Ajout de signataires

Ajout de signataires

Un signataire est une personne qui a été désignée pour signer un ou plusieurs documents dans un paquet. Les signataires d'un paquet sont affichés dans sa liste de signataires. Par défaut, le propriétaire du paquet est listé en tant que signataire. Les autres signataires peuvent être ajoutés un par un.

Le reste de cette section décrit les sujets suivants, qui sont pertinents pour la gestion des signataires :

• Ajout de signataires
• Changer l'ordre des signataires
• Suppression de signataires

Ajout de signataires

Vous devez enregistrer un paquet avant de pouvoir y ajouter un signataire.

Pour ajouter un signataire à un paquet :

1. Dans la section Signataires de votre paquet, cliquez sur le signe +. La page Nouveau signataire OneSpan Sign apparaît.
2. Dans le champ Type de signataire, sélectionnez l'une des trois options suivantes :
   • Quelqu'un que j'invite : Pour inviter quelqu'un à signer, saisissez l'adresse courriel du signataire, son prénom, son nom de famille et, facultativement, son titre et son entreprise.

   

   • Contact : Pour ajouter un contact Dynamics CRM existant en tant que signataire, choisissez Contact, et sélectionnez cette personne dans la liste des contacts.

   

   • Espace réservé : Choisissez cette option si vous voulez ajouter un espace réservé pour un signataire. Ceci est utile si vous créez un modèle et que vous ne connaissez pas l'identité du signataire.

   

3. Choisissez l'une des méthodes suivantes pour authentifier le signataire.
   • Courriel : Il s'agit de la méthode par défaut. L'identité du signataire est vérifiée par sa capacité à accéder au courriel d'invitation envoyé par OneSpan Sign. Comme cette méthode dépend de la sécurité du système de messagerie, les méthodes de Q&R et Message texte sont plus sûres.
   • Q&R : Cette méthode exige que le propriétaire du paquet spécifie une ou deux questions et réponses. Si un signataire répond correctement aux questions, il est vérifié qu'il est bien le destinataire du paquet. Vous pouvez choisir de masquer la réponse saisie par le signataire, de sorte que chaque caractère qu'il saisit apparaîtra sur son écran sous la forme d'un astérisque (*).
   • Message texte : Cette méthode exige du propriétaire du paquet qu'il fournisse le numéro de téléphone portable du signataire. Une fois le paquet envoyé, OneSpan Sign enverra un code à ce numéro. L'identité du signataire est vérifiée par sa capacité à fournir ce code lorsqu'il tente d'accéder au paquet.
4. En option : Cliquez sur Avancé si vous souhaitez utiliser l'une des options suivantes :
   • Option de message électronique personnel
   • Option de livraison de documents
   • Option de changement de signataire
   
5. Dans le ruban, cliquez sur Enregistrer. Le signataire est ajouté au paquet.

Changer l'ordre des signataires

Si un paquet contient plusieurs documents, chaque signataire doit signer les documents dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste des documents du paquet.

Par défaut, les signataires peuvent signer dans n'importe quel ordre. Si l'ordre dans lequel les signataires signent est important, un flux de travail du signataire peut être défini.

Pour définir un flux de travail de signataire :

1. Dans le menu Dynamics CRM, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de votre paquet, puis cliquez sur Signataires.

2. Cochez la case située à côté d'un signataire dont vous souhaitez modifier la position dans la liste des signataires. Dans le menu dynamique sous Vue associée des signataires, cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas jusqu'à ce que le signataire soit dans la position désirée.
3. Répétez l'étape 2 pour les autres signataires jusqu'à ce que tous les signataires soient dans l'ordre souhaité.

Suppression de signataires

Pour supprimer un signataire d'un paquet :

1. Cochez la case à côté du signataire que vous voulez supprimer.
2. Dans le ruban, cliquez sur Supprimer.

Un paquet de documents OneSpan Sign est un conteneur pour les documents connexes qui doivent être signés. En général, ces paquets contiennent un ou plusieurs documents (jusqu'à dix) et un ou plusieurs signataires. L'expéditeur d'un paquet effectue généralement les procédures suivantes :

• Création d'un paquet
• Ajout et gestion de documents
• Gestion des signataires
• Préparation et envoi de paquets

Un signataire est une personne qui a été désignée pour signer un ou plusieurs documents dans un paquet. Les signataires d'un paquet sont affichés dans sa liste de signataires. Par défaut, le propriétaire du paquet est listé en tant que signataire. Les autres signataires peuvent être ajoutés un par un.

Le reste de cette section décrit les sujets suivants, qui sont pertinents pour la gestion des signataires :

• Ajout d'un signataire
• Changer l'ordre des signataires
• Suppression d'un signataire
• Visualiser le statut des signataires d'un paquet

Ajout d'un signataire

Pour ajouter un signataire à un paquet :

1. Assurez-vous que le paquet a été sauvegardé.
2. Dans la section Signataires du paquet, cliquez sur "+". La page Nouveau signataire OneSpan Sign apparaît.
3. Dans le champ Type de signataire, sélectionnez l'un des éléments suivants :
   • Quelqu'un que j'invite : Si vous choisissez cette option, saisissez l'adresse courriel, le prénom et le nom de famille du signataire prévu. Vous pouvez également saisir le titre et l'entreprise du signataire.

