Gestion des groupes

Pour afficher et gérer les groupes, vous devez avoir le rôle Admin ou Gestionnaire.

Il est parfois pratique de partager les demandes de signatures entre les membres d'un groupe. Par exemple, il peut être pratique de traiter les pharmaciens d'une pharmacie particulière comme un groupe, de sorte que tout membre disponible du groupe peut signer les documents relatifs aux ordonnances d'un patient.

Dans OneSpan Sign, un groupe de signataires est un ensemble d'utilisateurs de OneSpan Sign qui peuvent agir comme un seul signataire du point de vue du créateur d'une transaction. Les utilisateurs qui peuvent devenir membres du groupe doivent déjà être membres du compte OneSpan Sign associé.

Les membres du groupe OneSpan Sign reçoivent un courriel d'invitation à signer une transaction. Parmi ces membres, l'inscription se fait selon le principe du "premier arrivé, premier servi". Lorsqu'un membre est en train de signer, tous les autres membres sont verrouillés.

Tout membre qui signe le fait au nom du groupe, mais son nom sera apposé sur les documents qu'il signe. Toute personne vérifiant un document via Audit Trail verra les informations relatives à la signature et à l'identité du membre.

Tous les membres du groupe peuvent suivre l'évolution des transactions du groupe, ce qui permet de s'assurer que ces transactions sont terminées à temps.

La page Groupes Un ensemble d’utilisateurs qui peuvent agir comme un signataire unique du point de vue du créateur d’une transaction. vous permet de gérer les groupes d'un compte. Il comporte les colonnes suivantes :

• Nom : Cliquez sur le nom du groupe pour ouvrir la page Membres pour <Nom du groupe>. Cette page dresse la liste de tous les membres qui appartiennent au groupe et vous permet d'inviter de nouveaux membres au groupe.
• Courriel : L'adresse courriel du groupe, qui est une adresse courriel unique permettant de contacter tous les membres simultanément.
• Nombre de membres : Affiche le nombre d'utilisateurs qui font partie du groupe.

Les actions suivantes sont disponibles pour chaque groupe :

• Modifier : Ouvre la boîte de dialogue Modifier le groupe, à partir de laquelle vous pouvez modifier les paramètres du groupe.
• Supprimer : Supprime le groupe de la liste des groupes.

Avant de se connecter, un signataire de groupe doit toujours se connecter à la partie expéditeur de Nouvelle expérience utilisateur (quelle que soit la configuration de son compte pour l'authentification unique).

Si une personne signe une transaction en tant que signataire collectif, elle ne pourra plus voir la transaction dans sa liste de transactions si l'une des situations suivantes se produit par la suite : (1) le groupe est supprimé; (2) le signataire est retiré du groupe.

Le reste de cette section décrit :

• Création d'un nouveau groupe
• Inviter des personnes à rejoindre un groupe

Création d'un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe :

1. Cliquez sur Admin > Groupes pour accéder à la page Groupes.
2. Cliquez sur Nouveau groupe.
3. Fournissez un nom de groupe et une adresse courriel.

Lorsque vous créez un groupe, l'adresse électronique que vous saisissez doit exister de votre côté. OneSpan Sign ne crée pas de listes de distribution.

4. En option, vous pouvez activer les paramètres suivants :
   1. Envoyer des courriels aux membres du groupe au lieu du courriel du groupe spécifié. Cette option n'est pas cochée par défaut (le système utilisera l'adresse électronique du groupe).
   2. Permettez aux membres du groupe d'agir en tant que délégués les uns pour les autres. Cette option n'est pas cochée par défaut (les membres du groupe ne peuvent pas agir en tant que délégués les uns pour les autres).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Inviter des personnes à rejoindre un groupe

Pour inviter une ou plusieurs personnes à rejoindre un groupe :

1. Cliquez sur le nom du groupe. La page Membres pour le <nom de groupe> s'ouvre.
2. Saisissez l'adresse courriel de la personne dans le champ Inviter par courriel.
3. Cliquez sur l'icône de l'enveloppe pour envoyer l'invitation. Si l'invité n'a pas encore de compte OneSpan Sign, il recevra une invitation pour l'enregistrement du compte.
4. Répétez ces étapes pour chaque personne que vous souhaitez inviter.