La salle virtuelle de OneSpan Sign est une salle de réunion virtuelle dans laquelle un hôte et des signataires situés à différents endroits peuvent se rencontrer : (1) collaborer par le biais d'une vidéoconférence; (2) signer des documents au cours d'une session de co-navigation.La Salle virtuelle offre à ses utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
Elle est facile à utiliser (par exemple, il n'est pas nécessaire de télécharger un logiciel externe).
Les réunions en salle virtuelle offrent des interactions en temps réel qui imitent les interactions en face-à-face, permettant un examen, une collaboration, une assistance et une clarification simultanés.
Les réunions en salle virtuelle sont sécurisées. Seules les bonnes personnes sont admises, et la salle virtuelle prend en charge toutes les méthodes généralement disponibles pour authentifier l'identité des personnes.
Chaque participant peut configurer ses propres paramètres audio et vidéo pour une réunion de salle virtuelle.
Les clients peuvent personnaliser la plupart des écrans de leurs réunions en salle virtuelle (p. ex. : Bienvenue, Salle d'attente, Authentification, Merci). Cela signifie qu'ils peuvent mettre en évidence leur propre marque tout au long de ces réunions. Pour lancer le processus de personnalisation, les clients doivent contacter leur représentant du département des ventesde OneSpan.
L'hôte contrôle le rythme d'une réunion de salle virtuelle (p. ex. : seul l'hôte peut modifier les documents ; l'hôte choisit qui signe à une heure donnée).
Pendant une réunion en salle virtuelle : (1) les participants peuvent télécharger des pièces jointes, et peuvent masquer leurs pièces jointes aux autres signataires ; (2) l'hôte peut voir combien de pièces jointes l'expéditeur a demandé à chaque destinataire de télécharger.
La preuve électronique enregistre la plupart des événements d'une réunion de salle virtuelle, assurant ainsi un accord juridiquement contraignant.
Le reste de cette page décrit :
Création d'une transaction de salle virtuelle
Préalables
La fonction Salle virtuelle a été activée pour votre compte. Pour ce faire, veuillez communiquer avec votre représentant du département des ventes de OneSpan.
Vous êtes un expéditeur dans votre compte.
Vous utilisez la nouvelle expérience utilisateur.
Action
Pour créer une transaction pour une réunion en salle virtuelle :
- Commencez à créer une transaction de la manière habituelle (nommez-la, ajoutez des documents et des signataires, indiquez vos méthodes d'authentification préférées, etc.)
- Sur la page Créer une transaction, cliquez sur Paramètres.
Faites glisser le commutateur à bascule de la salle virtuelle pour l'activer. Le bouton adjacent Configurer devient actif.
Cliquez sur le bouton Configurer. Une boîte de dialogue de configuration apparaît.
Pour activer la vidéoconférence pendant la session, faites glisser le commutateur à bascule sur Activer la vidéo.
Pour activer un enregistrement vidéo de la session, assurez-vous que les interrupteurs à bascule Activer la vidéo et Autoriser l'enregistrement vidéo sont tous deux activés.
Pour votre d'information :
- Les enregistrements de la salle virtuelle sont sauvegardés sous forme de fichiers MP4.
- Le nom du fichier d'enregistrement est une combinaison du nom de la transaction, et des date et heure d'enregistrement.
Spécifiez une date et une heure de début pour la réunion en cliquant sur l'icône du calendrier et en suivant les instructions.
Cliquez sur Enregistrer.
Retournez à la section Destinataires, et identifiez un destinataire de transaction comme hôte de la réunion en cliquant sur l'icône à gauche de son nom.
Cliquez sur Suivant.
Ouvrez les documents de la transaction, et ajoutez des champs de signature pour chaque signataire.
Lorsque vous avez fini d'ajouter des champs de signature à chaque document, cliquez sur Envoyer pour signer afin d'envoyer à tous les participants une invitation à la réunion.
La date et l'heure que vous avez indiquées apparaîtront dans le courriel d'invitation envoyé à tous les participants à la réunion. Toutefois, cette spécification n'empêchera pas les participants de convenir de tenir la réunion à une autre date et heure.
Si un message d'erreur indique que la date spécifiée semble être passée, vous devez probablement ajuster le paramètre Fuseau horaire sur votre page Informations personnelles (dans la série de pages Mon compte).
