2016

OneSpan Sign prend en charge deux types de "conventions" : les mappages de champs et les balises de texte. Les utilisateurs disposant des droits OneSpan Sign Admin de modèles peuvent définir les deux types.

Les conventions peuvent avoir plusieurs étiquettes de signataire (associées aux signataires) et plusieurs balises de texte (associées aux paquets ou aux modèles).

Une fois qu'une convention a été définie, les utilisateurs qui créent des paquets manuellement peuvent utiliser la convention pour automatiser les tâches. L'exécution automatique des tâches permet aux utilisateurs de gagner du temps.

Les conventions peuvent être utilisées pour automatiser deux types de tâches :

• Données auto-remplies via des mappages de champs : Le mappage de champs d'une convention sélectionnée peut être utilisé pour insérer automatiquement la valeur d'un champ de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM (par exemple, l'adresse civique) dans le champ correspondant des documents OneSpan Sign lors de la préparation d'un paquet. Ces données peuvent ensuite être extraites des documents signés. Les données en question peuvent être des données relatives à un signataire ou des données relatives à une « entité connexe » de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

• Positionnement des champs via les balises de texte dans les étiquettes de signataires : La balise de texte d'une convention sélectionnée peut être utilisée pour automatiser l'insertion d'un champ OneSpan Sign à des positions particulières dans plusieurs documents pour plusieurs signataires.

Vous pouvez utiliser les balises de texte avec la fonction de préparation automatique pour préparer automatiquement des paquets entiers à envoyer OneSpan Sign (voir Préparation automatique des paquets).

Données auto-remplies via des mappages de champs

Cette section décrit les méthodes suivantes de remplissage automatique des données via les mappages de champs :

• Remplissage automatique des données relatives au signataire CRM
• Remplissage automatique des données relatives à l'entité CRM

Remplissage automatique des données relatives au signataire CRM

La fonction de remplissage automatique avec « Type de mappage = Signataire » permet de rempli des documents OneSpan Sign automatiquement avec des données provenant de l'enregistrement d'un signataire CRM — p. ex., des données sur un utilisateur, contact ou prospect OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

La procédure suivante illustre la manière d'utiliser cette fonction. Elle décrit notamment comment remplir automatiquement les documents dans un paquet OneSpan Sign avec l'adresse d'un contact CRM qui est également un signataire.

Pour remplir automatiquement les documents d'un paquet avec l'adresse d'un contact CRM :

Création d'une convention

1. Accédez à OneSpan Sign > Conventions.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez un nom pour la nouvelle convention, puis cliquez sur Enregistrer.

Création d'un mappage de champ

1. Dans la liste associée Mappage de champ, cliquez sur +, et donnez un nom au mappage.
2. Dans la liste déroulante Type de mappage, sélectionnez Signataire.
3. Dans la section Référence du champ du documentOneSpan Sign, fournissez un nom de champOneSpan Sign.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Dans la section Champ d'entité Dynamics CRM, choisissez l'entité souhaitée. Dans ce cas, l'entité est Contact. Une liste des champs du contact apparaît sur la droite.
6. Choisissez le champ à mettre en correspondance avec un champ OneSpan Sign (par exemple, la ville du contact).



7. Cliquez sur Ajouter une référence de champ.
8. Assurez-vous que la case d'option Insertion est cochée lorsque le champ est ajouté. Cela permet au système d'insérer les données du champ de l'entité OneSpan Sign Embedded Integration for CRM dans les documents OneSpan Sign.
9. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le mappage des champs.
10. Répétez les étapes 5 à 9 pour créer un nouveau mappage de champ pour chaque champ d'adresse (ville, code postal, etc.).
11. Cliquez sur Activer.

Création et remplissage automatique d'un paquet

1. Créez un paquet OneSpan Sign (en lui donnant un nom).
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. En option, choisissez Compte comme Type d'objet connexe.
4. Dans la section Convention de Options avancées cliquez sur Rechercher et choisissez la convention précédemment créée.
5. Ajoutez des documents au paquet, et ajoutez le contact en tant que signataire.
6. Cliquez sur Préparer. Le Concepteur apparaît dans une boîte de dialogue.

