Envoi en masse

La fonction d’Envoi en masse permet aux utilisateurs de créer et de distribuer plusieurs transactions avec un minimum d’effort en utilisant :

• Un modèle admissible, qui sera utilisé pour créer les transactions. Un modèle est admissible s’il possède :
  • Au moins un document autre que la convention de consentement
  • Au moins un rôle de remplacement
  • Au moins un champ de signature (pas nécessairement pour le rôle fictif)
• Un fichier CSV, qui contient des informations sur les signataires pour tous les rôles fictifs

Le reste de cette section traite de la question :

• Langues prises en charge
• Taille des fichiers et capacité de traitement
• Initier un envoi en masse
• Format d’en-tête CSV
• Exemple de fichier CSV
• Fichiers CSV contenant des caractères non ASCII
• Processus de validation
• Programmation des envois en masse
• Tutoriel vidéo

Langues prises en charge

Si la liste des langues prises en charge a été limitée, tenez compte des informations suivantes :

• Les utilisateurs ne seront pas autorisés à générer de nouvelles transactions d'envoi en masse pour les modèles dont la langue n'est pas prise en charge. 

• L'option Envoi en masse sera masquée dans l'interface utilisateur de l'expéditeur (sur la page de liste des modèles, ainsi que sur la page Modifier le modèle).

• Si vous tentez de déclencher un envoi en masse à partir de l'API pour un modèle dont la langue n'est pas prise en charge, vous obtiendrez une erreur.

• Lors de la création d'une transaction ou d'un modèle à partir de l'interface utilisateur, si vous sélectionnez un modèle pouvant être envoyé en masse dans la liste déroulante dont l'une des langues n'est désormais plus prise en charge, l'option d'Envoi en masse sera là, car la nouvelle langue de transaction ou de modèle sera automatiquement réinitialisée à la langue de signature par défaut.

• Les transactions d'envoi en masse déjà générées avec une langue qui n'est désormais plus prise en charge, seront encore traitées, mais généreront une erreur puisque la langue n'est désormais plus prise en charge.

Taille des fichiers et capacité de traitement

Notez que l'envoi en masse est soumis aux limites suivantes :

• La taille maximale de fichier est de 8 Mo.

• Un maximum d'environ 3000 transactions est traité par heure.

C'est pourquoi nous vous recommandons, pour un envoi en masse très important, de fractionner votre requête en lots plus petits de 1000 lignes par heure. Cela permettra d'éviter de bloquer la file d'attente des transactions pour les autres utilisateurs.

Si possible, commencez votre envoi en masse pendant le week-end. Cela réduira l'impact sur les autres utilisateurs et accélérera le traitement de vos transactions.

Initier un envoi en masse

Préalables

• La fonction d'envoi en masse doit être activée sur votre compte.
• Un modèle admissible et un fichier CSV approprié ont été créés.

Le fichier CSV doit spécifier l'ID de la méthode de signature. Cet ID est sensible à la casse. Pour la méthode de signature avec un certificat, cet ID est « personalCertificateSigning ».

Pour lancer un envoi en masse :

1. Cliquez sur l'option de menu Modèles. La page Modèles s'affiche.
2. Cliquez sur le nom d'un modèle admissible. Sa page apparaît.
3. Dans la section Détails du modèle de cette page, cliquez sur l'icône Transactions d'envoi en masse.
   Votre explorateur système s'ouvre.
4. Utilisez l'explorateur de votre système pour sélectionner un fichier CSV approprié. OneSpan Sign validera son format de fichier. Si le format est valide, le processus d'envoi en masse commencera.

Lorsque vous lancez un envoi groupé par message texte, les numéros de téléphone doivent respecter le format E.164. Par exemple, +44 7923 123456 en Europe, et +1 247 123 4567 en Amérique du Nord.

