s'agit d'un champ facultatif sur la transaction, il n'est disponible que si l'information est fournie sur la transaction.
Entreprise du signataire	Ce champ automatique estampille le document avec le nom de la société du signataire tel qu'il a été saisi sur la transaction.	Comme il s'agit d'un champ facultatif sur la transaction, il n'est disponible que si l'information est fournie sur la transaction.

Un type de signature par défaut peut être configuré pour le champ Signature en communiquant avec notre équipe de soutien. Les valeurs par défaut disponibles sont Cliquez pour signer, Signature par capture et Capture mobile.

Champs de construction de formulaires

Lorsque vous déposez ces champs de construction de formulaire dans le document, le volet Paramètres des champs s'affiche à droite du document.

Champ	Utilisation	Paramètres du champ
Champ de texte	Ce champ accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Valeur par défaut Est requis : Rendre le champ obligatoire à la signature.
Zone de texte	Il s'agit d'une zone de plusieurs lignes qui accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Valeur par défaut Est requis : Rendre le champ obligatoire à la signature.
Case	Il s'agit d'une case que le signataire peut cocher ou décocher. Utilisez des cases lorsque vous voulez permettre aux signataires de choisir plus d'une option dans une liste. Utilisez le groupe de cases pour placer les cases à cocher sélectionnées dans un groupe de cases associées. Si l'expéditeur définit l'une des cases d'un groupe comme obligatoire, le signataire doit sélectionner au moins un membre du groupe pendant la signature.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Groupe de cases : Utilisez cette option pour placer les cases sélectionnées dans un groupe de cases associées. Valeur par défaut : Basculez sur On pour cocher la case par défaut. Est requis : Rendre le champ obligatoire à la signature.
Radio	Les boutons radio permettent aux signataires de sélectionner l'une des nombreuses options prédéfinies. Utilisez des boutons radio lorsque vous voulez que les signataires ne choisissent qu'une seule option. Utilisez le groupe de radio pour placer les boutons radio sélectionnés dans un groupe de boutons associés. Vous pouvez identifier un bouton du groupe comme étant le bouton par défaut, ce qui garantit qu'il sera présélectionné. Pour ajouter un groupe de boutons radio, sélectionnez d'abord le champ de signature que vous souhaitez associer au groupe. Les groupes de boutons radio étant associés à des approbations de signature, le même groupe de boutons radio peut être utilisé plusieurs fois, avec des champs de signature différents.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Groupe radio : Utilisez cette option pour placer les boutons radio sélectionnés dans un groupe de boutons associés. Valeur par défaut : Basculez pour sélectionner le bouton radio par défaut. Est requis : Rendre le champ obligatoire à la signature.
Liste	Il s'agit d'une liste déroulante proposant plusieurs options prédéfinies aux destinataires. Le signataire peut choisir une option dans la liste. Une fois cette option sélectionnée, seule cette option est affichée, ce qui minimise l'espace que cet élément occupe à l'écran.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Liste : Saisissez les éléments qui doivent être disponibles dans la liste déroulante, un élément par ligne. Valeur par défaut : Pré-remplir la liste déroulante avec l'un des éléments de la liste ou laisser ce champ vide pour ne pas effectuer de sélection par défaut. Est requis : Assurez-vous que le signataire sélectionne un élément dans la liste.
Étiquette	Il s'agit d'une étiquette en lecture seule qui sera apposée sur le PDF.	Nom du champ Destinataire : Précisez quels signataires doivent remplir le champ. Valeur par défaut
Champs personnalisés	Les champs personnalisés sont créés au niveau du compte, et un compte peut avoir un nombre quelconque de champs personnalisés. Ces champs sont remplis avec des données spécifiques au signataire au moment de la signature. Par exemple, si un compte utilise des champs personnalisés pour recueillir le numéro d'agent des expéditeurs dans leurs profils de compte, le champ personnalisé du numéro d'agent peut apparaître dans la liste des options de champ.	Les paramètres des champs personnalisés dépendent du type de champ configuré pour le compte.

Pour tous les champs ci-dessus, à l'exception de la signature par capture, de la signature mobile, de la radio et de la case à cocher, le volet Paramètres de champ comporte une section Formatage de champ qui spécifie la taille de la police pour le champ (c'est-à-dire la taille de la police qui sera utilisée pour le texte du champ lorsque le document parent sera imprimé). Les options sont les suivantes : (1) une taille de police spécifique; (2) Auto-dimensionnement (qui met le texte à l'échelle pour remplir sa zone de saisie); (3) Hériter de parent (il s'agit de la valeur par défaut, qui utilise la taille de police définie au niveau de la transaction/du modèle).

Lorsqu'un champ de construction de formulaire est ajouté à un document qui fait partie d'une transaction de Salle virtuelle, le volet Paramètres des champs affiche un commutateur à bascule intitulé Masquer le champ dans Salle virtuelle. Si l'expéditeur fait glisser ce commutateur pour l'activer, pendant l'Signer Experience, le champ associé ne sera visible que par les personnes suivantes : (1) le signataire à qui le champ est attribué; (2) l'hôte de la session de la salle virtuelle.

Signatures facultatives

La signature optionnelle est une fonctionnalité qui peut être activée pour votre compte. Si le paramètre optionnel est activé pour un champ de signature, un destinataire n'est pas obligé de signer ce champ dans un document avant de terminer la transaction.

