Signer des documents

Signer des documents

Si le propriétaire d'un paquet distribue un paquet contenant un ou plusieurs documents que vous devez signer, vous recevrez un courriel indiquant que vous avez été ajouté au paquet en tant que signataire. Le courriel contiendra un lien sur lequel vous pourrez cliquer pour accéder au paquet. Le propriétaire du paquet peut également avoir inclus un message à votre intention, qui apparaîtra sous le lien.

Pour signer les documents d'un paquet :

1. Dans le message électronique que vous recevez, cliquez sur le lien vers le paquet.
2. Le propriétaire du paquet a choisi l'une des méthodes d'authentification suivantes pour vous vérifier en tant que signataire :
   • Courriel - Rien d'autre n'est requis.
   • Q&R - Répondez correctement à toutes les questions. Cliquez ensuite sur Connexion.
   • Message texte - Saisissez correctement le code de message texte à 7 chiffres qui a été envoyé à votre téléphone portable. Cliquez ensuite sur Connexion.
3. Lisez l'accord sur les divulgations électroniques et consentement aux signatures, et cliquez sur Accepter.
4. Signez toutes les cases de signature du premier document. Les cases de signature et les cases d'initiales sont indiquées par des notes autocollantes jaunes. Si un autre signataire a déjà signé le document, sa signature sera visible dans le document.

   Si des boîtes de signature non signées se trouvent en dehors de votre zone de visualisation, l'indicateur de signatures non signées indique le nombre de ces boîtes.

   Une barre de progression située en haut du document affiche une fraction qui indique : (le nombre de signatures que vous avez effectuées) / (le nombre total de signatures que ce document requiert de vous).

5. Cliquez sur OK pour confirmer vos signatures dans le document.
6. Si vous devez signataire plusieurs documents, cliquez sur Document suivant et continuez à signer chaque document (aux endroits indiqués par des notes autocollantes jaunes) jusqu'à ce que tous les documents soient signés.
7. Pour consulter et télécharger les documents signés, cliquez sur Consulter mes documents.

Lorsque vous examinez un document signé, vous pouvez voir des messages indiquant que les OneSpan Sign signatures « ne peuvent pas être validées » ou sont « invalides ». Ces messages signifient simplement que le certificat utilisé pour signer le document n'est pas encore reconnu par le logiciel PDF que vous utilisez pour effectuer la validation. Pour résoudre ce problème, suivez les instructions de cet article.

Une bonne pratique consiste à sauvegarder les documents signés sur votre disque dur.

8. Cliquez sur Quitter OneSpan Sign.

Signer des documents

Si le propriétaire d'un paquet distribue un paquet contenant des documents à signer, vous recevrez un courriel vous invitant à signer. Cet courriel contient un lien vers le paquet, et il peut contenir un message personnalisé.

Pour signer les documents d'un paquet :

1. Si vous êtes un signataire ordinaire :
   1. Cliquez sur le lien vers le paquet dans le corps du courriel que vous avez reçu.
   2. Le propriétaire du paquet aura choisi l'une des méthodes suivantes pour authentifier votre identité, et cette méthode peut vous demander de faire quelque chose à cette étape.
      • Courriel : Il s'agit de la forme d'authentification la plus simple. Aucune autre action n'est requise.
      • Q&R : Cette méthode vous demande de répondre à une ou plusieurs questions. Après avoir répondu à ces questions, cliquez sur Connexion.
      • Message texte : Cette méthode vous oblige à saisir un code NIP (code à sept chiffres) que vous avez reçu par message texte sur votre téléphone portable. Après avoir saisi le code, cliquez sur Connexion.
2. Si vous êtes le propriétaire du paquet :
   1. Connectez-vous à OneSpan Sign for Microsoft Dynamics CRM comme l'utilisateur qui a créé le paquet.
   2. Naviguez jusqu'à OneSpan Sign for Microsoft Dynamics CRM > OneSpan Sign > Paquet OneSpan Sign.
   3. Ouvrez le paquet, et vérifiez que son statut est Envoyé.
   4. Cliquez sur Commencer à signer.
3. Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des notes autocollantes.

   Si des blocs de signature non signés se trouvent en dehors de votre écran, une notification Signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises.

   Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous sont attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).

4. Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur OK.
5. Répétez les étapes 3-4 pour chaque document du paquet.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer. La page associée au paquet signé apparaît.

   L'étape suivante n'est possible que si le paquet est dans le statut Complété.

7. Pour vérifier que tous les documents ont été signés, cliquez sur le lien permettant de télécharger les documents signés (ce lien se trouve en bas de la page). Ouvrez chaque document et vérifiez que tous ses blocs de signature ont été signés.

Lorsque vous examinez un document signé, vous pouvez voir des messages indiquant que les OneSpan Sign signatures « ne peuvent pas être validées » ou sont « invalides ». Ces messages signifient simplement que le certificat utilisé pour signer le document n'est pas encore reconnu par le logiciel PDF que vous utilisez pour effectuer la validation. Pour résoudre ce problème, suivez les instructions de cet article.

Après qu'un paquet OneSpan Sign a été envoyé pour être signé, son expéditeur peut vérifier son statut de signature pour voir quels signataires ont complété de signataire et quels signataires n'ont pas encore signé.