Conservation des données

Les transactions peuvent être définitivement supprimées après une période de conservation définie. Vous pouvez configurer OneSpan Sign pour qu'il conserve les transactions laissées dans divers statuts pendant une période illimitée ou déterminée. Par exemple, votre organisation peut souhaiter conserver les transactions effectuées pendant une durée illimitée. D'autre part, les transactions ayant d'autres statuts, comme Ébauche ou Décliné, peuvent ne pas être vitales pour votre organisation et peuvent être effacées pour libérer votre stockage de données.

L'accès aux paramètres de conservation des données varie en fonction du type de compte utilisateur que vous possédez :

• Les utilisateurs du plan de base peuvent spécifier les paramètres de conservation des données pour : Transactions au statut Ébauche, Décliné, Expiré, Complété, Archivé.

• Les utilisateurs du plan professionnel peuvent modifier tous les paramètres de conservation des données.

• Les utilisateurs du plan professionnel peuvent modifier tous les paramètres, sauf la durée de vie totale des transactions et les transactions incomplètes.

Pour libérer de l'espace de stockage pour votre compte, les transactions peuvent être définitivement supprimées après une période de conservation définie. Ainsi, certains utilisateurs peuvent spécifier combien de temps les transactions dans l'un des états suivants seront conservées sur les serveurs de OneSpan Sign : Ébauche, Refusé, Décliné, Expiré, Terminé, Archivé.

Tous les paramètres de conservation des données d'un compte peuvent être modifiés par son propriétaire (si la fonction Rôles et autorisations est désactivée), ou par son administrateur et son gestionnaire (si la fonction Rôles et autorisations est activée). En outre, une autorisation particulière de gestion des données peut être attribuée à un utilisateur du compte.

Par défaut, le libre-service de gestion des données a été activé pour vous. Pour désactiver cette fonction, communiquez avec notre équipe de soutien.

Gestion de la conservation des données

Lorsque cette fonctionnalité est activée, vous pouvez spécifier des règles de conservation des données non seulement via cette procédure, mais aussi via l'API REST.

Pour gérer la conservation des données sur votre compte :

1. Dans le menu supérieur de la nouvelle expérience utilisateur, cliquez sur Admin > Conservation des données. Une boîte de dialogue sur la conservation des données apparaît.
2. Si vous souhaitez réinitialiser tous les intervalles de cette page à leurs valeurs par défaut, cliquez sur RÉINITIALISER PAR DÉFAUT en bas de la page.

Pour tous les comptes existants, l'intervalle de conservation par défaut des transactions incomplètes est de 120 jours. Pour les nouveaux comptes, l'intervalle de conservation par défaut pour les transactions incomplètes et les transactions achevées est de 120 jours. Dans ce contexte : (1) Les « nouveaux comptes » sont les comptes créés après la mise en production de OneSpan Sign 11.38; (2) Les « comptes existants » sont tous les autres comptes.

3. Pour spécifier la durée de stockage des transactions après leur date de création, cliquez sur le contrôle de la durée de vie totale des transactions et modifiez le nombre de jours qui lui est associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir de la date de création de la transaction. Par exemple, si cette durée de vie est de 30 jours, une transaction créée le 1er janvier sera supprimée le 31 janvier.

4. Pour spécifier la durée de stockage des transactions archivées, cliquez sur le contrôle pour Archivé, et modifiez le nombre de jours qui lui est associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir du moment où le statut de la transaction est passé au statut Archivé. Remarque : Aucun autre paramètre de cette page n'affecte les transactions archivées.
5. Pour spécifier la durée de stockage des transactions incomplètes, cliquez sur le contrôle des transactions incomplètes et modifiez le nombre de jours qui lui est associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir de la date de création de la transaction. Remarque : Les transactions incomplètes se trouvent dans l'un des statuts suivants : Ébauche, Décliné, Expiré.

Les transactions au statut Envoyé ne peuvent pas être affectées à une période de conservation, mais vous pouvez optionnellement leur affecter une période d'expiration par défaut et une période d'expiration maximale. La deuxième partie de la boîte de dialogue contient des informations sur les transactions dans cet état. Si vous souhaitez modifier le délai d'expiration de ces transactions, ouvrez dans une fenêtre distincte la rubrique Délai d'expiration des transactions envoyées. Une fois qu'une transaction envoyée a expiré, elle est soumise à la politique de conservation que votre compte a configurée pour les transactions incomplètes. Exemple : Si vos transactions incomplètes sont configurées pour être supprimées après 120 jours, toute transaction envoyée datant de plus de 120 jours sera supprimée du jour au lendemain dès son expiration.

6. Pour spécifier la durée de stockage des transactions achevées, cliquez sur le contrôle des transactions achevées, puis modifiez le nombre de jours qui lui est associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir du moment où le statut de la transaction est passé à Complété.
7. Si vous souhaitez spécifier des valeurs de conservation plus petites pour les transactions incomplètes dans des statuts particuliers (ébauche, décliné ou expiré), cliquez sur le contrôle du statut concerné et modifiez le nombre de jours qui lui est associé. Ces contrôles se trouvent dans la section Paramètres avancés pour les transactions incomplètes.

8. Cliquez sur SOUMETTRE. La boîte de dialogue se ferme. Les données des transactions dans les différents états seront purgées une fois qu'elles auront été dans ce statut pendant l'intervalle spécifié dans cette procédure.

    

   • Si des dates de suppression incohérentes sont spécifiées, la date qui survient en premier prend effet. Par exemple, supposons que la durée de vie totale de la transaction soit fixée à 100 jours, tandis que la durée de vie de la traite est fixée à 20 jours. Si une transaction reste au statut Ébauche pendant 20 jours, elle sera supprimée même si la durée de vie totale de la transaction est de 100 jours.
   • Les transactions seront purgées pendant la nuit une fois qu'elles auront atteint leur date spécifiée. Exemple 1 : Supposons que les transactions Ébauche ont été configurées pour être purgées après 20 jours. Une transaction qui entre dans ce statut le 1er juillet sera supprimée dans la nuit du 21 juillet (en supposant qu'elle soit encore au statut Ébauche). Exemple 2 : Supposons que le 20 août, les transactions Ébauche sont configurées pour être purgées après 20 jours. Toute transaction créée avant le 1er août qui est encore au statut Ébauche sera purgée le 21 août au soir.
   • Lorsque des transactions sont sur le point d'être purgées, la nouvelle expérience utilisateur l'indique au moins 7 jours avant la purge.
   • Les transactions dans n'importe quel statut peuvent être supprimées. Mettre une transaction à la poubelle ne change pas son statut, c'est juste un attribut supplémentaire. Le délai de conservation ci-dessus est calculé à partir du moment où une transaction est entrée dans un statut, et non à partir du moment où elle a été supprimée. Par exemple, supposons qu'une transaction soit entrée dans le statut Décliné le 1er avril, mais qu'elle ait été supprimée le 1er mai. Si la période de conservation des transactions Décliné est modifiée à N jours, la transaction sera purgée après (1er avril + N jours), et non après (1er mai + N jours)
     

Tutoriel vidéo : Comment définir un calendrier de conservation des données pour les transactions stockées sur OneSpan Sign