Les types de signature suivants peuvent être définis en option :

• Cliquez pour signer

• Signature par capture

• Signature mobile

• Cliquez pour initialiser

• Initiales du signataire

Un certain nombre de mesures de protection sont en place pour s'assurer que les signatures optionnelles sont reconnues et enregistrées sur la transaction et que les champs associés sont gérés correctement :

• Un champ automatique (comme la date de signature ou le titre du signataire) associé à une signature optionnelle n'apparaîtra que si le champ de signature est signé.

• Si un champ de signature optionnelle n'est pas signé, il restera un champ de signature vide sur une transaction.

• Un signataire doit confirmer une transaction pour que le système conserve les signatures optionnelles du signataire dans les documents de la transaction.

• Si un ordre de signature a été défini sur une transaction, il faut que le signataire avec champ de signature facultatif confirme la transaction avant de pouvoir passer au signataire suivant.

• Les expéditeurs sur des applications mobiles (iOS ou Android) ne peuvent pas créer de signatures facultatives.

• Les documents de consentement ne peuvent être facultatifs.

Champs conditionnels

Les champs conditionnels permettent aux expéditeurs de configurer la logique conditionnelle SI-ALORS entre deux ou plusieurs champs d'un document. Par exemple :

• Vous pouvez spécifier que SI un champ de texte mis en évidence n'est pas vide, ALORS un champ de signature particulier sera activé; c'est-à-dire que le signataire doit ajouter du texte dans le champ de texte avant de pouvoir signer le champ de signature.
• Vous pouvez spécifier que SI une case à cocher mise en évidence est cochée, ALORS tous les autres champs du document seront activés; c'est-à-dire que le signataire doit cocher la case avant de pouvoir interagir avec les autres champs du document.

• Les conditions ne peuvent pas être appliquées aux Custom Fields, aux Notary Fields, aux Auto-populated Fields (par exemple, nom, titre, date), aux Labels ou aux pièces jointes.
• La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée aux documents ou aux signataires.
• Un champ obligatoire conditionné pour être activé ou désactivé doit toujours être accompagné d'une deuxième condition qui le rend également optional si la première condition est définie comme disabled. Si vous ne le faites pas, vous risquez d'empêcher le destinataire de signer. Votre logique conditionnelle doit donc inclure deux conditions. Par exemple :
  1. Si le Champ A est sélectionné, le Champ B est désactivé.
  2. Si le Champ A est sélectionné, le Champ B est facultatif.
• Cette fonctionnalité est également disponible via l'API REST et les SDK.

La procédure suivante décrit comment configurer la logique conditionnelle parmi les champs d'un document.

Pour configurer la logique conditionnelle parmi les champs ajoutés à un document :

1. Ajoutez des champs à votre document. La logique conditionnelle l'exige : (1) vous ajoutez plus d'un champ; (2) au moins un des champs ajoutés est de type champ de texte, zone de texte, case à cocher, radio ou liste.

La logique conditionnelle peut agir sur les cinq types ci-dessus, ainsi que sur les types Signatures et Initiales du signataire.

2. Cliquez sur un champ de texte, une zone de texte, une case à cocher, une radio ou un champ de liste ajouté que vous souhaitez utiliser comme partie SI de votre logique conditionnelle. Un volet de PARAMÈTRES DE CHAMPS apparaît à droite de votre écran.

Si votre écran est étroit, il se peut que vous deviez cliquer sur trois points alignés verticalement dans le coin supérieur droit de l'écran pour faire apparaître le volet PARAMÈTRES DE CHAMPS.

3. Dans ce volet, développez l'onglet Logique conditionnelle.
4. Configurez la logique conditionnelle que vous souhaitez entre le champ choisi à l'étape 2 et les autres champs du document. Le tableau suivant indique les conditions disponibles pour les différents types de champs.

Conditions disponibles	Type de champ	Description
SI ...
Vide/Non vide	Champ de texte, zone de texte	Détermine si un champ de texte ou une zone de texte doit être vide ou non (dans la partie SI de votre logique conditionnelle)
Contrôlé/Décontrôlé	Case, Radio	Détermine si une case à cocher ou un bouton radio doit être coché ou décoché (dans la partie SI de votre logique conditionnelle)
<Tout élément d'une liste>	Liste	Il s'agit d'un élément spécifié dans la liste des éléments de votre champ Liste en surbrillance. Le signataire doit sélectionner cette valeur pour satisfaire la partie SI de votre logique conditionnelle.
ALORS ...
Activer/Désactiver	Tout	Détermine si le champ sélectionné sera activé ou désactivé (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire sera en mesure d'interagir avec ce champ. ATTENTION : Si un champ obligatoire est conditionné pour être désactivé, l'expérience du signataire sera interrompue, c'est-à-dire que le signataire ne pourra pas signer. Ainsi, si un champ obligatoire est conditionné pour être désactivé, il doit également être conditionné pour être facultatif. Cela garantira que la désactivation du champ n'interrompra pas l'expérience du signataire.
Rendre requis	Tout	Détermine si le champ sélectionné sera obligatoire (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire devra interagir avec ce champ.
Rendre facultatif	Tout	Détermine si le champ sélectionné sera facultatif (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire peut éventuellement interagir avec ce champ.

5. Cliquez sur Enregistrer. De petites icônes apparaissent sur le bord droit de tous les champs qui ont été configurés avec une logique conditionnelle.

Vidéo : Comment utiliser les signatures facultatives