Le paquet sera envoyé. Lorsque le paquet est complet, ses documents signés doivent contenir l'adresse du contact. Grâce à cette procédure, cette adresse dans les documents OneSpan Sign aura été auto-remplie directement à partir de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

Remplissage automatique des données relatives à l'entité CRM

La fonction de remplissage automatique avec « Type de mappage = Entité connexe »permet de remplir des documents OneSpan Sign automatiquement avec des données provenant d'un enregistrement CRM lié à une entité de paquet OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

La procédure suivante illustre la manière d'utiliser cette fonction. Elle décrit notamment comment remplir automatiquement les documents dans un paquet OneSpan Sign avec une adresse à partir d'un enregistrement de compte CRM.

Pour remplir automatiquement les documents d'un paquet avec l'adresse d'un compte CRM :

Création d'une convention

1. Accédez à OneSpan Sign > Conventions.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez un nom pour la nouvelle convention, puis cliquez sur Enregistrer.

Création d'une cartographie de champ

1. Dans la liste associée Mappage de champ, cliquez sur +, et donnez un nom au mappage.
2. Dans la liste déroulante Type de mappage, sélectionnez Entité connexe.
3. Dans la section Référence du champ du documentOneSpan Sign, donnez un nom au champ OneSpan Sign.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Dans la section Champ d'entité Dynamics CRM, choisissez l'objet souhaité. Dans ce cas, l'entité est Compte. Une liste des champs du compte apparaît à droite.
6. Choisissez le champ à mettre en correspondance (par exemple, la ville du compte).
7. Cliquez sur Ajouter une référence de champ.
8. Assurez-vous que la case d'option Insertion est cochée lorsque le champ est ajouté. Cela permettra au système d'insérer les données du champ de l'objet CRM dans les documents OneSpan Sign.
9. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le mappage des champs.
10. Répétez les étapes 5 à 9 pour créer un nouveau mappage de champ pour chaque champ d'adresse (ville, code postal, etc.).
11. Cliquez sur Activer.

Création et remplissage automatique d'un paquet

1. Créez un paquet OneSpan Sign (en lui donnant un nom).
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Dans le menu déroulant Entité connexe, sélectionnez Compte.
4. Cliquez sur Rechercher pour choisir l'enregistrement du compte.
5. Dans la section Convention des Options avancées, cliquez sur Recherche et choisissez la convention précédemment créée.
6. Ajoutez des documents au paquet, et ajoutez des signataires au paquet.
7. Cliquez sur Préparer. La page Concepteur apparaît. Ajoutez vos blocs de signature.
8. Fermez le Concepteur. Cliquez ensuite sur Envoyer pour envoyer le paquet.

Lorsque le paquet est complet, ses documents signés doivent contenir l'adresse du compte. Grâce à cette procédure, l'adresse figurant dans les documents OneSpan Sign sera remplie automatiquement et directement à partir de OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

Positionnement des champs via les balises de texte dans les étiquettes de signataires

Vous pouvez utiliser une balise de texte pour insérer automatiquement un champ OneSpan Sign (un bloc de signature, p. ex.) certains endroits dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires. Trois types de balises de texte peuvent être utilisés à cette fin :

• Champs de positionnement via les champs du formulaire PDF
• Champs de positionnement en position statique
• Champs de positionnement via les ancres de texte

Avant de créer l'un des types de balise de texte ci-dessus, assurez-vous que chaque étiquette de signataire a au moins une balise de texte de type Signature (nom complet, initiales, capture ou capture mobile). Si une étiquette de signataire n'a pas de balise de texte, le paquet OneSpan Sign créé avec cette étiquette pourrait être corrompu.

Lorsqu'une balise de texte insère un objet dans un document, cet objet écrase et occulte tout contenu préexistant à cet endroit.

