OneSpan Notary

Les sections suivantes décrivent divers aspects de la OneSpan notarisation en ligne à distance (RON) de Notary :

• Contexte

• Aperçu du produit

• Juridictions prises en charge

• Activation de la RON pour votre compte

• Travailler avec des transactions RON

• Vidéo : OneSpan Notary : Comment obtenir des accords signés et notariés à distance

Contexte

La notarisation garantit aux parties d'une transaction qu'un document signé est authentique et qu'on peut lui faire confiance. Elle garantit notamment que : (1) les signatures du document sont authentiques ; (2) les signataires ont agi sans contrainte ni intimidation ; (3) les signataires ont voulu que les termes du document soient pleinement en vigueur.

La notarisation est effectuée par un notaire public, qui est autorisé par le gouvernement à examiner, certifier et conserver des dossiers de documents notariés. Le notaire est chargé de vérifier de manière impartiale l'identité, la volonté et la conscience du signataire. Ce contrôle permet de détecter et de dissuader la fraude de documents, et contribue à protéger les droits et les biens personnels des citoyens contre les faussaires et les voleurs d'identité.

Suite aux récents événements, de nombreux employeurs ont incité leur personnel à travailler à distance. Cela a été un défi pour les notaires qui ont l'habitude d'authentifier des documents lors de réunions en face à face avec les signataires. En réponse, certains États américains ont révisé leurs restrictions en matière de notarisation en ligne à distance pour permettre aux notaires d'utiliser des solutions en ligne. Dans ces États, les notaires peuvent remplir leurs fonctions à distance.

OneSpan Notary permet la notarisation en ligne à distance.

Aperçu du produit

OneSpan La notarisation en ligne à distance ou RON de Notary permet aux notaires, dans les juridictions des états approuvés, de témoigner, signer et sceller électroniquement des documents sans avoir à se rencontrer physiquement. Au lieu de cela, les signataires utilisent des signatures électroniques pour remplir des documents en présence d'un notaire via un logiciel de conférence en ligne. Le notaire est témoin que les signataires signent les documents virtuellement par vidéoconférence en direct.

Dans chaque séance de signature RON, le notaire : (1) authentifie l'identité des signataires ; (2) agit en tant qu'hôte de la session ; (3) enregistre la session de notarisation ; (4) permet aux utilisateurs de signer des documents ; (5) confirme les documents signés avec un sceau de notaire numérique. Après la séance, le notaire enregistre les informations relatives à l'authentification dans un journal électronique.

Pour commencer à utiliser la OneSpan RON de Notary, veuillez contacter notre équipe de vente.

Lors de l'évaluation des fournisseurs alternatifs de logiciels de conférence Web, il est utile de considérer si l'hôte d'une session de notarisation peut : (1) démarrer et arrêter l'enregistrement d'une session à volonté ; (2) partager son écran avec les signataires ; (3) permettre aux signataires de contrôler à distance le pointeur.

Juridictions prises en charge

OneSpan La RON de Notary prend actuellement en charge les juridictions notariales suivantes :

Alaska	Minnesota	Oregon
Arizona	Missouri	Pennsylvanie
Delaware	Montana	Rhode Island
Hawaï	New Hampshire	Tennessee
Idaho	New Jersey	Texas
Iowa	Nouveau Mexique	Virginie
Kansas	New York	Washington
Louisiane	Dakota du Nord	Virginie occidentale
Maryland	Ohio	Wisconsin
Michigan	Oklahoma	Wyoming

Si votre organisation envisage d'utiliser unprocessus de notarisation en ligne à distance, il est important de suivre les exigences de notarisation de votre État, telles que modifiées par des décrets d'urgence ou d'autres directives officielles. Demandez conseil au service juridique de votre organisation à ce sujet.