Format d’en-tête CSV

Cette section décrit le format d'en-tête CSV pour :

• Un espace réservé
• Espacés réservés multiples

Un espace réservé

Pour les transactions comportant un seul rôle fictif, la ligne d'en-tête d'un fichier CSV doit avoir le format suivant :

{PlaceholderRoleName},FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,SIGNER_VERIFICATION,FieldId1,FieldId2

Notez que :

• La chaîne {PlaceholderRoleName} n’apparaîtra pas dans le fichier. Il s'agira plutôt du nom d'un rôle fictif. De même, les chaînes FieldId1 et FieldId2 n’apparaîtront pas dans le fichier. Au lieu de cela, il s’agira de noms d’identifiants de champs.
• {PlaceholderRoleName}, FIRST_NAME, LAST_NAME, et EMAIL sont des champs obligatoires. Tous les autres sont facultatifs.
• Les paramètres AUTH_TYPE, AUTH_PROMPT, et AUTH_CHALLENGE sont traités par OneSpan Sign comme un seul champ AUTH unique.
• Un FieldId est l'ID d'un champ qui appartient à un rôle fictif. Il peut être utilisé pour remplir automatiquement ce champ dans vos documents. La ligne d'en-tête peut comporter autant de ces champs que nécessaire.
• Les lignes sous la ligne d'en-tête fournissent des valeurs pour les paramètres de la ligne d'en-tête. Il y a une telle ligne pour chaque transaction.
• Si vous souhaitez spécifier une méthode de vérification du signataire externe (SIGNER_VERIFICATION) comme le PCC ou le DIGIPASS, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien.

Espacés réservés multiples

Si vos transactions contiennent plus d'un rôle fictif, vous devez ajouter un ensemble de champs d'en-tête pour chaque rôle supplémentaire. Tous les champs obligatoires doivent être présents pour chaque rôle fictif. Par exemple, un en-tête contenant uniquement les champs obligatoires pour deux rôles fictifs pourrait ressembler à ceci :

Placeholder1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,Placeholder2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL

Le champ {PlaceholderRoleName} définit toujours le début d'un bloc de rôles. Notez que :

• Chaque bloc de rôle doit contenir tous les champs obligatoires.
• Dans un bloc de rôles donné, l'ordre des champs n'a pas d'importance. Faites bien attention à la formulation de la phrase précédente car : (1) le champ AUTH a trois colonnes; (2) le champ FieldId peut avoir plusieurs paramètres et donc plusieurs colonnes.

Ainsi, le format suivant est valable, même si l'ordre des champs diffère entre ses deux blocs de rôle :

Placeholder1,EMAIL,LAST_NAME,FIRST_NAME,Placeholder2,FIRST_NAME,EMAIL,LAST_NAME

Exemple de fichier CSV

Voici un exemple de fichier CSV pour une transaction avec deux signataires :

Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,SIGNER_VERIFICATION,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,CUSTOMER_ID,SIGNER_VERIFICATION Signer1,David,Smith,[email protected],NONE,,,,,personalCertificateSigning,Signer2,Roger,Waters,[email protected],NONE,,,,133487, DIGIPASS

(1) AUTH_TYPE se voit attribuer la valeur NONE pour les deux signataires; (2) 133487 est le CUSTOMER_ID.

Fichiers CSV contenant des caractères non ASCII

Si les données que vous devez mettre dans le fichier CSV contiennent des caractères non ASCII (par exemple, des caractères accentués, des caractères chinois), le fichier CSV doit être enregistré avec le codage UNICODE UTF-8.

Par défaut, Microsoft Excel enregistre les fichiers au format CSV en utilisant le codage ANSI. La procédure suivante décrit comment enregistrer des fichiers Excel au format CSV en utilisant l'encodage UNICODE.

Pour enregistrer un fichier Excel au format CSV en utilisant l'encodage UNICODE UTF-8 :

1. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel.
2. Dans le menu supérieur, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, et naviguez jusqu'au répertoire souhaité.
3. Sélectionnez Enregistrer sous le type > CSV (Comma delimited) (*.csv).
4. À côté du bouton Enregistrer, cliquez sur Outils > Options Web....
5. Cliquez sur l'onglet Encodage.
6. Cliquez sur Enregistrer ce document sous > Unicode (UTF-8).
7. Dans la fenêtre Options Web, cliquez sur OK.
8. Enregistrez le fichier.