Champs de positionnement via les champs du formulaire PDF

La procédure suivante explique comment utiliser des balises de texte de type Champ de formulaire PDF pour insérer un champ OneSpan Sign automatiquement dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires. Les champs de formulaire PDF ont déjà des positions fixes dans les PDF concernés, et le champ OneSpan Sign sera placé dans ces champs de formulaire PDF.

Pour utiliser des champs de formulaire PDF afin d'insérer automatiquement un champ OneSpan Sign dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires :

1. Assurez-vous que le document PDF concerné possède au moins un champ de formulaire PDF.
2. Créez une nouvelle convention et enregistrez-la.
3. Dans la section Libellé du signataire des détails de la convention, cliquez sur +.
4. Dans la page Nouvelle étiquette de signataire OneSpan Sign, fournissez un nom pour le champ Étiquette de signataire.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Cliquez sur le nom actif pour créer une balise de texte dans l'étiquette du signataire.



7. Dans la section Balise de texte, sélectionnez Champ de formulaire PDF dans la liste déroulante.
8. Si nécessaire, modifiez le nom de la balise de texte et complétez le nom du champ du formulaire.
9. Dans la section Détails de la balise de texte, sélectionnez le type de Champ de sortie dans la liste déroulante (par exemple, signature, date de signature remplie automatiquement, champ de saisie de texte).
10. Cliquez sur Enregistrer.



11. Créez un nouveau paquet OneSpan Sign.
12. Dans la section Convention de Options avancées cliquez sur Rechercher et choisissez la convention précédemment créée.
13. Ajoutez des documents et des signataires au paquet.
14. Double-cliquez sur chaque signataire et attribuez une étiquette de signataire à chaque signataire à partir de l'option Recherche.

    Lorsqu'il choisit une convention, le système essaie de faire correspondre son choix avec le signataire.

15. Cliquez sur Préparer pour ouvrir le concepteur. Assurez-vous que la signature et la date de signature définies ci-dessus ont été correctement insérées aux positions des champs du formulaire PDF préexistant. Vous pouvez ensuite fermer le Concepteur et cliquer sur Envoyer pour envoyer le paquet.

Champs de positionnement en position statique

Une balise de texte de type Position statique insère une balise à une position spécifiée dans un document. La procédure suivante explique comment utiliser la balise de texte Position statique pour insérer automatiquement un champ OneSpan Sign à des positions statiques (coordonnées X-Y fixes) dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires.

Pour insérer automatiquement un champ OneSpan Sign à une position statique dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires :

1. Créez une nouvelle convention et enregistrez-la.
2. Dans la section Étiquette du signataire des Détails de la convention, cliquez sur +.
3. Dans la page Nouvelle étiquette de signataire OneSpan Sign, fournissez un nom pour le champ Étiquette de signataire.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur le nom actif pour créer une balise de texte dans l'étiquette du signataire.
6. Dans la section Balise de texte, sélectionnez Position statique dans la liste déroulante, et donnez un nom à la balise de texte.
7. Tapez des valeurs pour le décalage supérieur et le décalage gauche de la balise de texte.

   L'étape précédente spécifie la position fixe du champ sur une page. L'étape suivante consiste à spécifier la page sur laquelle le champ OneSpan Sign apparaîtra.

8. Indiquez le numéro de la page sur laquelle l'étiquette de texte doit apparaître.

   Les pages sont comptées séquentiellement du premier au dernier document du paquet.

9. Indiquez la largeur et la hauteur du champ OneSpan Sign à créer.
10. Dans la section Détails de la balise de texte, sélectionnez le type de Champ de sortie dans la liste déroulante (par exemple, signature, date de signature remplie automatiquement, champ de saisie de texte).
11. Cliquez sur Enregistrer.
12. Créez un nouveau paquet OneSpan Sign.
13. Dans la section Convention de Options avancées cliquez sur Rechercher et choisissez la convention précédemment créée.
14. Ajoutez des documents et des signataires au paquet.
15. Double-cliquez sur chaque signataire et attribuez une étiquette de signataire à chaque signataire à partir de l'option Recherche.