Certains États peuvent exiger des notaires publics qu'ils obtiennent un certificat numérique avant de pouvoir procéder à une notarisation en ligne à distance valide. OneSpan s'associe à IdenTrust pour émettre des certificats pour les États où les notaires sont tenus de fournir leurs certificats numériques lorsqu'ils signent des documents. Pour en savoir plus sur ce partenariat, cliquez ici.

Activation de la RON pour votre compte

La première étape pour utiliser la OneSpan RON de Notary est d'activer la notarisation en ligne à distance pour votre compte.

Pour ce faire, le personnel OneSpan utilise OneSpan Sign BackOffice pour activer les fonctions suivantes : (1) Notarisation en ligne à distance ; (2) Système de gestion des notaires ; (3) Salle virtuelle ; (4) Enregistrement de la Salle virtuelle ; (5) Client de certificat personnel.

Pour activer la notarisation en ligne à distance :

• Veuillez contacter notre équipe de vente.

Administrateurs : S'assurer de l'existence d'un notaire OneSpan Sign

Une fois la RON activée, au moins un expéditeur de votre compte doit être un OneSpan Sign notaire.

Dans la liste des utilisateurs de votre compte, chaque notaire de OneSpan Sign a une petite "icône de notaire" après son nom.

Si aucun OneSpan Sign expéditeur existant n'est un notaire, chacune des procédures suivantes peut en créer un :

• Création d'un nouvel utilisateur en tant que notaire

• Création d'un notaire à partir d'un utilisateur existant

Création d'un nouvel utilisateur en tant que notaire

Pour créer un nouvel utilisateur en tant que notaire, vous devez d'abord vous assurer que :

• La fonction Rôles et autorisations doit être activée.

• Vous devez être connecté à Nouvelle expérience utilisateur avec les privilèges d'administrateur.

Pour créer un nouvel utilisateur en tant que notaire :

1. Dans la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur Admin > Utilisateurs.

2. Cliquez sur Ajouter. Une boîte de dialogue Ajouter un utilisateur apparaît.

3. Renseignez les champs, en vous assurant de sélectionner Notaire dans la liste déroulante Rôle.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Création d'un notaire à partir d'un utilisateur existant

Cette procédure fonctionne même si la fonction Rôles et autorisations n'est pas activée.

Pour désigner un utilisateur existant en tant que notaire, vous devez d'abord vous assurer que :

• Vous devez être connecté à Nouvelle expérience utilisateur avec les privilèges d'administrateur.

Pour créer un notaire à partir d'un utilisateur existant :

1. Dans la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur Admin > Utilisateurs. Une liste d'utilisateurs apparaît.

2. Dans la ligne correspondant à l'expéditeur concerné, cliquez sur les trois points horizontaux (...), puis sélectionnez Accorder des droits de notaire.

3. Vérifiez qu'une "icône de notaire" apparaît alors après le nom de cet expéditeur.

Notaires : Enregistrement de votre compte utilisateur

Cette procédure n'est pertinente que si vous êtes un nouvel OneSpan Sign utilisateur créé en tant que notaire. Si c'est le cas, vous recevrez un courriel vous invitant à enregistrer votre compte d'utilisateur.

Pour enregistrer votre compte utilisateur :

1. Ouvrez votre courriel d'invitation.

2. Cliquez sur le lien Enregistrer votre compte. Un formulaire d'enregistrement de compte apparaît.

3. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Soumettre.

Gestion de votre compte Notary

La section Notarisation de votre compte permet de gérer les éléments suivants :

• Votre commission notariale

• Vos préférences

• Vos journaux

Notaires : Enregistrement de votre commission notariale

Une fois le compte utilisateur d'un notaire enregistré, ce dernier doit enregistrer sa commission notariale.

Pour enregistrer votre commission notariale :

1. Dans la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur l'icône en forme de tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page s'affiche.

2. Sous Notarisation dans le volet de gauche, cliquez sur Commission notariale. La page Commission notariale apparaît.

3. Ajoutez les informations relatives à votre commission :

   • Notaire électronique : Sélectionnez cette option si vous êtes un notaire public, ce qui signifie que vous êtes autorisé à apposer une signature et un sceau électronique lors d'une réunion en personne.