   

   • Contact : Si vous choisissez cette option, cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite pour afficher une liste de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM contacts. Sélectionnez ensuite l'un de ces contacts.

   

   • Prospect : Si vous choisissez cette option, cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite pour afficher une liste de pistes OneSpan Sign Embedded Integration for CRM. Sélectionnez ensuite l'une de ces pistes.

   

   • Utilisateur : Si vous choisissez cette option, cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite pour afficher une liste d'utilisateurs OneSpan Sign Embedded Integration for CRM. Sélectionnez ensuite l'un de ces utilisateurs.

   

   • Espace réservé : Choisissez cette option si vous voulez ajouter un espace réservé pour un signataire. Ceci est utile si vous créez un modèle et que vous ne connaissez pas l'identité du signataire.

   

4. Choisissez l'une des méthodes suivantes pour authentifier le signataire.
   • Courriel (par défaut) : Le signataire est authentifié par sa capacité à accéder au message courriel envoyé par OneSpan Sign.
   • Q&R : Le signataire est authentifié par sa capacité à répondre aux questions spécifiées par le propriétaire du paquet. Vous pouvez choisir de masquer les réponses du signataire sur son écran (s'il est masqué, chaque caractère tapé apparaîtra comme un astérisque).
   • Message texte : Un message texte est envoyé sur le téléphone portable du signataire. Pour poursuivre le processus de signature électronique, le signataire doit saisir le code NIP fourni dans le message texte.

   La fiabilité de la méthode de courriel dépend de la sécurité du système de courriels. Les méthodes Q&R et Message texte offrent une sécurité renforcée.

5. Cliquez sur Avancé si vous souhaitez utiliser l'une des options suivantes :
   • Option de message courriel personnel - Utilisez cette option pour créer un message courriel personnel qui sera envoyé au signataire ci-dessus. Si vous le souhaitez, un message personnel unique peut être envoyé à chaque signataire du paquet. Les messages courriels personnels remplacent le message courriel du paquet.
   • Option de livraison des documents - Sélectionnez Oui si vous souhaitez que OneSpan Sign livre les documents signés sous forme de pièce jointe à un courriel. Avec cette option de livraison, le paquet peut être téléchargé manuellement par tous les signataires jusqu'à ce que le propriétaire du paquet l'archive ou le supprime.
   • Option de changement de signataire - Sélectionnez Oui si vous voulez permettre au signataire de déléguer une autre personne pour signer à sa place. Le signataire initial sera invité à saisir l'adresse courriel et le nom complet de son délégué, ainsi qu'un message courriel facultatif pour le délégué. Vous serez informé du changement de signataire.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Changer l'ordre des signataires

Si un paquet contient plusieurs documents, chaque signataire doit les signer dans leur ordre d'apparition dans la liste des documents du paquet.

En revanche, la condition par défaut est que les signataires d'un paquet peuvent signer dans n'importe quel ordre.

La procédure suivante décrit comment spécifier l'ordre dans lequel les signataires doivent signer.

Pour spécifier l'ordre dans lequel les signataires doivent signer un paquet :

1. Sélectionnez l'option Appliquer l'ordre de signature dans la section Options avancées de la page Paquet du paquet.
2. Dans la section Signataires, cliquez sur l'icône en haut à droite ().
3. Sélectionnez un signataire dont vous souhaitez modifier la position dans l'ordre de signature.
4. Dans le ruban, cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas jusqu'à ce que le signataire soit à la place souhaitée parmi tous les signataires.



5. Répétez les deux étapes précédentes pour chaque signataire dont vous souhaitez modifier la position dans l'ordre de signature.

Suppression d'un signataire

Pour supprimer un signataire d'un paquet :

1. Dans la section Signataires du paquet, cliquez sur la case d'option à côté du signataire.
2. Dans le ruban, cliquez sur Corbeille.

Visualiser le statut des signataires d'un paquet

Pour afficher le statut des signataires d'un paquet :

1. Accédez à la page Tous les paquets OneSpan Sign. Une liste de tous vos paquets apparaît. La colonne État du signataire d'un paquet donné affiche une expression de forme "M de N", M étant le nombre de signataires ayant fini de signer, et N, le nombre total de signataires.
2. Dans la ligne du paquet concerné, passez votre souris sur la colonne Statut du signataire.

Une fenêtre contextuelle affiche le statut de tous les réviseurs et signataires. Voici les statuts possibles :

• Décliné : La personne a refusé de signer le paquet.
• A choisi de ne pas participer : La personne a choisi de ne pas signer le paquet électroniquement.
• Complété : La personne a examiné/signé tous les documents qui lui ont été attribués.
• Aucune mesure n'a été prise : La personne n'a pris aucune mesure concernant le paquet.
• La signature n'est pas requise : La personne est un réviseur. Les réviseurs ne sont pas tenus de signer les documents.

Si le statut du paquet était Complété ou Archivé dans une version précédente de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM, le Statut du signataire indiquera « Non disponible ».