La réunion doit avoir exactement un hôte, qui doit être un expéditeur dans votre compte.
Accueil d'une réunion en salle virtuelle
Préalables
Une transaction de salle virtuelle a été créée.
Vous avez été identifié comme l'hôte de la réunion de la salle virtuelle associée.
Vous utilisez la nouvelle expérience utilisateur.
Si vous utilisez un VPN, celui-ci doit autoriser une connexion WebSocket sur le port 443. Ceci est nécessaire car nous utilisons WebSocket Secure (WSS).
Une vitesse Internet minimale de 3 Mbps est recommandée pour les hôtes et les participants.
Action
Pour organiser une réunion en salle virtuelle :
- Accédez à la transaction de la salle virtuelle. Le système affiche un écran de bienvenue pour la réunion.
- Configurez vos paramètres audio et vidéo pour la réunion comme suit :
- Si vous voulez activer/désactiver votre microphone, cliquez sur l'icône Micro.
Si vous souhaitez allumer ou éteindre votre caméra, cliquez sur l'icône Caméra.
Si vous souhaitez modifier votre périphérique d'entrée audio, votre périphérique de sortie audio ou votre périphérique vidéo, cliquez sur l'icône Paramètres et suivez les instructions.
Lorsque le moment de la réunion est venu, ouvrez votre courriel d'invitation, puis cliquez sur Aller à l'événement. Vous serez dirigé vers la Salle d'attente, où vous pourrez voir les signataires qui s'y trouvent.
Lorsque vous serez prêt à rejoindre la réunion, cliquez sur Rejoindre la réunion. Un nouvel écran apparaît.
Lorsque vous serez prêt à lancer la transaction, cliquez sur Commencer. Une liste des documents de la transaction apparaît dans le volet de gauche, et le premier document apparaît dans le volet de droite. À partir de maintenant et jusqu'à la fin de la réunion, les signataires verront tout ce que vous faites, sauf le volet de gauche.
Invitez le premier signataire à contrôler l'écran en cliquant sur l'icône de la souris sous le nom du signataire dans le panneau de contrôle de droite.
Répétez l'étape précédente pour chaque signataire.
Lorsque tous les signataires ont signé le premier document, cliquez sur Suivant pour passer au document suivant.
Répétez les étapes 6 à 8 jusqu'à ce que tous les signataires aient signé tous les documents.
Terminez le processus de signature en cliquant sur Terminé. Un nouvel écran apparaît.
En option : Cliquez sur Consulter les documents et/ou Télécharger les documents.
Un signataire initie sa participation à la réunion en ouvrant son courriel d'invitation, et en cliquant sur Aller à l'événement. Un écran apparaît alors, à partir duquel ils doivent authentifier leur identité. Une fois qu'il est authentifié, un écran de bienvenue apparaît, à partir duquel le signataire peut configurer son micro, sa caméra et d'autres paramètres (voir l'étape 2 ci-dessus). Lorsque le signataire est prêt à rejoindre la réunion, il clique sur Joindre la réunion. Si l'hôte n'a pas encore rejoint la réunion, un message indique au signataire qu'il se trouve dans la salle d'attente. Il y restera jusqu'à ce que l'hôte rejoigne la réunion.
À ce stade, le premier signataire voit cette invitation et, avec un peu de chance, clique sur Accepter. Il peut ensuite examiner le document, signer les champs de signature, puis cliquer sur Confirmer pour vérifier qu'il accepte le document. Lorsque toutes les actions requises du signataire ont été effectuées pour le premier document, il est invité à redonner le contrôle à l'hôte. Il le fait en cliquant sur OK. Tous les participants peuvent maintenant voir les signatures appliquées par le premier signataire sur le premier document.
Après avoir cliqué sur Terminé, le système envoie à chaque participant un courriel contenant un lien pour télécharger les documents terminés.
Après l'enregistrement d'une transaction, l'expéditeur de la transaction recevra un courriel l'informant que l'enregistrement vidéo de la transaction peut être téléchargé sur la page Détails de la transaction (dans la partie expéditeur de la nouvelle expérience utilisateur). Les enregistrements sont supprimés sept jours après leur création. Les expéditeurs doivent donc télécharger et stocker les enregistrements avant cette date.