   • Notaire en ligne à distance : Sélectionnez cette option si vous êtes autorisé à notarier des documents lors d'une session de signature à distance.

   Vous pouvez également sélectionner les deux options, si vous êtes autorisé à le faire.

4. Renseignez les champs suivants :

   • Nom : Saisissez votre nom légal complet, tel qu'il apparaît sur votre commission notariale.

   • Pays : Sélectionnez le pays dans lequel vous êtes notaire.

   • Juridiction : Sélectionnez l'État dans lequel vous êtes notaire.

   • Numéro : Saisissez votre numéro de commission.

   • Date d'expiration : Saisissez la date d'expiration de votre commission.

   • Sceau : Joignez une image du sceau numérique notarial que vous avez l'intention d'apposer sur les documents.

5. Lisez le texte à côté de la case, et cochez la case.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Définir vos préférences Notary

Pour accélérer le processus de notarisation, vous pouvez définir certaines préférences qui peuvent être facilement sélectionnées lors de la création de vos entrées dans le Journal. Les préférences pouvent être configurées sont les suivantes :

• Types de documents : Bien que certains types de documents soient inclus par défaut, vous pouvez également cliquer sur Ajouter un type pour définir manuellement une catégorie différente pour vos types de documents.

• Types de notarisation : Les types de notarisation sont les actes notariés que vous pouvez effectuer sur des documents. Bien que des types par défaut soient répertoriés, vous pouvez également cliquer sur Ajouter un type pour en ajouter d'autres. Vous pouvez également utiliser l'option Utiliser par défaut pour sélectionner un type de notarisation que vous utilisez plus souvent que les autres.

• Journal : Vous pouvez sélectionner cette option pour utiliser automatiquement un journal électronique pour toutes les transactions IPEN. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devrez créer manuellement un journal notarial après chaque transaction.

Travailler avec des transactions RON

Après avoir configuré vos paramètres RON notary, vous pouvez commencer à travailler avec des transactions RON.

Expéditeurs : Création d'une transaction RON

Une fois que toutes les questions ci-dessus ont été résolues, un expéditeur — généralement un notaire — peut créer une transaction de notarisation en ligne à distance.

Pour créer une transaction RON :

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Nouvelle transaction. La boîte de dialogue Créer une nouvelle transaction apparaît.

2. Renseignez les champs, en vous assurant de sélectionner Notarisation en ligne à distance, dans la liste déroulante juste au-dessus du mot PARAMÈTRES.

3. Cliquez sur Créer. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.

4. Ajoutez tous les documents souhaités à la transaction.

5. Dans la liste déroulante Notaire, sélectionnez le notaire que vous souhaitez pour cette transaction. Remarque : Cette liste contient tous les notaires de votre compte ayant une commission notariale active.

6. Ajoutez tous les destinataires souhaités à la transaction.

Pour chaque destinataire que vous ajoutez, cliquez sur les trois points horizontaux (...), puis sélectionnez Paramètres. La boîte de dialogue Détails du destinataire apparaît. Veillez à ce que cette case contienne des informations pertinentes sur le destinataire, car le notaire voudra éventuellement les enregistrer dans un Journal de la transaction. Notez que les bénéficiaires n'ont pas besoin d'être de l'État ou du pays où le notaire est mandaté. Si vous avez ajouté des informations dans cette zone, cliquez sur Enregistrer.

7. À côté de Notarisation en ligne à distance, sélectionnée à l'étape 2, cliquez sur Configurer. La boîte de dialogue Salle de signature virtuelle s'ouvre.

8. Spécifiez une date et une heure de début. Cette information est obligatoire.

9. Configurez tout paramètre optionnel souhaité.

10. Cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogue Salle de signature virtuelle se ferme.

11. Cliquez sur Suivant. Le premier document de la transaction apparaît.

12. Dans le volet de gauche :

    1. Cliquez sur chaque signataire à tour de rôle, puis faites glisser les champs Signature de chaque signataire sur le document.