    Lorsqu'il choisit une convention, le système essaie de faire correspondre son choix avec le signataire.

16. Cliquez sur Préparer pour voir le concepteur. Assurez-vous que le champ défini dans la Convention a été inséré correctement dans chaque document pour chaque signataire concerné. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez fermer le Concepteur, puis cliquer sur Envoyer pour envoyer le paquet.

Champs de positionnement via les ancres de texte

Une balise de type Ancrage de texte recherche une chaîne de caractères spécifique dans un document et insère une balise à une position spécifiée par rapport à l'emplacement de cette chaîne. La procédure suivante explique comment utiliser la balise de texte Ancrage de texte pour insérer automatiquement un champ OneSpan Sign dans plusieurs documents et pour plusieurs signataires.

Les ancres de texte sont disponibles pour les documents Microsoft Word et les documents PDF.

Pour utiliser les ancres de texte afin d'insérer un champ OneSpan Sign dans plusieurs documents et pour deux signataires :

1. Créez une nouvelle convention et enregistrez-la.
2. Dans la section Étiquette du signataire des Détails de la convention, cliquez sur +.
3. Dans la page Nouvelle étiquette de signataire OneSpan Sign, fournissez un nom pour le champ Étiquette de signataire.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur le nom actif pour créer une balise de texte dans l'étiquette du signataire.
6. Dans la section Balise de texte, sélectionnez Ancre de texte dans la liste déroulante, puis donnez un nom à la balise de texte.
7. Dans la section Détails de l'ancre de texte, remplissez le champ Texte avec la chaîne exacte à rechercher dans les documents téléversés.

   Si la chaîne de texte exacte ne peut être trouvée dans un document téléversé, OneSpan Sign déclenchera une erreur et supprimera ensuite le document du paquet.

8. Ajoutez l'indice de caractère dans l'ancre de texte. Il sera utilisé pour calculer la position du champ (« 0 » étant le début du mot, et « 1 » la position immédiatement après le caractère).
9. Ajoutez l'occurrence de la chaîne de recherche. Par exemple, une valeur de 2 permet d'ignorer les deux premières occurrences du texte d'ancrage et d'utiliser la troisième occurrence pour calculer la position.
10. Dans la section Position, indiquez un décalage supérieur et un décalage gauche pour la position du champ par rapport au texte d'ancrage correspondant. Chaque décalage peut être positif, négatif ou nul.
11. Dans la section Dimension du champ, indiquez la largeur et la hauteur du champ OneSpan Sign souhaité.
12. Dans la section Détails de la balise de texte, sélectionnez le type de Champ de sortie dans la liste déroulante (par exemple, signature, date de signature remplie automatiquement, champ de saisie de texte).



13. Cliquez sur Enregistrer.
14. Répétez les étapes 3 à 13 pour le deuxième signataire. L'image suivante illustre comment les blocs de signature résultants peuvent apparaître à la fin de cette procédure.



15. Créez une autre ancre de texte pour la date de signature, l'ancre de texte étant la première occurrence de DATE.
16. Créez une étiquette de signataire pour le deuxième signataire, et créez deux balises de texte à l'intérieur de celle-ci. La première concerne la signature, en utilisant SIGNATURE DU TÉMOIN comme texte d'ancrage. La deuxième est pour la date de signature, en utilisant la deuxième occurrence de DATE.
17. Créez un nouveau paquet OneSpan Sign.
18. Dans la section Convention de Options avancées cliquez sur Rechercher et choisissez la convention précédemment créée.
19. Ajoutez des documents et des signataires au paquet.
20. Double-cliquez sur chaque signataire et attribuez une étiquette de signataire à chaque signataire à partir de l'option Recherche.

    Lorsqu'il choisit une convention, le système essaie de faire correspondre son choix avec le signataire.

21. Cliquez sur Préparer pour ouvrir le concepteur. Assurez-vous que les blocs de signature et les dates de signature définis ci-dessus ont été correctement insérés. Vous pouvez ensuite fermer le Concepteur et cliquer sur Envoyer pour envoyer le paquet.