Processus de validation

OneSpan Sign valide la ligne d’en-tête avant de valider toute autre ligne dans un fichier CSV. Si quelque chose ne va pas avec la ligne d’en-tête, un message d’erreur est envoyé. Si la ligne d’en-tête est vérifiée comme étant valide, OneSpan Sign procède à la validation des autres lignes.

Le reste de cette section traite de la validation de :

• Rangée d'en-tête
• Autres lignes
• Champ AUTH

Rangée d'en-tête

OneSpan Sign vérifie cela dans la ligne d'en-tête du fichier CSV :

• Pour chaque rôle de type espace réservé dans le modèle, il existe un bloc de rôle qui contient les champs {PlaceholderRoleName}, FIRST_NAME, LAST_NAME et EMAIL.
• Chaque colonne de FieldId correspond à un champ qui existe pour le rôle associé.

Autres lignes

OneSpan Sign vérifie que pour chaque bloc de rôle dans chaque ligne après la ligne d'en-tête :

• Des valeurs ont été attribuées aux colonnes FIRST_NAME, LAST_NAME et EMAIL.
• La valeur de chaque FieldId est valable. Ce que signifie « valide » dans ce contexte dépend de la façon dont vous avez configuré le champ (par exemple, vous avez peut-être attribué une longueur maximale à un champ de texte). Pour mieux comprendre les possibilités, consultez Nouveau.

Champ AUTH

AUTH_TYPE, AUTH_PROMPT et AUTH_CHALLENGE constituent ensemble le champ « AUTH » pour un bloc de rôles donné.

La valeur attribuée à AUTH_TYPE doit être NONE, CHALLENGE, SSO, ou SMS. Le processus de validation pour AUTH_PROMPT et AUTH_CHALLENGE dépend de la valeur attribuée à AUTH_TYPE comme expliqué dans la suite de cette section.

Si AUTH_TYPE = NONE pour un Rôle particulier, OneSpan Sign n’essaie pas de valider AUTH_PROMPT ou AUTH_CHALLENGE pour ce rôle. C’est parce qu’ils ne sont pas utilisés (voir l’exemple de fichier CSV ci-dessus).

Si AUTH_TYPE = CHALLENGE pour un rôle particulier, OneSpan Sign vérifie que pour ce rôle :

• Au moins une paire AUTH_PROMPT/AUTH_CHALLENGE a été spécifiée.
• Il existe une correspondance 1:1 entre les invites et les défis (c’est-à-dire que pour chaque invite, il y a un défi, et vice versa).

OneSpan Sign lit les colonnes d’invite et de défi de gauche à droite, ce qui signifie que les deux schémas d’ordonnancement suivants sont valables :

AUTH_TYPE	AUTH_PROMPT	AUTH_CHALLENGE	AUTH_PROMPT	AUTH_CHALLENGE
DÉFI	Question1	Réponse1	Question2	Réponse 2
AUTH_TYPE	AUTH_PROMPT	AUTH_PROMPT	AUTH_CHALLENGE	AUTH_CHALLENGE
DÉFI	Question1	Question2	Réponse1	Réponse2

Les exemples ci-dessus montrent que toutes les colonnes AUTH doivent apparaître dans l’ordre dans lequel elles sont destinées à être utilisées. Voici un autre exemple qui illustre ce concept : Réponse2, Réponse1, Question1, Question2 n’est pas un ordre valide.

Si AUTH_TYPE = SMS pour un rôle particulier, OneSpan Sign vérifie que pour ce rôle, il y a au moins une invite. Le processus de vérification n’examinera que la première invite, qui doit être utilisée pour spécifier le numéro de téléphone auquel un message texte sera envoyé. Le processus de vérification ignore tous les autres paramètres d’invite et de défi.

Programmation des envois en masse

Les transactions d'envoi en masse sont placées dans une file d'attente. Toutes les 15 minutes, la file d'attente est vérifiée. Si de nouvelles tâches d'envoi en masse sont arrivées, elles sont traitées dans l'ordre jusqu'à ce que la file d'attente soit vide.

Tutoriel vidéo