    2. Cliquez sur le notaire, et si sa signature est requise sur le document : (i) faites glisser sur le document un champ Signature, RonStatement et les champs automatiques NotaryName et NotarySeal ; (ii) faites glisser l'un des champs automatiques suivants sur le document : NotaryCountry, NotaryJurisdiction, NotaryLicenseExpiryDate, NotaryLicenseNumber (certains de ces champs peuvent être obligatoires dans la juridiction du notaire).

13. Dans le volet de droite, configurez tous les autres paramètres de champ souhaités.

14. Répétez les étapes 11 à 13 pour chaque document de la transaction.

15. Cliquez sur Envoyer pour signature. Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît.

16. Cliquez sur Envoyer. Le système envoie des invitations par courrier électronique à tous les destinataires.

Notaires : Accueil d'une réunion RON

La session de signature d'une transaction RON est accueillie par son notaire.

Pour héberger une réunion RON, vous devez d'abord vous assurer que :

• Vous êtes le notaire désigné pour une transaction RON.

• Vous utilisez la nouvelle expérience utilisateur.

• Si vous utilisez un VPN, celui-ci doit autoriser une connexion WebSocket sur le port 443. Ceci est nécessaire car nous utilisons WebSocket Secure (WSS).

• Une vitesse Internet minimale de 3 Mbps est recommandée pour les hôtes et les participants.

Pour accueillir une réunion RON :

1. Accédez à la transaction RON. Le système affiche un écran de bienvenue pour la réunion.
2. Configurez vos paramètres audio et vidéo pour la réunion comme suit :
   • Si vous voulez activer/désactiver votre microphone, cliquez sur l'icône Micro.

   • Si vous souhaitez allumer ou éteindre votre caméra, cliquez sur l'icône Caméra.

   • Si vous souhaitez modifier votre périphérique d'entrée audio, votre périphérique de sortie audio ou votre périphérique vidéo, cliquez sur l'icône Paramètres et suivez les instructions.

3. Lorsque le moment de la réunion est venu, ouvrez votre courriel d'invitation, puis cliquez sur Aller à l'événement. Vous serez dirigé vers la salle d'attente, où vous pourrez voir le statut de chaque destinataire.

   • En ligne : Le destinataire a été authentifié et se trouve dans la salle d'attente.

   • Hors ligne : Le destinataire n'est pas encore connecté.

   • Authentification : Le destinataire est en cours d'authentification.

   • Échec de l'authentification : Le destinataire n'a pas réussi à s'authentifier.

Un signataire initie sa participation à la réunion en ouvrant son courriel d'invitation, et en cliquant sur Aller à l'événement. Si l'hôte n'a pas encore rejoint la réunion, un message indique au signataire qu'il se trouve dans la salle d'attente. Il y restera jusqu'à ce que l'hôte rejoigne la réunion. Une fois qu'un signataire est authentifié, l'écran Bienvenue apparaît, à partir duquel le signataire peut configurer son micro, sa caméra et d'autres paramètres (voir l'étape 2 ci-dessus). Lorsque le signataire est prêt à rejoindre la réunion, il clique sur Joindre la réunion.

4. Lorsque vous êtes prêt à démarrer la transaction, cliquez sur Démarrer la transaction ou Joindre la session. Un nouvel écran apparaît.

5. Vérifiez l'identité de chaque participant comme suit :

   1. Ouvrez la boîte de dialogue contenant les informations personnelles du participant. Cette case ne sera visible que par l'hôte et le participant.

   2. Assurez-vous que les champs suivants sont renseignés : Adresse civique, Ville, État/Province/Région, Code postal, Pays.

   3. Saisissez votre lien avec le signataire dans le champ Lien. Remarque : Ce champ est obligatoire pour la version initiale OneSpan RON de Notary.

   4. Cliquez sur Confirmer la vérification. La boîte de dialogue se ferme.

6. Une liste des documents de la transaction apparaît dans le volet de gauche, et le premier document apparaît dans le volet de droite. À partir de maintenant et jusqu'à la fin de la réunion, les signataires verront tout ce que vous faites, sauf le volet de gauche.

7. Invitez le premier signataire à contrôler l'écran en cliquant sur l'icône de la souris sous le nom du signataire dans le panneau de contrôle de droite.

À ce stade, le premier signataire voit cette invitation et, avec un peu de chance, clique sur Accepter. Il peut ensuite examiner le document, signer les champs de signature, puis cliquer sur Confirmer pour vérifier qu'il accepte le document. Lorsque toutes les actions requises du signataire ont été effectuées pour le premier document, il est invité à redonner le contrôle à l'hôte. Il le fait en cliquant sur OK. Tous les participants peuvent maintenant voir les signatures appliquées par le premier signataire sur le premier document.

8. Répétez l'étape précédente pour chaque signataire.

9. Lorsque tous les signataires ont signé le premier document, cliquez sur Suivant pour passer au document suivant.

10. Répétez les étapes 7 à 9 jusqu'à ce que tous les signataires aient signé tous les documents.

Une fois la signature terminée, et si le document comporte un sceau notarial, cliquez sur Apposer sceau. Votre sceau notarial sera alors apposé.

11. Terminez le processus de signature en cliquant sur Terminé. L'écran Signature terminée indique que l'identité de tous les signataires a été vérifiée et que tous les documents ont été signés.

12. Cliquez sur Terminer la session des signataires. La fenêtre contextuelle de Fermer la session apparaît. Cliquez sur Terminer la session.

Chaque participant apparaît alors sur une page récapitulative lui permettant d'examiner et de télécharger les documents de la transaction.

13. La page Journal apparaît. Confirmer ses listes de signataires et ses documents de notarisation. Étant donné que vous êtes le notaire, vous ne figurez pas sur la liste des signataires.

14. Pour chaque document : (a) renseignez les champs Type de document et acte notarié ; (b) ajoutez éventuellement des Commentaires.

15. Cliquez sur Enregistrer et terminer. Une page vous permettant d'examiner et de télécharger les documents de la transaction apparaît.

16. Dans le menu Autres actions, sélectionnez Quitter le mode signature.

Notaires : Consulter & Télécharger un journal

Le notaire est responsable du téléchargement et de la conservation de toute la documentation relative à une réunion notariée. Cette documentation comprend tous les documents signés, le journal, le résumé des preuves et tout enregistrement effectué pendant la séance de signature.

OneSpan ne conserve les enregistrements d'une session de signature que pendant sept jours.

La procédure suivante décrit comment les notaires peuvent examiner et télécharger un journal qu'ils ont créé.

Pour examiner et télécharger un journal :

1. Dans la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur l'icône en forme de tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page s'affiche.

2. Dans le volet de gauche, cliquez sur Journal. Le volet de droite affiche une liste des journaux disponibles.

3. Utilisez les champs de recherche pour trouver un journal spécifique. Vous pouvez également trier les journaux affichés par nom et par date.

4. Sélectionnez les journaux à télécharger.

5. Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté du journal.

Certains États exigent qu'un journal soit signé électroniquement par les signataires de la transaction. Dans ces cas-là, nous conseillons au notaire de : (1) télécharger le Journal ; (2) inviter les signataires à signer le Journal ; (3) conserver le Journal entièrement signé électroniquement au même endroit que les autres documents de la transaction.

Tous les journaux sont scellés.

Lorsqu'un utilisateur Notaire est supprimé OneSpan Sign, le système supprime toutes ses informations notariales (p. ex. : toutes ses transactions et tous ses journaux).

Vidéo : OneSpan Notary : Comment obtenir des accords signés et notariés à distance